Автор статті – Олексій Просніцький, PgMP, PMP, Prince2, MVP
Нещодавно в одному з ТГ каналів присвячених управлінню проектами мені трапилось запрошення на вебінар «Як управляти проектами без стресу». Там не було знаку запитання. Це було ствердження. Тобто спікер знає як управляти проектами без стресу. І мені самому стало цікаво, а чи дійсно можна управляти проектами без стресу? Також я спробував зібрати для вас добірку інших рожевих поні, які продаються на ринку навчання та консалтингу з управління проектами.
Рожевий поні №1 – проекти без стресу
Візьмемо ідеальну ситуацію – коли в проекті замовник, спонсор, керівник проекту та виконавець – одна і та ж сама людина. Чому це ідеальна ситуація – ну ви хіба з собою не домовитесь? Хіба ви самі собі не перенесете дедлайни? Приведу приклад про те, як я писав книгу сам в усіх ролях. Чи був це проект без стресу? – Ні. Його було і багато: то ти як виконавець не знаєш, про що писати; то спонсор не задоволений, що виконавець багато їсть солодкого і випиває більше, ніж одна пляшка вина на тиждень; то замовник рве рукописи і кричить: «Хто так пише?! Теж мені, Джойс!»; а буває й таке, що й керівник проекту викликає виконавця і вимагає звітності в проекті, а потім після отримання, невдоволено питає: «Як це так? В таймшиті 8 годин за день, а написано дві сторінки. Я тобі стільки годин не закрию».
У вас стала команда. Всі задоволені. Ви в проекті. Ваш співробітник/учасник команди повідомляє, що він вирішив звільнитися, тому що він вартий проектів без стресу.
У вас стала команда. Всі задоволені. Ваш замовник задоволений. Проте чомусь він звільняється з компанії, і на його місце приходить нова людина, яке не любить все, що стосується Microsoft, а ваше рішення побудоване саме на Microsoft.
У вас стала команда. Всі задоволені. Ніхто не звільняється. Тільки у вашої команди і команди замовника відключення світла і ваші періоди, коли світло є, не співпадають.
У вас бірюзова організація. У замовника звісно теж. Він же вам сам про це сказав. У вас підписаний договір. Отримана передоплата. Вам треба робити роботу в проекті з командою замовника. Тільки вона зайнята. Ви намагаєтеся звертатися до почуття потреб, згадувати про цілі. Ви ж хочете проект зробити вчасно, адже на вас чекають й інші проекти. Але проект починає розтягуватися і замість двох місяців перетворюється на вісім. Що робити? – Тицяти замовника в договір? Погрожувати штрафними санкціями? Подавати до суду? Що ж таке касові розриви або ROI проекту ви навіть не намагаєтеся дізнатися, інакше отримаєте свою порцію стресу від знань. Нащо воно вам?
На навчанні ви всі зробили радісні селфі та запостили в Instagram або в FB про те, як круто з командою замовника почали проект. А потім дізнаєтеся, що в команді замовника саботаж і частина людей відмовляється працювати. Начебто саботаж в команді замовника, але ж проект то ваш. Касові розриви? Збитковість проекту? Ні. Не треба. Геть стрес.
Ви така радісна кульбабка: «Всім привітики (немає навіть такого слова в українській мові). Як справи? Коли почнемо проектік? І чекаємо шлях клієнтушки». А замовник вам у відповідь: «Шановний, що за фамільярність. Що за зменшувально-пестлива комунікація? Прошу тільки на «Ви» і виключно діловий формат спілкування! І після цього немає стресу?
У вас вихідні. Відпочинок. А вам в телеграм замовник пише і пише. А потім ще й телефонує? Відповідати чи не відповідати?
Ви будуєте важливий енергетичний об’єкт, присвячений тому, щоб місто було зі світлом. У вас заплановані терміни та бюджет. Три місяці до закінчення. Аж раптом до вас приходить СБУ, підкріпившись підтримкою місцевої влади і каже: «А давайте ви завершите проект за один місяць і вам за це нічого не буде?» Взагалі не стресова, а навіть дуже звичайна ситуація. Перевірки? Тиск? Ой, ні. Це просто цьомкі-бомкі від держави.
Немає проектів без стресу. Він може бути більшим чи меншим, але стрес буде. Тут питання – Як його зменшити?
Рожевий поні №2 – проекти без змін
Дуже часто я чую від керівників проектів наступну фразу: «Знову цей замовник вніс зміни в вимоги/терміни/якість/вартість». Мені відразу хочеться таких керівників проектів спитати: «А ви точно керівники проектів?».
Яка задача замовника? Реалізувати проект чи отримати продукт, який йому потім принесе гроші або інші нематеріальні вигоди? Звісно замовник зацікавлений в продукті, а не в проекті. Світ змінюється. Змінюються умови. Змінюються бажання. З’являються нові технології, нові рішення. Нащо створювати те, що потім ти не зможеш продати? Тому замовник і вносить зміни.
А чому керівники проектів не люблять зміни в проекті? Насправді, у більшості випадків відповідь проста – про процес управління змінами ніхто не домовився. замовник думав, що всі зміни входять в визначені терміни та вартість, а керівник проекту, або той, хто домовлявся, думав, що змін буде мало, або боявся втратити замовника.
Проекти без змін називаються «серійне виробництво», проте це вже інша історія.
Рожевий поні №3 – реалізація проектів вчасно і в бюджеті
Інфоцигани продають на ринку один з найпопулярніших посилів – «Навчаємо як управляти проектами без зриву термінів і без збільшення бюджету». Це настільки ж малоймовірно, як і те, що якщо вашого знайомого відрахували з університету, як і Біла Гейтса, то він досягне того ж успіху. Звісно можна сказати, що ми підписалися на проект на 30 мільйонів на три роки і вклалися в підписані терміни. Але, о, Йореку, хіба ваша собівартість була така як і запланована? Це ваш дохід був фіксованим, а собівартість, і відповідно прибуток змінним. Я був свідком, як десятки інфраструктурних об’єктів відкриваються вчасно і рамках бюджету, а потім таємно по ночам дороблюються.
Заходити в проект і вірити, що ви встигнете все зробити вчасно? Вірити можна, але краще готуватися до того, що щось піде не так.
Якщо вам хочеться впевнити себе, що я помиляюся, то проведіть простий експеримент – якщо ви, або ваші знайомі їздять на роботу або з роботи, і роблять це постійно, то нехай вони заміряють час в дорозі. Ви будете здивовані, проте час буде постійно різний, і відповідно витрати на дорогу, якщо ви або ваш колега пересуваєтеся власним авто. Та навіть вартість таксі кожен день буде різна. І це стосується такої простої ситуації.
Нижче на рисунку зображена гістограма моїх поїздок на роботу на машині за тридцять днів. Сумно. Я стільки разів їздив на роботу. Я такий досвідчений в поїздках з власного дому на роботу. Проте чомусь так і не можу за роки поїздок гарантувати терміни і вартість.
Рис.1. Підсумки місяця щодо витрат часу на дорогу Олексія на роботу
Може мене звільнити?
Рожевий поні №4 – проекти це легко та «інстапусічно»
Корінь «ефект» народив два різних, за своїм контекстом слова – ефектність та ефективність. На чому легко зосередитися? – На ефектності. Що ми хочемо донести світу? – Ефектність! Фоточки. Серйозні селфі з серйозними словами, які були скопійовані звідкись без розуміння суті. Ефектність – це так просто. Бути чи здаватись?
Шкода, тільки ефектність не досягає цілей. Вона втомлюється. Вона падає. Вона розпадається від зустрічі з реаліями життя. Бо ефектність це не про досягнення цілей, не про біль, не про падіння, не про напругу, не про встати і йти. Ефектність про мрії, про легкість, про зручність, про життя в світі «жили вони щасливо і померли в один день».
Ефективність не люблять. Вона заважає. Вона руйнує ефектність, відсікаючи все зайве, як Мікеланджело (не черепашка) залишаючи тільки м’язи, мозолі, піт та кров. Ефективність – це ЄБШ від світанку до заходу.
«Ні, автор, ти не правий. Не всюди так» – хтось незгодний вийшов з чату. Звісно не всюди так. Тільки подивіться, на те що нас оточує. Хіба ми можемо перемогти на ефектності?
Рожевий поні №5 – проекти це просто
Офіс простих реформ. Прості рішення.
Болт з гайкою – простий механізм. Звичайна гойдалка – простий механізм. Простих механізмів доволі багато, але
Навіть одна єдина молекула – складний механізм, не кажучи вже про об’єднання цих молекул в живу природу.
Наприклад, в вашому проекті ваша команда може складатися з п’яти представників, а команда замовника, з якою треба взаємодіяти, – з двадцяти представників. Відповідно у вас буде (30*(30-1)/2) !435! каналів комунікації.
І вам треба з усіма вибудовувати відносини. І навіть, якщо спонсор проекту та замовник це СЕО в одній особі, який дуже зацікавлений в успішності реалізації проекту, вам потрібно буде знаходити унікальний підхід до кожного впливового стейкхолдера або до кожного стейкхолдера, від якого вам щось буде потрібно. І якщо ви думаєте, що вийде як в державі «всім заборонити» або «всім дозволити», то ви помиляєтеся.
Рожевий поні №6 – якщо Waterfall замінити на Agile або Lean, то ви реалізуєте усі проекти вчасно, в бюджет і без стресу
Людина завжди знаходиться в пошуках магічної червоної кнопки, унікального рішення, простого інструменту, виняткового шляху.
Справа в тому, тому що більшість людей застосовують патерни поведінки до знайомих або не знайомих ситуацій. Оволодівши техніками «total control» та «графік на стіні» в одних проектах, люди чомусь дивуються, що названі техніки не працюють з іншими проектами, після чого відбувається пошук нового Святого Грааля. І ось нова месія – Agile. Геть ідолів Waterfall. На вулицях, навпроти собору «Адвентистів критичного шляху» та храму Ганта з’являються нові церкви «Аджайлісти 2000 версії» та «Скрамісти 15 хвилиного стендапу». В наукових колах починають проводити дебати «Чи ті хто працюють в Microsoft Project заслуговують прощення?», «Вбивство ПМа скрам майстром – шлях в пекло чи в рай?» або «Будівництво атомної електростанції за 10 років чи за 520 спринтів».
Інколи просто диву даєшся – державна корпорація з тисячами робочих з середнім віком 50-70 років, після десятиліть роботи як «червона організація», змінивши менеджмент і оголосивши реформи, починає свій шлях з масштабного навчання по Scrum. Виникають прості питання – як таке можна продавати і чи є моральна відповідальність за продаж того, що не буде працювати в компанії, ще мінімум як 10 років?
Взагалі дивує, як деякі компанії пропонують унікальну і єдину технологію, яка, і тільки вона, зможе вирішити всі проблеми Замовника. Коли я читаю рекламні слогани “LEAN – найкраща методологія управління проектами”, “SCRUM – зробіть вдвічі швидше будь який проект”, “Навчіть своїх людей PMBoK – біблії проектного менеджера”, то хочеться аплодувати. Вміють ж люди продавати чарівні пілюлі.
Може включити критичне мислення? Проекти складні, десь є ефективним waterfall, десь ітераційний підхід, десь Scrum, десь Kanban, а десь треба міксувати:
Ей, Моніко, а давай ми в проект додамо трошки статуту, щіпку свіжої канбан дошки, витримаємо на повільному графіку та для смаку підкинемо обов’язкової рев ’юшки та ретроспективи з червневого городу?
Світ рожевих поні безмежний – в управління проектами, в захисті країни, в відповідальності кожного, у відносинах, у сподіваннях що нам хтось винний, або все зроблять за нас.
Треба позбуватися інфантилізму.
Дорослішайте.