У першій половині 2017 року наша компанія закінчила впровадження Project Online для управління R&D проектами в компанії Acino Україна. Після успішного співробітництва та супроводу Project Online, консультацій з методології управління проектами та розроблених звітів за проектами і портфелем проектів у Power BI, нашу компанію було залучено для впровадження Project Online & Power BI в центральному офісі управління проектами компанії Acino в Цюріху. Крім стандартних кроків, процесів і звітів нашій компанії потрібно було спільно зі співробітниками РМО створити нестандартне рішення…

Передмова про знайомство з Acino…

Портфель компанії Acino складається з безлічі програм проєктів, кожна з яких є календарним планом із типових блоків робіт, спрямованих на досягнення ключових проміжних результатів (Milestones), необхідних для запуску продажів певного продукту компанії в декількох країнах світу. Групи контрольних віх у програмах закріплені за певними відповідальними менеджерами компанії.

Для моніторингу стану проєктів і своєчасного реагування на відхилення було налаштовано пакет звітів Power BI, під’єднаних до сервера Project Online. Спеціальні корпоративні поля проєктів були використані у звітах для структурування та фільтрації даних про стан завдань на рівні географічних регіонів, кластерів і країн, а також групування за рангами пріоритетів, поточними стадіями реалізації програм.

За допомогою спеціальних налаштувань запитів і додаткових обчислень у моделі даних Power BI вдалося істотно розширити спектр аналізу показників реалізації проєктів і виокремити власні відхилення за кожною групою Milestones із загального накопичувального відхилення критичного ланцюга, що формується попередниками інших блоків робіт. Це дало змогу на рівні програм проєктів виявити “слабкі ланки” критичного ланцюга, які спричиняють найбільші відхилення термінів досягнення кінцевих результатів.

Для оцінки стану проєктів керівники портфеля компанії Acino використовують не тільки KPI відхилень оперативних термінів завдань і ключових Milestones від базового плану, а й доволі незвичні для нас KPI відхилень очікуваних фінансових результатів проєктів. Планування обсягів продажів продуктів за країнами та очікуваного прибутку компанії виконується в сторонніх додатках і фіксується в спеціальних таблицях Excel, опублікованих на пов’язаному сайті Share Point. Ці дані були інтегровані в моделі звітів Power BI з усіма ключовими Milestones програми проєктів у Project Online. Будь-які відхилення оперативних термінів ключових подій у портфелі Project Online ініціюють автоматичний перерахунок KPI очікуваних фінансових результатів проєктів на найближчі 5 років.
Таким чином, усі команди програми проєктів отримали вимірюваний мотиватор для оцінки результатів своєї роботи в загальному комплексі завдань календарних планів проєктів.

Чим менше затримок термінів виконання Milestones у кожної команди, – тим кращі індивідуальні показники KPI і відповідно – підсумковий KPI за програмою кожного продукту в портфелі.

Для підвищення залученості команд у процеси управління змінами в проєктах і ухвалення своєчасних управлінських рішень з робочої області Power BI топ-менеджменту було налаштовано рольовий розподілений доступ до всіх опублікованих звітів для керівників проєктів, регіональних груп, виконавців типових блоків робіт. Усі учасники проєктів отримують доступ до відфільтрованої аналітичної інформації звітів відповідно до призначеної ролі.

У результаті плідної співпраці фахівців Acino та LEO Consulting вдалося досягти таких результатів:

• істотно впорядкувати оперативну інформацію про виконання всіх програм проєктів компанії Acino;
• знизити ризики “пропущених” затримок завдань і досягнення ключових результатів;
• підвищити зведену аналітику KPI від окремих програм проєктів до рівня портфеля;
• використовувати умовні графічні індикатори для візуальної ідентифікації актуальних завдань і віх, які повинні завершитися в найближчий період часу, що виконуються із затримками;
• інтегрувати у звітах Power BI прогнози очікуваних фінансових результатів проєктів в Excel з динамікою змін оперативних планів у Project Online;
• персоналізувати показники KPI для кожної групи ключових Milestones за виконавцями;
• оптимізувати актуалізацію оперативних даних про виконання проєктів і забезпечити постійний доступ усіх зацікавлених осіб до звітів Power BI;
• істотно скоротити час, необхідний для виявлення відхилень у проєктах і ухвалення необхідних керівних рішень.