Юлія Килименчук – директорка з розвитку в компанії ЧЕСМ (Чорноморенергоспецмонтаж), відповідальна за  впровадження нових ідей та бізнес-процесів, також частково управляє операційною діяльністю. Працює в компанії більше десяти років.

Закінчила з дипломом з відзнакою у 2020 році програму «Керівник будівельних проектів (СРМ6)» в школі PRO PM Construction.

Юлія поділилась історією ІТ-впроваджень в компанії ЧЕСМ. В 2020 році в LEO Consulting співпрацював з ЧЕСМ по впровадженню MS Project та інших програм пакету Microsoft 365. Керівником проекту став Олексій Просніцький.

Про компанію

Сфера діяльності – будівельна, енергетична
Кількість працівників – 250+ осіб
Географія – Україна, Молдова, Чехія
Грошовий оборот за рік – 500 000 000 грн

ЧЕСМ (Чорноморенергоспецмонтаж) – українська компанія що спеціалізується на будівництві об’єктів енергетики. Здійснюють будівництво та монтаж підстанцій, теплових, газотурбінних, вітряних і сонячних електростанцій, ліній електропередач усіх рівнів напруги. До початку повномасштабної війни в Україні вели проекти в Чехії та Молдові.

Наразі майже 90% прибутку компанії – це проекти по відновленню пошкоджених об’єктів енергетики внаслідок ракетних атак. На жаль, всі нові проекти у сфері енергетики в Україні, наразі заморожені.

Про співпрацю з LEO Consulting

Наприкінці 2019 року ми помітили серед конкурентів, що приймали участь у державних тендерах, молоду та амбітну компанію EDS Engineering, у них була доволі агресивна позиція і ми з цікавістю почали за ними спостерігати та вивчати їх. Тоді ми дізнались про школу PRO PM, адже багато членів команди з EDS проходили там навчання. Також, нам стало відомо, що вони співпрацювали з LEO Consulting щодо впровадження ІТ-інструментів для управління проектами. У нас в компанії давно назрівало рішення щодо запровадження ІТ-рішення для управління проектами, а вивчення конкурента компанії EDS Engineering підштовхнуло нас до цих змін. І ми звернулись до LEO Consulting з відповідним запитом.

Вести проект в MS Project це вимога ринку. Тому у нас не стояло питання «Який ІТ-інструмент використовувати для ведення проектів?». Ні, питання було «Хто навчить нас користуватись MS Project?».

Ми розглядали і інші компанії, які пропонують подібні послуги, проте для нас було дуже важливо, аби наш майбутній партнер мав досвід впровадження в нашій сфері діяльності. Будівництво енергетики має свої особливості та відрізняється від будівництва котеджів, промислових об’єктів тощо.

23 січня 2020 року ми підписали контракт на впровадження MS Project з LEO Consulting і вже наступного місяця провели навчання для усієї команди по методології з управління проектами, почали проект впровадження та створення положень.

Я переконана, що для якісних змін важливо мати в команді агентів впливу, адже з ними «змінювати правила» значно легше. Наша компанія була заснована у 2000 році, за цей час всі звикли працювати так, як вони працюють. Тож для змін мені необхідна була підтримка та однодумці, з якими ми могли б спілкуватись однією мовою. Паралельно з впровадженням, яке здійснювала LEO Consulting, команда з 4х осіб проходила навчання на програмі Керівник будівельних проектів в школі PRO PM Construction (рис.1). Пізніше спеціалізовану програму пройшли 3 сайт-менеджери і 1 адміністратор проекту.

рис.1. Фото команди ЧЕСМ на випускному в школі PRO PM

Команда з LEO Consulting навчила нас працювати Microsoft Project, а Олексій Просніцький змінив в нашій компанії філософію управління проектами.

До та після впровадження MS Project, Microsoft 365 та Power BI

У нас була проблема з інформаційною безпекою та доступом до інформації. У нас був єдиний сервер і доводилось доступи налаштовувати до кожної папки. Це було важко контролювати. Зараз ми використовуємо Teams і це дуже зручно з точки зору швидкості та надійності.

Що стосується управління проектами, то ми повністю перейшли в MS Teams (рис.2). Там у нас відбувається вся комунікація, архівування, передача даних, документобіг, розподіл та контроль задач.

рис.2. Візуалізація структури ведення інформації в MS Teams

Ми працюємо з державним сектором, а це означає багато паперової роботи. Проте успішна робота ІТ інструментів в нашій компанія посприяла пришвидшенню навіть цього процесу.

Також ми інтегрували обмін знаннями – фіксуємо всі фак-апи, які у нас відбулись по проекту. Це вже зашито в процес – раз на місяць ми проводимо зустріч, присвячену цьому. Всі  менеджери проектів готуються та заповнюють відповідні документи. А на зустрічі ми разом це обговорюємо.

Зросла швидкість виконання робіт. Комунікація стала більш якісною. Спростився процес прийняття рішення. Наразі у керівника проекту є доступ до інформації стосовно всіх закупівель, статусів оплат і так далі. І доступ до цього в 1 клік.

Завдяки появі Power BI взагалі пропала потреба просити керівників проектів надати звіти по проектами – наразі вся інформація зібрана і оновлюється щоденно.

Про роботу з командою в період змін

Ми демократична компанія і кожен співробітник має право голосу. Це цінність нашої компанії. Про усі зміни ми попереджаємо та готуємо морально людей до цього – ми показуємо які можливості дадуть нові інструменти, як вони працюють, які переваги для співробітників вони принесуть. Це дуже важливо розповісти, навіщо ми це все робимо. Насправді усі інструменти поліпшують роботу, вони її полегшують. Тому це і є мотивація – «давайте зробимо нашу роботу легшою». Я за те, щоб співробітники завершували робочий день вчасно і о 18:00 йшли додому, а не сиділи допізна за роботою.

Найбільша проблема при впровадженні це скептичність людей до чогось нового.

Не всі хочуть щось змінювати. Тому треба впроваджувати з чогось маленького. А потім показати, що це працює і після масштабувати на всю компанію. Наприклад, ми впроваджували картки проекту – це виглядало як додатковий облік на якомусь окремому відділі. По завершенню цього пілотного проекту, ми презентували команді які звіти з’явились, які процеси спростились, на чому ми зекономили ресурси тощо. Люди зрозуміли цінність та можливості, які з’явились і швидко це підхопили.

Чи є використання спеціалізованих ІТ-інструментів додатковим бонусом в очах наших замовників?

На жаль, для участі в тендері найбільш конкурентна перевага це найнижча ціна. А якщо потенційний замовник приватна компанія, то звісно, це буде великим плюсом, адже ми можемо презентувати як ми контролюємо проект, якою є наша команда, які зони відповідальності, звіти тощо.

4 пункти Lesson Learned, якщо ваша компанія стоїть на порозі змін:

• Заручіться підтримкою агентів змін.
• Фіксуйте вивчені уроки.
• Недооцінюйте комунікацію – приділяйте їй час та говоріть зі своєю командою.
• Якщо є питання, ставте їх одразу, адже самі собою вони не вирішуються.

Майбутні виклики

В державній закупівлі є один must have – кошториси. Це інструмент, яким чином ти можеш закривати акти перед замовником. У зв’язку з цим для нас бюджетування – це складне питання. Адже ми і зараз бюджети робимо в Excel. Ми вагаємось перед інтеграцією кошторисів в систему управління взагалі. Ми боїмося, що ми будемо працювати на систему, а не система буде працювати на нас. Дуже багато людей має бути залучено в цей процес переходу. І тим паче зараз у нас бізнес-модель перейшла від великих, довгих проектів до швидких і коротких. Тому кошториси живуть своїм життям, а фактичні витрати своїм.

Найголовніше зараз – вижити, пережити та дожити до перемоги. В планах у нас розвивати інші напрямки, які ми бачимо для себе перспективами.

Я радію, що у нас в Україні є компанія LEO Consulting. Захоплює те, що вони працюють над вдосконаленням систем управління, які в багатьох українських компаніях, не залежно від галузі, залишають бажати кращого. Їх накопичений досвід та знання сприяють розвитку багатьох організацій.

Наша компанія, ЧЕСМ, наразі веде переговори з кількома будівельними компаніями з Польщі. З цього досвіду я зрозуміла, що українські компанії дійсно володіють ефективними інструментами з управлінням проектами. Хоча раніше я мала передчуття, що ми в Україні в цьому плані далеко не на передовій. Але після переговорів з іноземними компаніями я зрозуміла, що ми перевершуємо багато європейських компаній. І це усвідомлення вражає.