Коли висохла остання сльоза від новини, хоча сліз ще буде багато, особливо в останній день Project Online, а саме 30 вересня 2026, прийшов час тверезо і беземоційно (плак-плак) оцінити що робити і запланувати варіанти дій всім замовникам, які використовують Project Online на поточний момент. А їх в Україні десятки.

Ми не будемо говорити тут про продукти, які родом з …, і які були представлені в Україні до початку повномасштабного вторгнення. Хоча деякі компанії і сьогодні беруть і впроваджують Bitrix, 1С та BAS. Впроваджують і донатять на ЗСУ. Як так можна? Але нам своє робити.

Ми також розглянемо саме альтернативи, які дозволять залишатися в екосистемі Microsoft 365

І почнемо ми спочатку з розуміння, що давав Project Online.

Чому Project Online?

Дуже багато користувачів знають, що таке Microsoft Project, або просто Project. Мабуть, найпопулярніший продукт для планування проєктів.

Чудовий продукт, який мав при корпоративному використанні (на рівні організації) наступні недоліки:

1. Кожен керівник проєкту повинен був налаштовувати (календарі, фільтри, формули, подання) його під себе. А враховуючи, що одиниці спеціалістів це робили, то Microsoft Project використовувався неналаштованим.
2. Не підтримував роботу з єдиною базою ресурсів.
3. Не знав, що таке безпека і доступи.
4. Користувацькі поля, які можна було створити для аналітики, не можна було вивести в систему звітів.
5. Звітність виконавців по задачам проєкту була неможлива.
6. Єдиною форму звіту був скріншот, вставлений в Power Point. Звіти в Power BI? – Не мрійте.

Все це вирішувалося зв’язкою Microsoft Project + Project Online. Саме так ми і впроваджували Microsoft Project + Project Online у наших замовників:

1. Робили єдині налаштування (довідники, поля, подання) з глобальним шаблоном, щоб кожний керівник проєкту отримав все готове і налаштований інтерфейс для роботи.
2. Підключали ресурси з Microsoft 365 і створювали єдину базу по ролям, матеріалам, підрядникам.
3. Налаштовували форми звітності (задачі та розклад (таймшити).
4. Хірургічно відрізали доступ і налаштовували безпеку.
5. Будували звіти в Power BI.

Вчили працювати по єдиним сценаріями в рамках організації.

Підходи використання Project Online

Всі наші замовники мали два основних наступних підходи:

1. Керівник (адміністратор) проєктів відмічає факт виконання.
2. Користувачі відмічають факт виконання (% чи розклад по таймшитам).

В першому підході були три основні варіанти проєктів:

1.1 Прості проєкти з трудовими ресурсами

Доволі популярний спосіб використання системи, коли в середовищі створювалися єдині налаштування, єдині звіти. Проте проєкти, а саме графіки, були доволі простими і складалися тільки з завдань, призначення трудових ресурсів та аналітики про виконання (базові плани та відхилення). Вартість ресурсів не ведеться.

Виміром прогресу зазвичай був відсоток виконання.

1.2 Складні проєкти з трудовими ресурсами

Не так багато компаній використовувало цей сценарій. Його основні відмінності від попереднього підходу:

• Відносно більша тривалість проєктів. Вони могли тривати роками. Відповідно це приводило до складних структур та ієрархій.
• Керівники проєктів працювали не просто з трудовими ресурсами. В графіках також використовувалися ролі (generic) та довідники компетенцій, по яким і підбиралися конкретні виконавці.
• На завданнях могло бути декілька призначених ресурсів. Також по кожному призначеному ресурсу окремо вказували планові трудовитрати.

Прогрес вимірювали двома показниками  – % виконання по тривалості і % виконання по трудовитратам (годинам). Вартість ресурсів, зазвичай також була відсутня.

1.3 Проєкти з матеріальними ресурсами

Цей підхід доволі популярний саме в будівельних, інвестиційних та промислових проєктах. Саме він давав Microsoft Project + Project Online монопольне становище в цьому сегменті.

Основні характеристики цього сценарію:

1. На задачу призначались матеріальні ресурси (обсяги, статті витрат, безпосередньо матеріали)
2. Дуже часто зустрічались мультипризначення. Тобто по декілька матеріальних та трудових ресурсів могли бути призначеними на завдання.
3. У ресурсів задавались вартість за обсяг, за одиницю.
4. В проєктах була вартість, яка складалася як з вартості робот, так і вартості ресурсів.

Прогрес зазвичай відмічався внесенням інформації про фактичні фізичні обсяги і дуже часто вимірювався аналізом засвоєних обсягів (Earned Value Management).

В другому підході, де користувачі самостійно звітували по задачам проєкту, графіки складалися тільки з призначень саме трудових ресурсів.

Проте унікальність цього сценарію полягала в тому, що виконавці заходили в Project Online і самостійно списували години по задачам проєкту та адміністративним задачам.

Альтернативи Project Online

Коли є розуміння по сценаріям роботи, а їх у нас всього чотири. то можна говорити про альтернативи.

В більшості випадків про розглянемо екосистему Microsoft. Хоча і також порушимо питання можливості застосування продуктів інших вендорів.

Альтернатива сценарію №1

Коли організація працює з простими проєктами з трудовими ресурсами і керівники проєктів звітують по задачам проєкту, можливо перейти в наступні системи:

• Planner Premium

Можна просто перейти в Planner Premium (ліцензія Planner Plan 1, Planner Plan 3) і в цьому простому продукті вести свої проєкти.

Що важливо знати?

1. Базовий план тільки один і то тільки для ліцензії Planner Plan
2. Всі типи звязків тільки для ліцензії Planner Plan
3. Немає можливості міграції.
4. Продукт не знає про матеріальні ресурси.
5. В Planner Premium немає почасових (за день, за тиждень, за місяць) даних.
6. Користувацькі стовпчики тільки в окремому взятому проєкті.
7. Не можна задавати календарі на завдання.
8. Не можна задавати різні типи завдань (фіксована тривалість, трудовитрати або кількість призначень).
9. Немає всіх обмежень (якумога раніше, фіксований початок, якумога пізніше тощо).
10. Немає карток проєктів, життєвих циклів, узгоджень, стейкхолдерів тощо.

Для використання на корпоративному рівні (або в масштабах організації) з можливістю вносити зміни в картку проєкту та доступу до розширених можливостей необхідно використовувати рішення Planner Power App. Саме через Planner Power App у вас з’явиться можливість імпортувати файли Microsoft Project в форматі mpp.

• LEO PPM Planner Edition

Рішення, створене нашою компанією в 2022 році і побудоване на Microsoft Power Platform (https://www.leoppm.com/) . Представляє собою вертикальний хаб для управління стратегією і зв’язком від стратегічних цілей або OKR до ідей, портфелів, програм та проєктів з можливістю працювати з артефактами – ризики, стейкхолдери, запити на зміни, інциденти.

Завдяки архітектурі Microsoft Power Platform дозволяє будувати інтеграції, як з іншими системами з управління проєктами (Jira, Azure DevOps, Trello), так і з іншими ІТ середовищами (Oracle, SAP тощо).

Ліцензується за наступним підходом – ліцензія LEO PPM без обмежень по користувачам, ліцензії Planner Plan 1 & 3, Power BI, Power Automate.

• LEO PPM Gantt Edition

В 2023 році наша компанія прийняла рішення, що у зв’язку з незадовільним темпом розвитку Planner Premium прийшов час створювати власний продукт з управління проєктами. І в червні 2025 ми представили LEO Gantt. LEO PPM існує як рішення, яке побудоване на Planner Premium, так і побудоване на LEO Gantt.

Наш LEO Gantt вже має такі функціональні можливості, які відсутні в Planner Premium:

1. користувацькі поля в базі даних Dataverse;
2. базові плани (10)
3. діаграму Ганта з базовими планами
4. імпорт з Excel
5. створення графіку з шаблонів
6. розшиття існуючого проєкту з шаблонів пакетів робіт.

Зв’язки між проєктами, дорожні карти на рівні програм та портфелів – це вже скоро буде також.

Ліцензується за наступним підходом – ліцензія LEO PPM без обмежень по користувачам, ліцензії Power BI, Power Automate, Power Apps Per Plan/User Plan.

• LEO Schedule Pro

Рішення, яке народилося як вимога ринку. Максимально спрощений LEO PPM проте з можливістю вести графіки проєктів в нашому LEO Gantt. Буде представлений нами в найближчий час.

Альтернатива сценарію №2 – Складні проєкти з трудовими ресурсами

• LEO PPM Planner Edition або Gantt Edition або LEO Schedule Pro

У випадку, якщо на задачу Planner Premium призначено декілька ресурсів одночасно, то на жаль, при призначені ви не зможете вказати планові трудовитрати по кожному ресурсу, як і не зможете вказати фактичні трудовитрати по цим ресурсам.

Саме тому в LEO Gantt, ми передбачили таку можливість і як для планового призначення, так і для внесення фактичних годин по кожному призначенню.

Саме тому замовники зможуть вибрати або LEO PPM Planner Edition або Gantt Edition або LEO Schedule Pro.

• Project Server

Project Server – це старший брат близнюк Project Online. Project Online і був саме народжений з Project Server. Повністю ідентичний продукт з точки зору звичайних користувачів. Тобто, компанія, яке перейде на Project Server нічого не втратить.

Тільки є наступні нюанси:

1. Замовнику потрібно буде мати власну інфраструктуру. Це може бути власні сервери, а може бути Microsoft Azure.
2. Замовнику потрібно буде платити за інфраструктуру.
3. Замовнику потрібно буде знайти людей, які Project Server розгорнуть і будуть підтримувати. Можете за посиланням подивитися мануал по розгортанню Project Server 2019. 160 сторінок або декілька днів роботи при оптимістичному сценарію.
4. Замовнику потрібно буде купити ліцензії.
5. Відсутня можливість прямої міграції

А ліцензії потрібні будуть наступні:

1. Windows Server (2019 чи 2022 чи 2025, версії Standard чи Datacenter).
2. SharePoint Server Subscription Enterprise.
3. Project Server Subscription.
4. SQL Server (2019, 2022, версія Standard чи Enterprise).
5. Project Professional (2019, 2021, 2024, Online Desktop Client) для кожного керівника проєкту
6. Client Access License (CAL) для Project Server, SharePoint Standard, SharePoint Enterprise на кожного, кому потрібний доступ.

Альтернатива сценарію №3 – Проєкти з матеріальними ресурсами

Мабуть тут найскладніша ситуація, але спробуємо розібратися і запропонувати вихід.

Що тут є найскладніше? – Робота з матеріальними ресурсами та вартістю ресурсів.

• Oracle Primavera

Pourquoi pas! Завжди знайдуться фанати цього продукту. Не буду і сам себе обманювати. Oracle Primavera є стандартом у всьому світі для інвестиційних та будівельних проєктів. Дуже гарний і багато функціональний продукт. В усьому світі, тільки не в Україні.

Наскільки мені відомо, в Україні тільки один партнер, у якого за n-років не було жодного впровадження. Дуже шкода. Мені самому не вистачає серйозних та складних проєктів та графіків. Коли чую про величезні графіки на 100 задач в Microsoft Project, хочеться обійняти цих мучеників планування ковбасок.

На сайті партнера є інформація щодо цін.

• Project Server

Все, що було описано вище, повністю стосується цього сценарію.

• Planner Premium + PDS Sync Tool

Якщо ж важливо і потрібно планувати саме в Microsoft Project, на допомогу прийде додаток PDS Sync Tool від компанії PDS. Він вміє відкривати проєкти Planner Premium в Microsoft Project. А раз проєкти будуть зберігатися в середині Dataverse (Power Platform), то ви зможете підключатися потім до даних через Power BI. Матеріальні ресурси будуть попадати в систему, як ресурси типу «Обладнання».

• LEO PPM Gantt Edition або Schedule Pro

В 2026 році ми представимо LEO Gantt з підтримкою матеріальних ресурсів.

Альтернатива сценарію №4

Якщо ж потрібно, щоб користувачі могли самостійно заповнювати таймшити і в продукті були вбудовані процеси узгодження призначень між керівниками проєктів та ресурсів, то можна подивитися на наступні продукти:

• Project Server

• OnePlan

В 2020 році наша компанія почала проєкт впровадження OnePlan в компанії Modus X, який став найбільшим проєктом впровадження OnePlan в східній Європі.

Рішення побудовано саме компанією OnePlan (USA), яке хоститься на серверах вендора. OnePlan має можливості працювати і зі стратегією, і з портфелям, з автоматизацією і інтеграцією.

Продукт підтримує майже всі налаштування, які ви робили в Project Online. І це не дивно, так як саме Project Online і був фундаментом для будівництва OnePlan. Тільки OnePlan на голову вище і зручніше і сучасніше.

Доволі простий в налаштуваннях, проте обмежений в кастомізації. За нею треба буде звертатися виключно до розробників OnePlan.

Великим плюсом є можливість підключити Microsoft Project і відкривати графіки проєктів в ньому і потім зберігати в хмарі в OnePlan.

На жаль, в ньому немає в прямому сенсі матеріальних ресурсів, тому зазвичай цю неможливість обходять через створення ролей/generic.

• Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Унікальний продукт на наших теренах. Жодна компанія в Україні його не використовує, хоча наша компанія робила пілотне впровадження в 2023 році, проте замовник відмовився від нього через слабкий функціонал саме проєктної частини (Planner Premium нагадаю в чисту програє Project Professional).

Поєднує в собі можливості CRM, ERP та системи управління проєктами. Як ви розумієте, це автоматично призводить до того, що продукт коштує суттєво дорожче (135 USD/місяць без ПДВ за керівника проєкту) ніж OnePlan.

Project Operations знаходиться в екосистемі Dynamics, побудований на Power Platform та має в собі власний Planner Premium, який розвиває інша продуктова група.

Наприклад, одна з відмінностей – наявність корпоративних полів в базі даних Dataverse, чого немає і не буде в звичайному Planner Premium.

Microsoft Dynamics 365 Project Operations дозволяє заповнювати таймшити і має вбудовані процеси узгодження.

• Power PPM

В 2020 році ми розпочали проєкт впровадження Power PPM (Projectum, Denmark) в МХП.

Power PPM – гарне, гнучке, високофункціональне рішення, яке складається з декілька компонентів:

• Power PPM – продукт для реалізації та управління стратегії, портфелями, програмами та проєктами на Microsoft Power Platform. Має власний продукт з управління проєктами, але може і працювати на Planner Premium.
• Team Planner (для роботи з запитами на ресурси)
• Time for Teams (звітність через розклад або таймшити).

Power PPM побудований на Power Platform і хостингом даних в Microsoft Azure.

Вартість розраховується за наступним підходом – є базова вартість Power PPM, Team Planner та Time for Teams. Якщо кількість користувачів перевищує певні ліміти, то за доступ кожного додаткового користувача Team Planner та Time for Teams треба буде доплачувати.

Додатки органічно вбудовуються в Microsoft Teams, що звісно покращує процес роботи з додатками.

• LEO PPM Gantt Edition або Schedule Pro

В 2026 році ми представимо LEO Gantt з підтримкою таймшитів.

Висновки

В якості висновків можна сказати наступне – повноцінно замінити зв’язку Project Online + Microsoft Project немає чим. Будь яке рішення буде компромісом.

Але і важливо сказати, що не всі компанії повністю експлуатують функціонал Project Online + Microsoft Project, тому дуже часто так виходить, що компанія використовує тільки 10-20% можливостей і тоді заміна іншими продуктами не виглядає як відмова від чогось важливого.

Зараз рано приймати рішення куди йти. У багатьох компаній в Україні точно є ще півроку.

Нам важко оцінити вартість міграції в цій статті, тому що настільки все різно у замовників, що кожний випадок – це окремий кейс