Впроваджені продукти: LEO PPM (Power Apps, Power Automate, Power BI, Planner Premium).

Тривалість проєкту: 1 рік.

Сфера: фармацевтика.

Масштаб компанії: великий бізнес (1200+ працівників).

Локація: Київ, Україна.

Команда, що працювала над впровадженням: Олексій Просніцький, Олеся Гончар, Віталій Денисов, Інна Курило.

Упродовж 2024 року, а саме, в період з січня по грудень, команда LEO Consulting спільно з офісом управління проєктами компанії «Дарниця» успішно впровадила LEO PPM для провідного гравця фармацевтичного ринку.

Ми поспілкувалися детальніше про результати впроваджень з Володимиром Красотіним, Директором департаменту цифрової трансформації фармацевтичної компанії «Дарниця» та Андрієм Сіренком, керівником PMO.

Про компанію

«Дарниця» –  найбільший національний виробник лікарських засобів. Для розуміння масштабів: кожна шоста упаковка ліків, продана в Україні, виготовлена саме цією компанією.

Сьогодні в «Дарниці» працює понад 1200 співробітників.

Назрівання змін та створення команди РМО

Основний фокус компанії — виведення на ринок нових лікарських засобів, і проєктний підхід дозволяє робити це швидко, якісно та відповідно до сучасних вимог фармацевтичної галузі. Всі ключові бізнес-процеси реалізуються за допомогою ІТ-рішень, які переводять у цифровий формат всю інформацію — від документообігу до бізнес-аналітики. Сьогодні за це в компанії відповідає департаменті цифрової трансформації, задача якого спроєктувати та реалізувати архітектуру розвитку цифрових ландшафтів.

Головний офіс «Дарниці» працює з системою SAP, що включає багато різних модулів, а сучасний завод і склад керуються спеціалізованим програмним забезпеченням. У 2015 році було впроваджено рішення на базі Microsoft Project Server 2013 для корпоративного управління проєктами.

У липні 2023 року компанія прийняла рішення створити в департаменті цифрової трансформації підрозділ, який відповідатиме за стандартизацію підходу до управління проєктами та забезпечить експертизу при її здійсненні. Перед новоствореним підрозділом постав виклик знайти рішення, яке дозволило б ефективно управляти портфелем проєктів (PPM).

Аналіз зрілості компанії

Роботу в РМО ми почали з розробки глобальної моделі рівнів зрілості процесів (Рис. 2). Це було необхідно, щоб зрозуміти, на якому етапі перебуває компанія та в якому напрямку слід рухатися.

Після проведення оцінки ми з’ясували, що компанія перебуває на першому рівні зрілості: відсутні стандартизовані документи та методологічні механізми контролю, не налагоджена звітність по проєктах, не визначені єдині інструменти управління. Ми усвідомили, що передусім необхідно закласти міцний фундамент.

Критично важливим стало впровадження інструменту, який би об’єднав усі артефакти та створив єдиний робочий простір для управління проєктами. Але нам потрібно було не просто рішення для управління окремими проєктами, а комплексний підхід, що в перспективі дозволив би пов’язати результати проєктів, програм і портфелів зі стратегічними цілями компанії.

На той момент управління проєктами здійснювалось за допомогою Microsoft Project Server. Він дозволяв керувати пулом завдань, розкладом проєкту і призначати ресурси. Однак цього було недостатньо для впровадження повноцінної PPM-моделі.

Microsoft Project Server не був інформативним з точки зору історії портфелів проєктів: відсутня можливість порівнювати аналогічні проєкти між собою, бачити як з ініціативи народжується проєкт, а в подальшому різні його стадії тощо. Для побудови ефективної системи управління проєктами компанії був потрібен більш гнучкий інструмент і такий, який можна буде масштабувати.

Підбір ІТ–рішення

На заміну Microsoft Project Server Проєктний офіс шукав рішення, яке було б простим та зручним, також чималу роль відігравала вартість рішення.

Вибір оптимального рішення завжди вимагає зваженого підходу. На корпоративному ринку існує два основні напрями: Jira або продукти Microsoft.

Маючи певний досвід роботи з Atlassian, команда «Дарниці» швидко зрозуміла, що цей варіант не підходить. Обмежені можливості налаштувань та необхідність докуповувати окремі компоненти робили його менш привабливим. Тому було прийняте рішення зосередитися на платформі Microsoft.

Проаналізувавши ринок та доступні варіанти, Проєктний офіс зупинився на ІТ-рішенні LEO PPM від LEO Consulting. Воно дозволило адаптувати та стандартизувати життєвий цикл проєкту відповідно до особливостей компанії.

До більш складних та багатокомпонентних рішень компанія не була готова ні процесно, ні морально, ні фінансово. «Дарниця» обрала LEO PPM, як інструмент, що є цілком ефективним з точки зору адаптації, швидкості впровадження, а також швидкості побудови процесів.

LEO PPM, побудований на Power Platform, ідеально вписався в існуючу екосистему, адже компанія вже використовувала інші рішення на цій платформі. Крім того, важливу роль відіграли доступність команди впровадження, оптимальна вартість володіння та високий рівень підтримки. Сукупність цих факторів зробила LEO PPM від LEO Consulting найкращим вибором для «Дарниці».

3 переваги, які отримала «Дарниця» від впровадження LEO PPM:

1) Компанія отримала прозорий механізм збору та відбору проєктів, який містить в собі ключову інформацію про важливість проєкту, розмір і потребу в ресурсах для його реалізації, тривалість виконання, вплив на організаційні зміни тощо.

2) Проєкти було розподілено на лінійні та стратегічні, що дозволило впорядкувати проєктну діяльність та забезпечити ефективне управління стратегічними ініціативами компанії.

3) Впроваджено автоматизовану звітність. Тепер не потрібно витрачати час на збір інформації та створення презентацій — всі дані завжди доступні у системі в режимі реального часу. Тепер кожен проєкт оцінюється за чіткими критеріями, що дозволяє порівнювати їх між собою та приймати зважені управлінські рішення.

Як LEO PPM вплинуло на ефективність у компанії

LEO PPM — це не просто інструмент для управління проєктами, а повноцінне PPM-рішення, яке дозволяє об’єднати управління бюджетами, базовими планами та їх візуалізацію через Power BI-звіти. Саме впровадження LEO PPM допомогло інтегрувати всі ці процеси в «Дарниці» в єдину систему.

Завдяки реорганізації проєктної діяльності за 2024 рік Проєктний офіс більше ніж вдвічі підвищив ефективність виконання проєктів. Це дозволило посилити контроль над бюджетами без втручання у фінансові процеси компанії.

При більш якісному управлінні змістом проєкту, підвищується ймовірність його вчасного виконання, а отже і контролюється його вартість. Оцінюючи бізнес-результати реалізованих проєктів, можемо сказати, що вони зросли на 20–30%.

В «Дарниці» LEO PPM працює вже більше 2-х років і це рішення вже стало частиною корпоративної культури компанії.

Головні висновки

Перший урок

Усі проєкти в компанії повинні бути інтегровані в єдину систему. Так само, як не може існувати розрізнена інформація про фінанси чи продажі, не можна допускати, щоб аналітика та дані про різні проєкти зберігалися у різних середовищах. Оскільки ресурси та фінансування для реалізації проєктів спільні, необхідно мати єдину платформу для управління та аналізу даних.

Другий урок

На момент впровадження та налаштування LEO PPM, у PMO було чітке уявлення про цільові характеристики майбутньої системи управління проєктами. LEO PPM – це своєрідний конструктор, і Проєктний офіс мав бачення моделі, яку потрібно з нього зібрати. Це дозволило сформулювати чітке технічне завдання, написання якого зайняло 1,5 місяці. Зустрічі з командою LEO Consulting були максимально предметними та ефективними, адже всі учасники чітко розуміли як має виглядати кінцевий результат. Це дозволило скоротити час на узгодження деталей і суттєво прискорило впровадження рішення.

Стратегія, портфель, проєкти: єдина система управління

На рівні компанії важливо інтегрувати три рівні управління:

– Стратегічне управління  відповідає на питання «Куди ми рухаємося?»

– Портфельне управління визначає «Що і навіщо ми будемо (або не будемо) робити?»

– Проєктне управління дає відповідь на питання «Як ми будемо це реалізовувати?»

Кінцева мета – побудувати в LEO PPM наскрізну модель, яка пов’яже стратегію, портфелі, проєкти та продукти в єдину систему. Це неминуче призведе до організаційних та процесних змін у компанії, адже вплине на всі рівні управління.

Для цього був розроблений road map, який визначає, як ця мета буде досягнута. Реалізацію планується завершити до 2027 року.

Проєктна діяльність – спільна відповідальність компанії

Проєкти не належать якомусь одному департаменту – це спільна відповідальність всієї компанії. Було створене методологічне підґрунтя, яке формує практичні навички та стандарти управління проєктами.

Ключова задача РМО – показати та довести ТОП-менеджменту перспективи портфельного стратегічного управління та його цінність. Проєктний офіс вже має конкретні результати: лише за один рік роботи вдалося досягти відчутних змін, і чітко визначені можливості для подальшого масштабування.