Успішно завершено впровадження IT-рішень від Microsoft, зокрема Project for the Web, Power Platform та Power BI, а також LEO PPM від LEO Consulting для Карітас-Спес Україна.

З представниками команди Карітас-Спес Україна ми провели підсумкову зустріч стосовно даного проекту (рис.1). Реалізація проекту тривала з листопада 2022 по серпень 2023 року. Команда проекту, яка впроваджувала IT-рішення Microsoft та LEO PPM – Даніїл Баля (Power Platform консультант з LEO PPM) , Катерина Тищенко (Power BI Developer) та Олексій Просніцький (керівник проекту).

У процесі інтерв’ю взяли участь учасниці команди Карітас-Спес:

• Олена Нога – Керівниця відділу проектів та програм;
• Ганна Скитьова – Операційна директорка;
• Вікторія Москалюк – Програмна менеджерка з проектів відбудови;
• Яна Трубійчук – Менеджерка проектів, що фокусуються на роботі з родинами, дітьми і молоддю.

Рис. 1. Скріншот робочого процесу по створенню цього кейсу

Про замовника

Карітас-Спес – Релігійна Місія Римсько-Католицької Церкви, благодійна організація, член «Карітас Європа», частина міжнародної конфедерації «Карітас Інтернаціоналіс». Загалом мережа «Карітас Інтернаціоналіс» об’єднує 162 католицькі благодійні організації, які представлені на кожному континенті. В Україні «Карітас-Спес» діє 26 років. До початку російського вторгнення, унікальністю Місії були саме сталі програми: дитячі будинки сімейного типу, соціальні центри та благодійні кухні, дитячі відпочинкові табори, будинки милосердя для самотніх літніх людей, дитячі садочки, світлиці та будинки для самотніх матерів із дітьми. Проектна діяльність Місії спрямована на подолання бідності, відновлення соціальної справедливості та підтримку гідності кожної потребуючої людини в усіх регіонах України.

Типи проектів, які існують в організації (рис.2):

1. Перший тип проектів – це праця з дітьми, молоддю та сім’ями.
2. Другий тип – фізичне та ментальне здоров’я.
3. Третій тип – проекти гуманітарної допомоги та відбудови.
4. Четвертий тип – емердженсі, що є тимчасовим типом проектів, спрямованих на швидку реакцію та які сформувалися з початком повномасштабного вторгнення.

До 24 лютого 2022 року, в середньому, наша організація реалізувала 25-30 проектів щорічно. У 2023 році ця кількість зросла до 50.

Рис. 2. Приклад звіту по проектам з використанням Power BI на основі даних в LEO PPM

Опис ситуації

Протягом тривалого часу в Карітас-Спес одна особа відповідала за ведення інформації щодо проектів і вносила ключові дані до спеціального Excel-файлу, такі як назва проекту, донор, фінансування, терміни надходження грантів та особа, відповідальна за проект.

З розвитком фонду, збільшенням штату співробітників і зростанням кількості та типів проектів, в цьому спеціальному документі з’явилося багато редакторів. Це призводило до випадкового видалення або некоректного внесення даних через роботу кількох осіб над одним Excel-файлом. Було неможливо оперативно відстежувати ці помилки.

Команда продовжувала зростати, і з’являлося все більше документів. Всі файли проектів ми зберігали на спільному OneDrive, але відсутність загальної логіки у роботі призводила до того, що пошук потрібного документу займав години – його або клали не в ту папку, або вигадували свою творчу назву, або вносили свою інформацію безпосередньо в файл шаблону тощо.

Кожного разу, коли з’являлася потреба у певному звіті, нам доводилося шукати інформацію і майже з нуля створювати звіт.

З кінця 2021 року до 2023 року вартість проектів збільшилася в 34 рази. Команда національного офісу зросла з 15 до 85 співробітників. Місцеві команди збільшилися в 10 разів. Протягом цього часу також з’явилися нові партнери та нові напрямки роботи (див. рис.3).

Рис.3. Візуалізація розділу «Усі проекти» в LEO PPM

Думки про використання тієї чи іншої CRM-системи все частіше з’являлися, оскільки потреба в організації всієї накопиченої інформації ставала все більш актуальною. Наша колега Ганна Скитьова запропонувала звернути увагу на ІТ-рішення LEO PPM, оскільки вона вже давно знайома з компанією LEO Consulting.

Труднощі, які виникали в процесі впровадження LEO PPM:

1. Складність полягала в тому, що в нашому фонді існує велика розмаїтість проектів, які важко уніфікувати. Ускладнює вирішення цього завдання той факт, що наші донори мають різні вимоги щодо характеристик проектів та показників.
   

   Як ми це вирішили? – У системі LEO PPM, стандартні питання, які є загальними для всіх проектів, позначені зірочкою «*». Користувач системи не може перейти до наступного кроку, якщо він не заповнив ці обов’язкові поля. Водночас, інші, більш специфічні питання, які стосуються не всіх проектів, є необов’язковими і не вимагають неодмінного заповнення (див. рис.4).

Рис.4. Візуалізація картки проекту в LEO PPM

2. В команді зустрічалися опір та незгода щодо нових правил комунікації та обробки інформації. Кожен член команди має корпоративну пошту та ліцензію Microsoft, тому технічні бар’єри не становлять проблеми. Проте людям важко відмовитись від звичних способів комунікації, тому ми все ще змушені дублювати повідомлення та інформацію у різних каналах.
3. Наша “проектна” команда складається переважно з гуманітаріїв, тому нам доволі складно дається навчання щодо використання ІТ інструментів. Компанія LEO Consulting адаптувала для нас тренінгову складову – менеджер по впровадженню Даніїл проводить індивідуальні зустрічі з членами нашої команди та допомагає нам подолати труднощі, що виникають під час роботи.
4. Використання професійних ІТ-інструментів вимагає спеціальних знань та навичок. Однак, не кожен керівник проектів повинен володіти ними на професійному рівні, оскільки це не є його основним завданням. Тому ми розглядаємо можливість залучення ІТ-спеціаліста до команди, який забезпечуватиме підтримку та супровід цього процесу всередині команди.

Нові можливості з впровадженням LEO PPM

ІТ-рішення LEO PPM містить детальну інформацію про всі наші проекти. Функція фільтрації дозволяє оперативно працювати з даними. Для формування звітів ми можемо вибирати окремі дані, які необхідні для різних зацікавлених сторін – чи це конференція єпископів, наш річний звіт, звіт для окремого донора або звіт з певного напрямку. Основними користувачами звітності є донори, місцеві директори та єпископи, і кожен з них цікавиться різною інформацією залежно від своєї ролі.

Цінною є можливість отримати доступ до даних з будь-якого пристрою та з будь-якої точки світу, оскільки вся інформація зберігається в єдиному хабі. Ми маємо актуальну інформацію щодо розподілу завдань серед керівників проектів та можемо відстежувати статус виконання кожного проекту (див. рис.5).

Рис. 5. Приклад звіту по ресурсам в Power BI на основі даних в LEO PPM

Для певних напрямків проектів у нас збільшилась команда, склад якої включає членів з різних міст. Працюючи в єдиній системі, ми маємо можливість оперативно працювати з завданнями та відстежувати прогрес кожного проекту.

Використання LEO PPM прискорює пошук необхідної інформації і забезпечує накопичення досвіду у зручному форматі для подальшої роботи. В майбутньому ми бачимо велику користь в такій можливості, як “Lessons Learned” (Вивчені уроки). Хоча ми ще не повністю оволоділи нею, вона є дуже цінною. У нас в команді ще є пару «динозаврів», які можуть поділитись досвідом та порадити, як не треба більше робити. Але це тимчасове явище та обмежує наші можливості .

Хто є користувачами LEO PPM станом на зараз?

Наразі користувачами LEO PPM є менеджери проектів, асистенти менеджерів проектів, менеджери з моніторингу, оцінки та навчання (MEL) та бухгалтери. Проте ми все ще налаштовуємо платформу згідно наших потреб, тому кількість ролей та нових користувачів може збільшитись.

Майбутнє Карітас-Спес Україна. Що далі?

Як тільки ми освоїмо LEO PPM до рівня “риби в воді”, розпочнемо його впровадження в наших локальних осередках. Тому зараз надзвичайно важливо адаптувати саме той формат, який ідеально підходить для нашої діяльності, буде простим та зрозумілим, щоб у майбутньому ми могли впроваджувати це рішення по всій мережі Карітас-Спес в Україні.

Поради для керівника, якщо ви вирішили впроваджувати те чи інше ІТ-рішення:

1) Готуйтеся до нового та до того, з чим ви ще ніколи не зустрічалися! За будь-яким нововведенням в компанії стоїть багато годин плідної роботи та сумлінного навчання. І потрібно розуміти, що за красивою картинкою звіту в Power BI стоїть системна робота команди, регулярність по внесенню даних та відкритість до нових знань.

2) Переконайте команду в перевагах впровадження нового ІТ-інструменту! Ви можете зіткнутися зі значним опором, непорозумінням щодо необхідності такого кроку, а також із сприйняттям цього як додаткового навантаження. Вкрай важливо допомогти колегам усвідомити, що та чи інша технологія може значно прискорити та поліпшити результати роботи всієї компанії.