Автор статті – Олексій Просніцький, PgMP, PMP, Prince2, MVP
Впевнений, що більшість людей знає, що таке стратегічні сесії. Якщо ви не з числа тих кому пощастило знати, то стратегічна сесія – це управлінський інструмент який, при правильний методиці, повинний відкрити очі компанії на питання – хто ми, хто наш клієнт і хто не наш клієнт, в чому наша цінність, чому вибирають нас і чому нас не вибирають, що робити, що виробляти, тощо.
Стратегічні сесії відбуваються зазвичай за таємними дверима, людьми наближеними до магічних таїнств під керівництвом або найрозумнішого, або найдосвідченішого або незалежного фахівця з проведення стратегічних сесій.
Після закінчення стратегічної сесії повинен з’явитися документ – стратегічний план, який складається з наступних пунктів (перелік не є догма):
- Екосистема компанії
- Спільне бачення на поточну ситуацію;
- Аналіз компанії, середовища, конкурентів та клієнтів;
- Напрямок розвитку;
- Безпосередньо перелік стратегічних цілей
- План дій з досягнення стратегічних цілей.
По суті повинні надані відповіді на два питання – куди рухаємося і як ми рухаємося?
До речі, який зв’язок між Новорічною ніччю та стратегічною сесією? Вони закінчуються однаково – радісними емоціями, натхненням, та розумінням, що так багато часу попереду, щоб виконати всі свої бажання, тобто реалізувати дії для досягнення стратегічних цілей, тому можна розслабитися і згадати про свої бажання коли до Нового Року/стратегічної сесії залишиться декілька днів.
Для того, щоб бажання і плани після стратегічних цілей стали реальністю, треба, по перше, окрім просто бажання, мати чіткий алгоритм або процес, як рухатися до досягнення мети, а по друге, мати коктейль волі з дисципліною.
І якщо, у кожного свої рецепти улюбленого коктейлю волі з дисципліною, то алгоритм або процес досягнення мети єдиний для всіх. І ми з радістю поділимося власним рецептом.
Крок 1. Зміна підходів управління
Дуже багато супротиву в компаніях чиниться через те, що інновації або проекти запускають без зміни підходів управління. Тобто люди працюють, постійні зустрічі, перевантаження, затримки, а тут зверху керівництво зі своїми ідеями: А давайте ви ще більше будете працювати, бо у нас такі круті цілі і їх треба досягнути?
Це схоже на намагання привести себе у форму без зміни звичок. Ми ходимо пішки тільки до машини та з неї, кожен день їмо декілька цукерок з кавою, на вечір щось смачненьке з пляшкою просекко на двох, а результати очікуємо наче кожен день спалюємо калорії по дві години на велотреку
Саме тому в успішних компаніях керівництво компанії починає «відпускати» постійний контроль проектів і зосереджуватися на стратегії, маркетингу та ринку. Саме тому в успішних компаніях проекти реалізовують «спеціально навчені люди» – керівники проектів.
Крок 2. Зрозуміти спроможність компанії
У будь якої компанії обмежені ресурси – люди, час, гроші. Якщо їх витрачати тільки на підтримку операційної діяльності, то не буде розвитку, якщо тільки на розвиток, то компанія втратить те що є. Тому так важливо розуміти, наприклад, який відсоток від загального часу люди, які саме люди, і скільки грошей компанія готова витратити на створення чогось нового.
Для того, щоб зрозуміти, обов’язково треба провести аудит або оцифрувати те, на що компанія витрачає свій час та гроші.
Рис.1. Графік завантаженості ресурсів на існуючих проектах
Крок 3. Започаткувати в компанії культуру новаторства та генерації ідей
Ви чули в своїй компанії наступну фразу: Ініціатива карається? Якщо так, то скоріше за все з досягненням цілей будуть проблеми, тому що мало буде ідей, і як результат, нема з чого буде вибирати.
Уявимо, на стратегічній сесії була поставлена ціль на рік – підвищити лояльність співробітників компанії з показника NPS 8 до 8.5. А як її досягнути? Треба згенерувати ідеї. І чим більше тим краще. А чому? Все просто. Чим більше ідей, тим більша ймовірність, що ви виберете найкращі. А якщо у вас одна ідея або дві, то й вибирати немає з чого. Немає конкуренції за ресурси, час та гроші.
Чіткий та прозорий процес вибору ідей, мотивація за результати від впровадження ідей – це стовпи, на яких можна заохочувати персонал генерувати ідеї.
Крок 4. Визначити відповідальних за майбутні створені продукти
При генерації ідей важливо визначити, що буде продуктом, тобто тим, що буде приносити гроші компанії, впливати на лояльність клієнтів, тощо. А також хто готовий бути Замовником – тобто тим, хто візьме на себе відповідальність за те, що продукт буде працювати та за подальший його розвиток.
На YouTube каналі автора можна прослухати цікаву доповідь про реалізацію проекту «Впровадження в компанії ТА документообігу на Вчасно» і почути сум від того, що в компаніях важко знайти тих, хто готовий взяти на баланс продукт, його розвивати і відповідати за фінансові показники.
Саме тому, щоб так ситуація не повторювалася, майбутній Замовник та відповідальна особа за продукт повинна бути визначена на моменті генерації ідей.
Крок 5. Впровадити критерії вибору найкращих ідей
Чию ідею вибрати? Директора компанії? Чи ту, у якої найкращі очікувані фінансові показники? Вибрати ідею, тому що на вас так благально дивиться представник власника? Повірити словам, як все буде гарно чи попросити оформити бізнес кейс з розрахунками?
Задача ж не сподобатися і не витратити гроші просто так, задача ж досягнути цілей створивши те, що зробить вас номером 1.
Рис.2. Реєстр ідей або ініціатив з очікуваними фінансовими показниками
Крок 6. Реалізувати проекти
Чому треба релізовувати проекти? Тому що проекти “народжують” продукти. Тому що саме продукти приносять гроші компаніям.
Реалізувати проекти – всього два слова, за якими криється вся біль досягнення результатів. Це мабуть найскладніша тема, можливо тому що, можливо найбільша сумна. Вона найменш приваблива, тому що вимагає кропітної і непомітної роботи.
Саме на цьому кроці в реальному житті, ти починаєш вставати зранку, менше жерти, менше пити та по розкладу ходити в спортзал. Не раз і все. Не два і все. Щотижнево. В будь яку погоду. Сумно. Весело. Хочеться, або ні. Ти береш і робиш. Крок за кроком – і мета досягнута.
Так виховується воля, характер та дисципліна.
Звісно приємо перерізати стрічку побудованого мосту, але хтось повинен його побудувати.
Рис.3. Графік проєкту в Project for the Web
Крок 7. Оберігати проекти від ризиків та управляти змінами
Закон Мерфі полягає в тому, що коли будь-яка неприємність може трапитись, — вона таки трапиться. І висновок з закону Мерфі – неприємність трапиться саме тоді, коли на неї не очікують.
Саме тому, хороші керівники проектів трошки параноїки, вони тільки і бачать що загрози, які чатують на їх такий рідний і важливий проект.
Рис.4. Матриця та реєстр ризиків
Крок 8. Почати відслідковувати прогрес досягнення стратегічних цілей
Всі процеси запущені – найкращі ідеї вибрані, проекти реалізовані, продукти створені. І саме тут важливо зрозуміти, як, все те, що ми зробили, наближає нас до мети. І саме тут важливо побачити наскільки наші реалії або фактичні показники відрізняються від запланованих.
Рис.5. Картка стратегічної цілі і показники її досягнення
Крок 9. Адаптуватися, реагувати та бути проактивним
Зміни будуть. Будуть відхилення. Це нормально. В житті стільки факторів, які важко врахувати та подій, які важко передбачити.
Більш важливо, як ви будете реагувати на зміни і закривати ті проекти, які не потрібні та шукати нові ідеї, які допоможуть вам досягнути цілей
Висновки
Досягати цілей дуже важко. Постійно треба себе, команду та компанію тримати в тонусі, коли стільки подразників та всього цікавого оточує навкруги.
Саме тому, щоб спростити процес досягнення стратегічних цілей і підвищити шанси на успіх, ми пропонуємо рухатися правильним алгоритмом з правильними кроками, згідно яких стратегічні цілі не залишаться забутими на папері до наступної стратегічної сесії, а будуть досягнутими, що вплине на показники вашої компанії та задоволення від роботи як керівництва так і всіх співробітників.
P.S. В описі коктейлю, ой, алгоритму, були використані скріншоти з LEO PPM – ІТ рішення для реалізації стратегії