Впроваджені продукти: LEO PPM (Power Apps, Power Automate, Power BI, Planner Premium).
Тривалість проєкту: травень 2023 – грудень 2024 рр
Сфера: інвестиційна
Масштаб компанії: середній бізнес (100+ працівників).
Локація: Київ, Україна.
Команда, що працювала над впровадженням: Олексій Просніцький, Олеся Гончар, Віталій Денисов, Інна Курило.
Впродовж двох років команда LEO Consulting впроваджувала та кастомізовувала LEO PPM для інвестиційної компанії Q Partners українського інвестора Андрія Іванова. Проєкт складався з двох великих частин – безпосередньо впровадження LEO PPM та створення РМО (офісу управління проєктами) разом зі стандартами з управління проєктами. Ми поспілкувались з представниками компанії Q Partners – Юрієм Бондарем та Олександром Лапенком щодо співпраці під час впровадження, а також змін, що відбулись у компанії з переходом до LEO PPM.
Юрій Бондар – Керівник проєктів в Q Partners і референт власника бізнесу, працює в компанії з 2005 року. До обов’язків Юрія входять проєкти з покращення процесів компанії, також він займається спеціальними кейсами, де на старті панує невизначеність, а чітких орієнтирів майже немає.
Олександр Лапенко – CIO в Q Partners. Відповідає за діджиталізацією бізнесу та портфельних проєктів інвесткомпанії, інформаційну безпеку, впровадження нових технологій, а також розробкою та впровадженням AI-рішень в інвестиційній практиці.
Про компанію
Q Partners – інвестиційна компанія українського інвестора Андрія Іванова, працює на ринку України з 1992 року. Ключові інвестиціїзосереджені в напрямках девелопменту житлової і комерційної нерухомості, альтернативної енергетики,інфраструктури та BioTechа.
Серед знакових інвестицій компанії – девелоперські проєкти UDP, Новопечерські липки, Ocean Plaza, ревіталізація території колишнього заводу Арсенал в Києві, а також міжнародний аеропорт «Київ», імунобіологічна фармкомпанія Biopharma та UDP Renewables з галузі альтернативної енергетики.
Поточна сума інвестицій в проєкти складає 200 млн дол.
Мотивація до змін
Всю історію існування у нас була вертикальна система управління. В кризу це давало певні переваги, але для гнучкого менеджменту проєктів такий підхід містить цілу низку недоліків.
На кожному етапі життєвого циклу активу, кожного дня, бажано онлайн, інвестор має бачити статус проекту: стан інвестицій, актуальна капіталізація, динаміка продажів, фінансових показників і розвитку взагалі.
Ручний збір такої інформації потребує багато часу, є високий ризик помилок, а головне – поки інформація «упакується», вона стане застарілою. На сьогоднішній день ринок такий швидкий, що навіть один день зволікання коштує забагато. Саме тому наша компанія йде в автоматизацію, щоб отримувати актуальні дані для прийняття інвестиційних рішень тут і зараз.
Досвід роботи з ІТ інструментами та їхні недоліки
У нас було чимало підходів до використання різних ІТ інструментів для збору, зберігання та відображення інформації щодо діяльності компанії.
Для ведення проєктів ми використовували MS Project, але він не дозволяв агрегувати дані з різних проєктів. Потім – перейшли на масиви даних в MS Excel, де повністю збирали всю інформацію по наших проєктах. В штаті маємо фахівці, які з цих масивів робили все, що завгодно. Але з таким підходом ми програвали в часі.
Для операційної роботи використовували MS Planner, Trello, але ці інструменти є ефективними, якщо в них працює невеличка команда, яка веде один проєкт.
Пошук рішення
Два роки тому ми підбирали ІТ рішення, яке б підсилило перехід компанії до проєктного менеджменту. На ринку ми знайшли декілька пропозицій, наприклад рішення від Zoho Corporation.
Проте відкинули їх через низку причин, наприклад:
1) налаштування цих програмних продуктів потребували доволі багато часу, натомість – жодних гарантій, що майбутнє фінальне рішення буде зручним для нас;
2) висока вартість;
3) підтримка продукту та його адаптація – наша ментальність та ментальність західних команд дещо відрізняється, і це впливає на сам продукт, його наповнення та функціонал.
В процесі пошуку нам порекомендували ІТ рішення LEO PPM від LEO Consulting.
LEO PPM максимально заточене під наші українські потреби – воно враховує багато моментів, які притаманні саме нашому ринку і особливо цікавою для нас стала надбудова над MS Project, яка дозволяла вносити дані, які стосуються саме проєкту: бізнес кейси, картки, ризики, інциденти, фінанси тощо.
LEO PPM є джерелом аналітики, яка не ведеться в фінансових або управлінських системах. Тут є такі речі, які ми можемо зібрати для подальшого аналізу як штучним інтелектом, так і на ретроспективах. Це є дійсно крутою та унікальною функцією і створює додаткову цінність цьому продукту.
Для ведення задач є MS Project або інші інструменти. В LEO PPM є речі, які допомагають консолідувати інформацію по конкретному проєкту в одній точці для подальшого прийняття управлінських рішень.
Розвиток LEO PPM в компанії
Разом з командою LEO Consulting ми кастомізуємо окремий функціонал в рішенні. Наприклад, ми додали інформацію про партнерів та частку їхньої участі, а також доопрацьовуємо картку обліку фінансів.
З появою LEO PPM ми прийшли до єдиних джерел даних і намагаємось максимально виключити Excel як щоденний інструмент для ведення діяльності.
Наразі всі операційні задачі та проєкти ведуться в LEO PPM. В планах – масштабувати це ІТ рішення на всі портфельні проєкти нашої інвесткомпанії. Тому наступна сходинка – перевести діяльність інвестиційних проєктів в середовище LEO PPM.
Завдяки LEO PPM ми приходимо до єдиних стандартів в управлінні.
Вже сьогодні в нас змінилось технологічне ставлення до проєкту. У нас чітко визначені ролі: хто є керівник, спонсор, команда, етапи і таке інше.
До вашої уваги відеозапис виступу Олександра та Юрія на Project Conference 2024. Тема виступу – Діджиталізаця процесів управління проєктами в інвестиційній компанії.
Людський фактор
На етапі навчання, яке йде в рамках впровадження LEO PPM, з’ясувалось, що під поняттям «проєкт» кожен представник команди розуміє щось своє – для когось це waterfalll, у іншого це scrum, у третього це татаро-монгольське іго, у четвертого хвилі, що набігають, і так далі. Начебто терміни всі про одне і те саме, але у кожного на практиці це означає щось зовсім інше.
Щоб вирішити цю проблему, ми розробили допоміжні документи: регламент управління операційними проєктами, регламент управління інвестпроєктами, положення про управління проєктами, інструкція керівника проєкту.
Створення регламентів потребувало чимало зусиль та часу. Команда працює багато років, а у кожного в голові своє бачення щодо проєктів, свої кроки, свої процеси, своя відповідальність. За майже вісім місяців завдяки модерації та допомозі Олексія Просніцького ми перевели наші знання щодо проєктів зі статусу «неявні» в «явні».
Ще одна особливість у людей, яка негативно впливає на процес проєктного управління – небажання фіксувати негативний досвід та допущені помилки з подальшим аналізом.
Фіксувати вивчені уроки – це зовсім інша культура та інший підхід. Ми дуже хочемо, щоб наша культура та ставлення до помилки була як до винагороди. В свою чергу система LEO PPM дозволяє створювати архів не тільки проєктів, з яких ми вже вийшли, а й архіви наших помилок, знахідок, певну історію, до якої можна звернутися у майбутньому.
Вже зараз команда відчуває низку переваг від роботи з LEO PPM:
1) можна проконтролювати та побачити хто в якому проєкті задіяний, і яке у нього навантаження;
2) якщо вся інформація стосовно проєкту занесена в систему, при залученні нових людей в команду адаптація займає набагато менше часу. Людина зайшла в LEO PPM, почитала бізнес кейси, картки, ризики, стейкхолдерів, зорієнтувалась що виконано/не виконано і тд.
LEO PPM і стратегія компанії
У нас є ціла низка стратегічних цілей на рік, три та десять років.
Всі цілі внесені в LEO PPM. Тож, під час створення того чи іншого проєкту в системі, ми чітко розуміємо, до якої з цілей ми наблизимось завдяки його реалізації і фіксуємо цей зв’язок в ІТ середовищі.
Такий процес дисциплінує і РМа, і його команду. Це допомагає мотивувати команду і утримувати її в спільному інформаційному полі стосовно стратегії компанії.
Метрики по досягненню цілей у нас в компанії ведуться вже протягом останніх 25 років. Раніше цілі виконували на 80-85%. В 2024 році ми досягли всіх цілей, які були поставлені перед компанією. Навіть перевиконали на 1%.
LEO PPM став одним з інструментів, який дозволив бачити картину бізнесу в актуальному стані. Раніше багато завдань було в голові керівника окремого департаменту. Зараз ці плани є на борді, до якого можна звернутися, і це дозволяє виконувати з меншими затратами та ризиками певні програми або проєкти.
Плани на майбутнє
В цьому році ми зайнялись управлінням ресурсів. Виявилось, є люди, яким треба працювати по 16 годин, щоб виконати всі свої задачі. І зрозуміло, що це перевантаження дуже швидко призведе до вигоряння. Проте є й зворотні кейси, коли спеціалісти недовантажені роботою.
Тому перед нами стоїть завдання, бачити не тільки ресурси в часі по окремих проєктах. Ми працюємо над тим, щоб бачити картинку по кожному співробітнику з урахуванням завантаження на кожен день. Вимоги часу такі, що треба це впроваджувати. Наразі ми єдина інвестиційна компанія, що веде подібний облік.
Можна сказати, що це експеримент, и чи працює такий підхід для всієї команди нашої компанії буде видно пізніше. Адже тут майже немає скрам майстрів, якісь сидять і розписують вагу та кількість годин на окрему задачу. Проте є певні задачі, по яких це цілком можливо реалізувати, наприклад, що стосується дозвільних документів, проєктування тощо.
Ми поставили собі за мету кожного місяця зменшувати переноси дедлайнів на 10%, а це потребує дуже багато роботи навіть поза проєктом. Адже йдеться про адекватність планування, якість розрахунків, створення резервів тощо.