Про ефективне використання Microsoft Project та Power BI, які реалізовувала компанія LEO Consulting для компанії blago, співпраця тривала з липня 2021 по лютий 2022 року. Команда проекту, яка впроваджувала IT-рішення Microsoft – Юрій Степанов (MS Project та Power BI Developer), Сергій Чехла (Microsoft 365 Developer) та Олексій Просніцький (керівник проекту). Відповідальна особа за успішну реалізацію від компанії-замовника – Юрій Ткачук.
Юрій Ткачук – керівник проєктного офісу технологічної компанії blago, яка будує нерухомість. Закінчив з дипломом у 2021 році програму “Керівник будівельних проектів (СРМ8) від школи PRO PM. В інтерв’ю Юрій поділився з нами історією змін компанії blago, які відбулись з компанією за останніх 5 років.
Історія з життя
24 лютого 2022 року нас несподівано потрясла війна, породивши глибокий шок. Вже 26 лютого ми зібрали топ-менеджмент компанії, щоб переглянути наші стратегії в контексті нових обставин. Незважаючи на непередбачувані випробування, наші плани залишилися незмінними і вже через два тижні ми відновили будівельні роботи на всіх наших об’єктах.
Першим питанням, яке виникло у співвласників компанії, було: “Які часові та фінансові ресурси нам потрібні для завершення будівництва наших поточних проектів?”. Завдяки активним на той час звітам Power BI, підготовка необхідних даних зайняла всього лише 20 хвилин.
Про замовника
Urban tech company blago, була заснована у 2002 році і відтоді здобула позицію лідера на ринку нерухомості в Івано-Франківську. Наша візія полягає не просто в будівництві житлових комплексів, а в створенні цілих міст, перетворюючи житлові простори в комплекси сервісів та інфраструктури. З березня 2022 року, ми успішно ввели в експлуатацію 33 секції в 8 житлових комплексах і наразі реалізуємо 19 проектів.
Наші проекти мають безпосередній позитивний вплив на Івано-Франківськ. Райони, де з’являються наші новобудови, стають більш затребуваними як для місцевих жителів, так і для іншого бізнесу. Безперечно, високі темпи нашого будівництва ставлять нас на провідні позиції у цій сфері.
blago створює середовище для комплексно якісного життя в місті. За більше ніж 20 років діяльності ми трансформувалися з девелопера на urban tech company. Ми працюємо з усіма сферами міського середовища і через технології робимо міста сучасними, комфортними та зручними для життя.
Місія blago – змінювати міста. Ми прагнемо допомагати вам відчувати себе людиною нового покоління, яка живе в сучасному місті, де все під руками та миттєво доступне. Ми існуємо, щоб розвивати технології, які будуть покращувати майбутнє міського життя.
Кожен проєкт blago має свою філософію, яка виражається в унікальній архітектурі, нових сервісах та нетипових дизайнерських рішеннях. Вони віддзеркалюють наше бачення сучасного житла – зручного та технологічного. Ми завжди маємо багато пропозицій нерухомості і допомагаємо тисячам сімей знайти свою ідеальну квартиру.
рис.1. Прогрес будівництва об’єкту ЖК Manhattan
Назрівання змін в компанії
До 2019 року ми використовували окремі файли Microsoft Excel для кожного з проектів, кожен з яких міг містити до 46000 рядків інформації. Проте у 2019 році, наша компанія вирішила зосередитися на ідеї впровадження PMO (Project Management Office) з метою створення системного підходу до управління проектами. В кінці того ж року ми провели аналіз та оновлення нашої організаційної структури.
2020 рік став періодом активного впровадження та змін, де всі процеси в компанії були сприймались командою як важливі та необхідні. Інтеграція проектного офісу та супутніх процесів відбувалися природно та органічно. Ми зосередились на навчанні нашої команди, прагнучи досягнути єдності мови та розуміння важливості використання нових ІТ-інструментів.
Звісно, у процесі впровадження змін, деякі колеги виявили опір, мотивуючи його тим, що ми успішно вели бізнес протягом понад 20 років без таких нововведень. Однак сьогодні, після майже трьох років ефективного використання Microsoft Project Online, ми можемо відзначити вдалий результат наших зусиль. Позитивні результати, які ми отримали, значно збільшили конкурентоспроможність та привабливість нашої компанії на ринку (рис.2. Фото команди blago).
рис.2. Фото команди blago
Співпраця з Leo Consulting
Партнерство між LEO Consulting та Blago було започатковано у 2021 році, після успішного завершення навчального курсу в школі PRO PM. У той же рік, ми ефективно інтегрували в структуру Blago такі потужні інструменти, як Project Online та Power BI. З початком 2022 року, на тлі воєнних подій, наша увага була переключена на інші критично важливі питання. Проте, 2023 рік відзначився активним використанням та роботою з Project Online та Power BI, демонструючи ефективність вибраних раніше інструментів.
Про формування команди
Навчання команди стало ключовим аспектом в початковому процесі інтеграції. Втім, враховуючи значні зміни, що відбулися в компанії та світовому контексті протягом останніх трьох років, склад нашої команди пройшов певні корективи. Внаслідок цього, ми зіштовхнулись – і продовжуємо зіштовхуватися – з викликом дефіциту знань, який доводиться вирішувати, активно використовуючи власні ресурси. Ми прийшли до висновку, що готові інвестувати в навчання перспективних молодих спеціалістів, які можуть не мати відповідного досвіду, але володіють базовою будівельною освітою.
Адміністратори проектів виконують навчання з програмних продуктів, тоді як досвідчені менеджери проектів беруть на себе роль менторів у питаннях сутності виконання проектів. На даний момент такий підхід демонструє високу ефективність: понад 70% співробітників продовжують роботу на тих посадах, на які були призначені початково. Однак, варто підкреслити, що цей метод не дозволяє точно прогнозувати терміни адаптації співробітників, оскільки для деяких цей процес може зайняти два місяці, для інших – чотири або навіть сім.
ІТ-інструменти для роботи
Відділ проектного управління (РМО) компанії Blago активно використовує широкий спектр інструментів, включаючи BAS ERP, Project Online, Power BI, Outlook, Telegram, а також базовий набір програм від Microsoft. На даний момент у нашому розпорядженні є 28 ліцензій Microsoft, що використовуються менеджерами проектів, адміністраторами, начальниками дільниць та інженерами з контролю якості будівництва.
Наша команда розташована в одному місті, в одному офісі, тому значна частина наших комунікаційних та бізнес-процесів відбувається в офлайн режимі. Однак, ми вже плануємо в майбутньому переглянути та оптимізувати використання продуктів та можливостей Microsoft Office 365, коли наша діяльність розшириться.
Про зручність використання Project Online та Power BI
На початку кожного року ми укладаємо великі контракти на поставку ключових будівельних матеріалів, таких як бетон, арматура, скло тощо. Для цього нам важливо чітко визначити плановий обсяг поставок до кінця року. Завдяки нашим ІТ-інструментам, формування цього обсягу тепер займає всього 15 хвилин. Без консолідованих даних, складно було б забезпечити таку точність в плануванні (Рис.3. Візуалізація проекту в MS Project).
Рис.3. Візуалізація проекту в MS Project
Особливо цінним є те, що Project Online та Power BI зберігають історію, яка збережена «в об’ємі». В звітах Power BI легко простежити цю історію – є дані про те, як ми планували, які були реальні обсяги, що вдалося та не вдалося в результаті. Це допомагає нам у постійному удосконаленні нашого планування та управління.
Сучасні ІТ-інструменти надають ряд значущих переваг, що включають:
- Негайний доступ до актуальної інформації, коли це необхідно, а також можливість спільної роботи над документами в реальному часі.
- Зручність у плануванні та відстеженні виконання робіт. Завдяки цьому можна ясно бачити прогрес проекту та розуміти його актуальний статус.
- Віддалений доступ до документів та їх централізоване зберігання в хмарному середовищі, що забезпечує доступ для всіх зацікавлених сторін.
Такі можливості значно підвищують ефективність роботи та допомагають оптимізувати бізнес-процеси в компанії.
Сьогодні у порядку денному
Наша компанія шукає можливості інтеграції системи планування ресурсів підприємства (ERP) з Project Online з метою створення зручної та цілісної системи управління. Наразі управлінську частину ми беремо з Project Online, а фінансову – з ERP.
Основним викликом в процесі інтеграції є розробка та програмування. Цей етап слід розпочинати лише тоді, коли є чітке розуміння процесів та гарантія їхньої стабільності протягом багатьох років. Процес інтеграції компанією розпочато і він успішно тестується.