Для компанії СКБ команда LEO Consulting, в особі Олексія Просніцького та Сергія Чехли, здійснила впровадження Microsoft 365.

Ми поспілкувались із співвласником та директором компанії СКБ (System Capital Building) Сергієм Квашуком щодо досвіду впровадження та нових можливостей, які відкрились для компанії з моменту використання ІТ-інструментів для управління проєктами.

Про зародження співпраці з LEO Consulting

В 2020 році я вирішив пройти навчання на програмі «Керівник будівельних проєктів» в школі PRO PM. Мотивацій для цього було дві: оцінка мене як професіонала та нетворкінг. Після навчання у мене змінився погляд на проєктний менеджмент і виникла потреба у впровадженні ІТ-інструментів для своєї компанії.

Інструменти, які я отримав під час навчання, я використовую по сьогодні. Скажу більше, навчаю цим інструментам своїх колег, партнерів, конкурентів. Вважаю, що чим більш професійними вони будуть, тим успішнішою буде наша сфера загалом.

Про компанію

СКБ працює на ринку з 2008 року у сфері протипожежної безпеки. Компанія будувалася по крихтам і раніше все було в одному портфелі, потім ми почали масштабуватись і більш доцільно було розділити напрямки бізнесів:
-проєктування систем (консалтинг)
-монтаж систем
-експлуатація систем
-виробництво (продаж) алмазних коронок та свердл. Це новий напрямок, ми відкрили виробництво свердл в Литві та здійснюємо їх продаж в Україні.

Ми зарекомендували себе як надійного та професійного підрядника. Маємо в портфелі проєкти з житлової та комерційної нерухомість: готелі, бізнес-центри, коворкинги тощо.

рис.1. Замовники компанії СКБ

З 2012 року ми співпрацюємо з мережею «НОВУС-Україна», яка налічує близько 90 магазинів.

рис.2. Інформація про проекти для “НОВУС_Україна”

Для «НОВУС-Україна» ми виконуємо комплекс робіт, а саме:- консалтинг;
– проєктування;
– бюджетування;
– монтаж;
– експлуатація.

Останні роки діяльності ми сфокусувались та зайняли дві ніші.

Перша: рітейл – ми працюємо з такими замовниками як «НОВУС-Україна», Fozzy, Auchan.

Друга: логістика –  ми побудували системи протипожежного захисту, системи безпеки (відеоспостереження, структоровані кабельні мережі), на 5 (п’яти) розподільчих терміналах “Нової Пошти”, та інших проєктах, також працюємо над логістичним проєктом одного з випускників школи PRO PM.

Звісно, ми шукаємо нові ринки, нових замовників, але прагнемо співпрацювати саме з тими, які розвиваються, а не обмежуються одним об’єктом.

Довгий час наша компанія працювала без присутності в інтернет-просторі, проте найближчим часом це зміниться. Навіть без активності в інтернет середовищі, а через власну репутацію, я маю вдосталь запитів, щоб завантажити свою команду.

Про інструменти: до та після впровадження

Раніше ми активно використовували блокноти, ручки, проводили наради, наступали на граблі, щось забували, щось нагадували. Що стосується ІТ-інструментів, то були спроби працювати в Bitrix, проте цей інструмент придатний більше для компаній, які займаються продажем. Ми від нього відмовились. Після ми тестували MS Planner. Також, намагались удосконалити 1С, додавши до цього функціонал CRM.

Вся діяльність компанії була в моєму особистому управлінні і всю основну інформацію я тримав в своїй голові. Мені було вкрай важко комусь щось делегувати.

Інформація компанії – це інформація компанії, а не чиясь особиста.

Мене, як власника компанії, завжди хвилювала безпека даних. Члени команди працювали зі своїми ноутбуками, зберігали інформацію на флеш-носіях і вся важлива інформація належала цим людям. Це породжувало декілька незручностей: елементарно не було можливості тут і зараз отримати необхідні файли, інформацію можна було втратити, носії зламати або загубити тощо.

Після того, як на початку 2020 я пішов навчатись в школу PRO PM, мої погляди та підходи в роботі змінились на 180 градусів -я почав мислити і працювати зовсім по-іншому. Також, мені дуже допоміг продукт MS Teams. В середовищі Teams я бачу як моя команда працює: читаю необхідну мені інформацію, переглядаю календарі та розумію дедлайни, початок та закінчення проєктів та відхилення від графіків.

MS Teams та інші супутні інструменти зняли мій страх делегування, що призвело до трансформації процесів та масштабування компанії. Я все ще можу контролювати проєкти та тримати руку на пульсі, але маю більше спроможностей та потужностей для цього.

На сьогодні всі працюють як один живий організм, ми активно використовуємо інструменти Teams, Power BI, OneDrive, Project Online для масштабних проєктів та Project for the web для малих. Знаходимось на шляху до ERP Business Central.

Про впровадження

На впровадження Microsoft 365 ми інвестували 3 місяці.

рис.3. Етапи проекту впровадження

Крок 4 наступив, коли всі звикли до Teams та почали там більш активно працювати – ми перенесли всю пошту з Укрнет в Outlook, впровадили календарі та постановку задач. Насправді, з великим бажанням, Microsoft 365 впровадити немає проблеми. Проблема є, коли у людей немає бажання до змін.

Про команду

Наша команда станом на сьогодні налічує 125 співробітників. У нас немає плину кадрів. З дати заснування компанії і по сьогодні зі мною в команді головний бухгалтер Наталя та керівниця відділу забезпечення Наталка. Якщо взяти всю команду станом на зараз, то в кожного співробітника трудова книжка в СКБ буде більше п’яти років. В когось 8, в когось 9. За 16 років роботи компанії у нас було 3 людини, які «виросли» та пішли в силу різних обставин.

2 секрети чому моя команда мотивована:

Перший – власний приклад. Я, як керівник компанії, задаю тон в команді. У нас панує сімейна атмосфера, є чіткі правила і вони розповсюджуються на всіх. Незважаючи, що я є власником компанії, я виконую роль Керівника проєкту і виконую таку ж роботу та ті ж процеси, що й інші члени команди. Я працюю 24/7, але не вимагаю цього від своїх співробітників, проте очікую, що вони будуть якісно та ефективно працювати з понеділка по п’ятницю.

Другий – свобода та довіра. Ми нікого ніколи не відслідковуємо по часу – коли хто прийшов, коли пішов. Кожен має якісно та вчасно робити свою роботу, в команді.

Лайфхаки проджект менедженту:

• • • • Раз на місяць я навмання обираю якийсь напрямок та перевіряю наявність в хмарному середовищі та актуальність документів відповідно до затвердженої структури. Це дає мені розуміння того, що вся команда має доступ до проєкту і все виконується належним чином.
      • У нас не прийнято спілкуватись з робочих питань в особистих чатах. На кожен проєкт та кожне важливе питання є окремий канал або діалог і дуже важливо, щоб уся комунікація відбувалась там, адже це історія проєкту і вона має бути доступною усім.
      • Ми використовуємо чек-лист для закриття проєктів – скануємо всі документи, перевіряємо чи збережені в хмару всі дані по проєкту. І тільки після впорядкування інформації проєкт може бути закритим і святковий фуршет.
      • Не варто забувати про дисципліну та контроль правил комунікації або ведення інформації – жодних усних домовленостей та ніяких файлів на робочих столах ноутбуків співробітників.

Нові можливості

До 2020 року ми реалізовувати проєкти малого та середнього значення. Після того, як ми впровадили ІТ-інструменти, ми відчули спроможність та впевненість управляти і великими проєктами. Тому зараз в нашому фокусі більш складні та масштабні об’єкти. Наприклад, зараз нам пропонують прийняти участь у проєктах “великих масштабів” (завод загальною площею 200 000,00 м.кв, логістика 180 000,00 м.кв).
Відверто-кажучи, наша компанія здійснила квантовий стрибок. В нашій сфері діяльності ми єдині, хто використовує такий пакет ІТ-інструментів.

Плани на майбутнє

Ми працюємо над тим, щоб перейти в ERP Business Central. Великі компанії переходять по 5 років, тому сподіваюсь, що за 3-5 років ми це зробимо. Для нас це є проєкт на виріст, адже ERP дуже важко впроваджувати.

В умовах війни про стратегію говорити важко. Проте вона важлива і потрібна. Я усвідомлюю, що, я без людей-професіоналів, її не досягну.