Сергій Курінний є заступником генерального директора холдингу Retail Group, відповідальним за напрямки IT, логістика, безпека та PMO (Офіс управління портфелем проектів). Працює в компанії 8 років.

Закінчив з дипломом у 2022 році програму “Керівник бізнес та ІТ проектів (ВРМ1) від компанії LEO Consulting & PRO PM.

Сергій розповів про процес та результати впровадження ІТ рішень, які сприяли оптимізації управління проектами в Retail Group.

Про замовника

Retail Group – це група компаній, яка працює на ринку вже більше 20 років. Вона включає в себе декілька відомих торгівельних марок, таких як Велмарт, Велика Кишеня, Велика Кишеня Експрес (ВКЕ), Екватор, Турбіна, Pulse та Green Hills (рис. 1). ТМ “Велмарт” представлена групою магазинів – гіпермаркетів та супермаркетів, кількість яких сягає близько 40. ТМ “ВКЕ” є форматом магазину біля дому. ТМ “Green Hills” – це мережа супермаркетів, яка працює в Молдові.

рис.1. Торгівельні марки холдингу Retail Group

Опис ситуації

Наша компанія Retail Group активно інвестує ресурси в розвиток та оновлення наших магазинів, а також зміну бізнес-процесів. Всі ці зміни в компанії реалізуються через проекти. Кількість проектів значна, і вони вимагають участі багатьох учасників та підготовки різних типових документів.

Ми не використовували єдиний підхід до управління проектами – хтось використовував Microsoft Project, хтось Microsoft Excel, хтось готував статут проекту, хтось ні, хтось робив звіти по проектам у власному стилі, а хтось ні, і т.д. Це ускладнювало спільну роботу.

З метою упорядкування нашої діяльності, ми спробували розробити регламентуючі документи, в яких описали процеси та вимоги до кожного проекту. Проте, нам не вистачало централізованого ІТ-інструменту, який би об’єднував всі етапи життєвого циклю проектів та ії артефакти та слугував єдиним центральним хабом для всіх проектів – від Ідеї до закриття, а також інструменту, який би все візуалізовував в режимі реального часу.

Тому, на початку нашого шляху, ми вирішили використати інструмент Microsoft Project Online та Power BI, для чого звернулися до компанії LEO Consulting для його впровадження. На рис. 2 та 3 зображено ключові етапи та часова шкала нашої співпраці, що відбулась.

Рис.2 Ключові етапи та часова шкала по впровадженню Microsoft Project Online в Retail Group

Рис.3. Ключові етапи та часова шкала по впровадженню LEO PPM в Retail Group

Про Microsoft Project та LEO PPM

У нас в портфелі багато будівельних проектів, вони мають багато учасників та багаторівневу wbs структуру (“work breakdown structure”, структура декомпозиції робіт). З моєї точки зору, Microsoft Project Online є найбільш зручним і професійним інструментом для вирішення наших потреб з точки зору ведення графіку робіт по проектам такого типу.

Завдяки цьому впровадженню, ми почали рухатись в напрямку розвитку процесів управління проектами. Після впровадження MS Project Online, у нас з’явилась потреба пов’язати проекти зі стратегічними цілями компанії та ведення артефактів проектів таких як: Ризики, Стейкхолдери, Інциденти, управління життєвим циклом різних типів проектів. Саме тому ми впровадили рішення від LEO Consulting – LEO PPM.

LEO PPM – рішення для реалізації стратегії через портфельне та проектне управління (SPPM – strategic project and portfolio management), яке виступає хабом проектів, незалежно від інструменту управління завданнями (Jira, Azure DevOps, Planner, Project Online).

Зараз ми можемо аналізувати загальну кількість проектів в нашому холдингу, визначати, в який портфель вони входять та як вони співвідносяться з цілями та блоками стратегічних цілей компанії. Це дозволяє нам отримати адекватну оцінку своїх можливостей та стан справ щодо реалізації проектів.

Однією з найбільших проблем більшості компаній є втрати досвіду та нездатність ефективно використовувати його. Ми розуміємо, що для успішного втілення нашої стратегії в життя надзвичайно важливо зберігати та працювати з накопиченим досвідом, який ми вже маємо або отримуємо в даний час. Ми хотіли б мати можливість повернутися до будь-якого проекту через 5 років, переглянути та проаналізувати всю інформацію, пов’язану з ним: документи, технічні завдання, інциденти та вивчені уроки (lessons learned). І саме для досягнення цієї мети ми використовуємо рішення LEO PPM.

Що відбулось?

Завдяки співпраці з компанією “LEO Consulting”, ми успішно впровадили нові програмні продукти Microsoft Office 365, Project Online, Project for the web та рішення LEO PPM. В рамках нашого проекту ми створили новий підрозділ – РМО (Project Management Office) та розробили документи, які регламентують порядок управління різними типами проектів. Окрім того, ми розробили стандартизовані Power BI звіти, що дозволяють нам отримувати цінну аналітику та звіти для прийняття рішень.

Для того, щоб максимально використовувати потенціал нових інструментів та забезпечити ефективну роботу команди, ми провели спеціалізоване базове навчання для всієї команди. Лідери окремих напрямків та перспективні менеджери проектів отримали можливість навчатись на вузькоспеціалізованих програмах, зокрема, 12 членів нашої команди в даний момент проходять навчання для Керівників бізнес та ІТ проектів (BPM) у школі PRO PM.

Майбутнє компанії. Що далі?

Сьогодні ми стоїмо на шляху до підвищення професійного рівня ведення наших проектів, і я впевнений, що ми маємо всі необхідні ресурси для досягнення цієї мети.

Проте, я вважаю, що успішний розвиток компанії та її трансформація неможлива без трансформації людей та способів їх мислення. Тому перед нами стоїть велика командна робота. Я вірю, що навчання 12-ти членів нашої команди на програмі BPM2 стане каталізатором для покращення наших підходів до проектної діяльності та проектного менеджменту загалом.

Важливо розуміти, що жодні програмні продукти не замінять правильних підходів та кваліфікованих людей, які працюють у проектах.

Ми маємо всі необхідні ІТ-інструменти, але вони стануть справжньою силою лише тоді, коли ми будемо мати правильні підходи та людей, які готові їх використовувати ефективно.

P.S. Ось кілька порад, які я дав би компаніям, які прагнуть покращити свій проектний та стратегічний менеджмент:

• Починайте підготовку та навчання команди заздалегідь. Важливо, щоб всі члени команди були на одній хвилі та розуміли основні концепції та методики. Ви можете організувати тренінги, семінари або цілі проекти, де кожен зможе випробувати себе в різних ролях та зрозуміти, які вимоги стоять перед різними членами команди. Це допоможе підготувати команду до ефективної співпраці та досягнення стратегічних цілей.
• Приділяйте більше уваги пропрацюванню ризиків. Розглядайте ризики як можливості та використовуйте їх для покращення проектів. Враховуйте особливості та культуру організації при аналізі ризиків і розробці стратегій їх управління.
• Глибоко пропрацюйте план комунікації з командою та систему її мотивації. Забезпечте чіткі та ефективні канали комунікації між всіма учасниками проекту. Включайте команду в процес прийняття рішень та забезпечуйте постійний зворотний зв’язок. Це допоможе створити сприятливу атмосферу для продуктивної роботи та досягнення стратегічних цілей.