З вересня 2020 по вересень 2021 років команда LEO Consulting здійснювала проєкт впровадження для будівельної компанії Водограй. Ми поспілкувались з Ігорем Житарем, представником Водограй, щодо співпраці та досвіду переходу на нові ІТ-рішення.
Продукти впровадження: Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Exchange, Planner, Forms) та Microsoft Project.
Тривалість та період впровадження: 1 рік.
Команда впровадження: Олексій Просніцький, Сергій Чехла та Юрій Степанов.
Ігор Житар, керівник планово-економічного відділу будівельної компанії Водограй, працює у компанії 12 років. Відповідальний за планування ресурсів, проведення закупівель, управління складськими потужностями тощо. Випускник програми Адміністратор будівельних проєктів (СРА3) у школі PRO PM.
Рис.1. Фото з випускного на програмі Керівник будівельних проєктів
Про будівельну компанію Водограй
Будівельна компанія Водограй більше 20 років займається проєктуванням та реалізацією житлових та комерційних проєктів у Чернівцях. За цей час компанія виросла у лідера ринку, місія якого залишається незмінною – творити найкращий простір життя для клієнтів. Кожен проєкт компанії має унікальну концепцію та характер. Над цим відповідально працює команда компанії, яка сьогодні налічує більше 200 працівників. Продумані планування простору для сім’ї, комерційна інфраструктура на території житлового комплексу, сучасні дитячі майданчики, зелені зони, фонтани і неймовірна архітектура – це все про Водограй – компанію, яка будує для життя.
Передумови до змін
У 2017 році в компанії Водограй ми почали впроваджувати системи стандарту якості ISO 9001, в результаті чого ми зрозуміли наші слабкі сторони та окреслили напрями майбутнього розвитку. Першочергово ми налагодили процесний підхід в компанії та прописали стандарти процесів від початку до закінчення. Це стосувалось різних напрямів діяльності: управління людським капіталом, технологічні карти, управління закупівлями, укладання договорів тощо.
А вже потім постало питання впровадження управління проєктами та остаточної відмови від ручного управління, наскільки це звісно можливо.
На момент знайомства з LEO Consulting наша компанія відчувала потребу щось змінити, але ми не мали точного бачення, як саме має працювати проєктний підхід. Наш запит звучав доволі банально: впорядкувати планування закупівель та планування будівельних робіт. І ми почали шукати програмний продукт для управління проєктами і календарного планування в будівництві.
До того, як ми обрали Microsoft Project та Microsoft Project Online, нам пропонували рішення, які нам не підходили через наступні причини: вони не були гнучкими і, окрім того, мали російське походження.
Про пошук рішення
Ми активно вивчали європейський досвід організації будівельного бізнесу. У планах було перейняти і їхній досвід проєктного менеджменту. Ми вважали, що в Україні немає експертів з управління проєктами, які консультують щодо ІТ-інструментів неросійського походження.
Ми вважали, що проєктний менеджмент – це виключно календарне планування, для реалізації якого нам не вистачає лише тієї чи іншої програми і очікували, що поява цього магічного інструменту все змінить – він сам буде планувати, сам рахувати, сигналізувати про ризики тощо.
Коли ми звернулись в LEO Consulting і поспілкувались з Олексієм Просніцьким, то зрозуміли, що будь-який програмний додаток без відповідних навичок спеціалістів, які з ним працюють, нічого не вирішить. Для переходу на новий рівень окрім ІТ-інструментів, нам необхідні відповідні знання та кваліфіковані працівники, а це тривалий шлях і значно більш комплексний підхід, ніж ми очікували на початку.
Ще більше впевненість в тому, що нас чекає довгий та тернистий шлях додала конференція з управління проєктами, яку проводила LEO Consulting 5-6 березня 2020 року.
Про діяльність компанії до зміни парадигми
Коли ми розпочали впровадження процесів та інструментів з управління проєктами (Microsoft Project для планування, моніторингу та контролю будівельних проєктів та Microsoft 365 для спільної роботи), наша команда реалізовувала один комплекс, який налічував 34 під’їзди. Він розташовувався на одній локації.
На той момент все відбувалося у напів ручному режимі: ми вели записи в блокнотах та вирішували оперативні питання дзвінками. Це був наш єдиний проєкт і з комунікаціями не було проблем, адже коли вся команда знаходиться на одній локації, то швидкість прийняття рішення максимально є високою.
Попри це, ми усвідомлювали, що в перспективі масштабування, ми можемо отримати ускладнення. Адже масштабування – це про багатооб’єктність, зростання команди та збільшення кількості локацій. Тому питання переходу на системний проєктний менеджмент було невідкладним.
Про впровадження управління проєктами
MS Project глобально змінив підхід і бачення компанії, куди потрібно рухатись у майбутньому.
Впровадження інструменту Microsoft Project насправді розпочинається з перебудови процесів управління будівельними проєктами: переосмислення ролі керівника проєкту, нового погляду компанії на життєвий цикл девелоперського проєкту, прийняття того факту, що інструмент – це тільки інструмент, також є важливими процеси і саме проєктний підхід.
Тому впровадження Microsoft Project у нас в компанії відбувалось в два паралельних процеси: перший – впровадження інструменту та другий – зміна погляду на управління проєктами.
Наприклад, такі цікаві питання: яка повинна бути деталізація проєкту і які задачі повинні бути в Microsoft Project? Для себе ми вирішили усі завдання проєкту розподілити на три типи: проєктні, поточні та особисті. Для кожного типу завдання призначений той чи інший інструмент: проєктні ми фіксуємо в Microsoft Project, поточні призначаємо в Microsoft Planner, а робота з особистими завданнями не обмежується конкретним інструментом, але зазвичай це Microsoft To-Do, який інтегрується з Microsoft Planner.
Microsoft Teams для нас став також незамінним додатком через його очевидні переваги:
- функція документообігу – вся актуальна інформація про проєкти може бути консолідована в одному місці;
- хмарне середовище – це про безпечний доступ до інформації і зручність, коли немає щоденної комунікації і команда знаходиться на різних об’єктах;
- інтеграція різних важливих інструментів в інтерфейс MS Teams, наприклад, вбудований Microsoft Planner для поточних завдань команди;
- швидкість комунікації – наявність в усіх співробітників облікових записів та доступів до чатів забезпечує ефективну передачу інформації та зворотній зв’язок у команді.
Те, що ми впровадили, вже є сталими процесами та звичними інструментами, але не варто вважати, що ми на цьому зупинилися.
Тому у нас завжди є розуміння, куди рухатись, що покращувати і над чим працювати. Меж для удосконалення не існує.
Актуальна ситуація в компанії
Станом на сьогодні в активному будівництві компанії Водограй 4 проєкти у місті Чернівці. Після завершення війни ми маємо плани масштабуватись і виходити на ринки інших українських міст.
На сьогодні ми зробили висновок, що управляти плануванням проєкту з офісу менш ефективно, ніж займатись цим з будівельного майданчика. Тому ми прийняли рішення, що команда, яка працює безпосередньо на будівельному майданчику, має повноваження оперативно приймати рішення та вносити корективи в план проєкту. Це дозволити досягти більшої гнучкості у процесах та пришвидшити прийняття рішень. Ми вважаємо, що треба більше довіряти своїм командам, а не централізувати прийняття рішення на головному офісі.
Про майбутнє компанії
Ми бачимо перспективу за молодими фахівцями і заключили меморандуми з трьома навчальними закладами, які формують спеціалістів у будівельній галузі. У рамках співпраці ми проводимо просвітницькі заходи: навчання, семінари, екскурсії. Ми розуміємо, що ядро професійних кадрів формують саме ці навчальні заклади, тому нам потрібно зацікавити молодь ще на етапі студентства. Наша місія – донести, що будівництво є багатовекторною галуззю, у якій себе можна професійно реалізувати наповну.
Рис.2. Відгук про LEO Consulting