Автор статті – Олексій Просніцький

В світі існують сотні інструментів для управління проектами. Комусь здається, що він знає декілька, але насправді їх сотні. Можна навіть сказати, що це число наближається до тисячі.

Кожен з цих інструментів має своє місце у бізнесовому світі, але їх впровадження не вирішує ключову задачу розвитку компанії – встановлення зв’язку з вищими рівнями управління, такими як управління портфелем проектів (portfolio management) та реалізація стратегії (strategy execution).

Важливість цього зв’язку полягає в тому, що стратегічні цілі можуть бути досягнуті лише шляхом створення нових продуктів та послуг, які стають результатом реалізації проектів та програм. Саме тому у сучасному менеджменті з’явився новий термін – стратегічне управління портфелем проектів (strategic portfolio management).

Огляд ринку ІТ-рішень, що дозволяють контролювати хід реалізації стратегічних цілей і управляти проектами, показує, що він не такий великий, як може здаватись. За посиланням представлені 40 рішень і ця цифра є значно меншою в порівнянні з кількістю ІТ-рішень для управління проектами.

Впровадження таких інструментів є складнішим, але одночасно і цікавішим завданням через масштаб трансформацій. Вони надають компанії можливість перейти від фокусу на управління проектами до фокусу на реалізації стратегії.

У 2020 році наша компанія стикнулася викликом, коли дві компанії звернулись з запитом впровадження рішення, що дозволяють не тільки управляти проектами, але й досягати стратегічних цілей. Чому це був виклик? – Тому що, інструмент в якому ми були найкращі, Microsoft Project Online, морально і технічно застарів і він більше не підходив для цих задач.

Саме у 2020 році ми розширили свою діяльність і вийшли на ринок компаній, що пропонують не лише інструменти для управління проектами, а рішення, що сприяють реалізації стратегії.

В 2022 році ми ввійшли в коло тих компаній, що мають власний продукт для реалізації стратегії через управління портфелем проектів.

Тож станом на 2024 рік ми можемо запропонувати ринку впровадження наступних ІТ рішень з реалізації стратегії:

• OnePlan (OnePlan, USA),
• Power PPM (Projectum, Denmark),
• а також наше рішення – LEO PPM.

OnePlan

OnePlan – це рішення, розроблене американською компанією OnePlan. OnePlan вже давно відома як надійний партнер Microsoft. Що більше, компанія була визнана переможцем у 2019, 2021 та 2022 роках у категорії «Партнер року з впровадження рішень з управління портфелем та проектами».

Рис.1. Візуалізація функціоналу рішення OnePlan

В OnePlan, окрім очікуваного функціоналу з управління проектами, ви можете вибудовати ієрархію стратегічних цілей, їх KPI або OKR.

Після створення реєстру стратегічних цілей, ви можете перейти до формування реєстру портфеля проектів. Це обов’язковий крок, який дає можливість в подальшому використовувати моделювання сценаріїв “що якщо” (what if). Така модель дозволяє спочатку продивитися можливі сценарії, а потім вибрати найкращий.

Рис.2. Візуалізація функціоналу рішення OnePlan

OnePlan є хмарним рішенням, розміщеним в дата-центрі OnePlan в США. Цей продукт повністю інтегрується з Microsoft 365 (AD, Teams, Project, Azure DevOps), що значно спрощує його використання.

OnePlan особливо вигідний для клієнтів, які роблять перехід з Microsoft Project Online. Налаштування OnePlan максимально схожі на налаштування Microsoft Project Online, тому користувачам не доведеться засвоювати нові, специфічні знання для роботи з системою. Єдина вимога – достатній рівень володіння англійською мовою.

Рис.3. Візуалізація функціоналу рішення OnePlan

Рішення OnePlan з 2020 року по 2021 рік ми впроваджували в компанії Modus X, яка входить в структуру DTEK і займається проєктуванням, розробкою та впровадженням бізнес застосунків, комплексних ІТ- й кібербезпекових рішень та data-driven продуктів.

Power PPM

ІТ рішення від данської компанії Projectum ідеально підійде для тих організацій, для яких важливо мати ІТ-інструмент для реалізації своєї стратегії в рамках власного середовища Microsoft 365.

Power PPM, побудований на базі Power Platform від Microsoft, стане ідеальним вибором для компаній, які досягли високого рівня зрілості в управлінні стратегією і вже здатні ефективно працювати з дорожніми картами (roadmap), коли терміни проектів визначаються відповідно від потреб портфелю проектів та програм проектів, тобто до top-down планування.

Сценарій використання Power PPM виглядає наступним чином: спочатку керівник портфелю проектів, виходячи із стратегії, визначає які ініціативи можна запустити при наявності необхідних ресурсів і фінансів. Він формує дорожню карту портфелю (portfolio roadmap), а потім передає процес управління керівникам програм. Вони в свою чергу “розкладають” ініціативи на дорожній карті програми (program roadmap), або ж процес переходить до керівників проектів. Останні, виходячи з затверджених обмежень, вже безпосередньо планують свої проекти.

Така послідовність дій допомагає створити логічний і ефективний процес управління.

Рис.4. Візуалізація функціоналу рішення Power PPM

Дані можливості побудови дорожніх карт пов’язані з тим, що в рішенні Power PPM використовується власний додаток для створення графіків – Power Gantt.

Рис.5. Візуалізація функціоналу рішення Power PPM

У Power PPM керівництво компанією або спеціалізований відділ з реалізації стратегії (Strategy Execution Office) мають змогу моделювати різноманітні сценарії (what if). Це допомагає їм формувати найефективніший портфель проектів, враховуючи фінансові, людські та часові обмеження, а також очікувані переваги.

Рис.6. Візуалізація функціоналу рішення Power PPM

Разом з ІТ рішенням для реалізації стратегії Power PPM, компанія Projectum також пропонує рішення для управління ресурсами (resources engagement & booking) – Team Planner та рішення для звітності користувачів по операційним задачам та задачам проекту – Time for Teams.

LEO PPM

У квітні 2022 року, наша компанія була повністю зосереджена на розвитку, а не на виживанні. Ця мотивація допомогла нам зробити важливий крок у липні 2022 року, коли ми провели першу презентацію нашого нового продукту для впровадження стратегії – LEO PPM.

LEO PPM, побудований на базі Microsoft Power Platform, надає можливість топ-менеджменту, офісам управління проектами (РМО), офісам управління портфелем проектів (PfMO), а також офісам реалізації стратегії (Strategy Execution Office) оцифрувати свої стратегічні цілі.

Рис.7. Візуалізація функціоналу рішення LEO PPM

LEO PPM дозволяє відслідковувати статус досягнення стратегічних цілей за допомогою моніторингу прогресу в реалізації проектів та створенні продуктів.

Рис.8. Візуалізація функціоналу рішення LEO PPM

Завдяки можливості створювати в системі LEO PPM зв’язки між стратегічними цілями, проектами, продуктами та вигодами, топ-менеджмент може чітко відслідковувати взаємозв’язок між продуктами, які компанія планує вивести на ринок, і досягненням стратегічних цілей. Ця інформація представлена в зручних звітах Power BI.

Рис.9. Візуалізація функціоналу рішення LEO PPM

У сучасних компаніях часто використовується декілька інформаційних систем для управління проектами. Наприклад, бізнес-проекти можуть бути організовані за допомогою Project for the Web або Planner, будівельні проекти можуть використовувати Microsoft Project, а проекти розробки – Jira або Azure DevOps.

Сучасні ІТ-рішення для реалізації стратегії повинні бути здатні не лише об’єднувати всі проекти в єдиний хаб, що дозволяє керівництву компанії оглядати всі проекти та програми інтегровано, але й вибудовувати верхньорівневу систему управління (governance). Така система повинна забезпечувати ефективне керування всіма портфелями, програмами та проектами, незалежно від їх типу та складності.

Рис.10. Візуалізація функціоналу рішення LEO PPM

Одним з ключових вимог до ІТ-рішення для впровадження стратегії є наявність функціоналу для ведення реєстрів ініціатив та ідей. Це дозволяє компанії зосередитися на реалізації тих програм і проектів, які найбільше сприяють створенню цінності для бізнесу.

Рис.11. Візуалізація функціоналу рішення LEO PPM

І, звісно, в сучасному світі ми не можемо обійтися без вбудованого штучного інтелекту. Він стане вашим незамінним помічником у пошуку інформації та прийнятті рішень.

Рис.12. Візуалізація функціоналу рішення LEO PPM

Без зайвої скромності ми пишаємося тим, що у LEO PPM вже дев’ять українських замовників.

Підсумовуючи, можемо виділити ряд ключових вимог до ІТ-рішень для впровадження стратегії:
– Вони повинні дозволяти цифрове представлення стратегічних цілей.
– Вони мають забезпечувати можливість відстежувати статус досягнення стратегічних цілей.
– Вони мають слугувати єдиним хабом для всіх проектів та програм компанії.
– Вони повинні допомагати побудові системи управління та контролю за всіма ініціативами.
– Вони мають інтегруватися з системами BI аналізу.
– Вони повинні мати інтеграцію зі штучним інтелектом для підтримки прийняття рішень.

Якщо у вас виникли ти чи інші питання, або вам потрібна допомога в оцифруванні стратегії компанії, або допомога з впровадження ІТ рішень для управління всіма проєктами компанії, наша команда з задоволення вам допоможе. Напишіть нам на імейл nelza@leoconsulting.com.ua або зателефонуйте +38 067 238 2049