Ми взяли інтерв’ю у Мельника Леоніда Івановича, виконавчого директора корпорації нерухомості РІЕЛ та члена ради директорів. Леонід Іванович поділився враженнями від співпраці з командою LEO Consulting та результатами від спільної роботи по впровадженню.
Співпраця Корпорації нерухомості РІЕЛ та LEO Consulting розпочалась у 2017 році і за цей час ми реалізували два проєкти.
Першим проєктом LEO Consulting навчив команду RIEL водити в машину, а другим проєктом вони навчили нас правилам дорожнього руху.
Перший проєкт впровадження по цифровізації та впровадження MS Project Online відбувався з листопада 2017 по червень 2018 рр.
Він був на стільки успішним, що компанія Microsoft зробила офіційний кейс «Впровадження Microsoft Project Online & Power BI & Microsoft 365 (Teams/Planner) в девелоперській компанії РІЕЛ».
Актуальність першого проєкту назріла через те, що ми мали розбіжності між процесом реалізації та процесом надходження. Приведу приклад: приходить керівник проєкту до фінансового директора і каже: «Нам для реалізації робіт потрібно 1 мільйон гривень на місяць.» Що це означає для фінансового директора? – Відповідно організувати процес продажів, щоб продати квартир на 1 мільйон. Уявімо, ми це зробили. А керівник проєкту виконав робіть на 500 тисяч. Виникає питання «Що робити з цими залишковими 500 тисячами?». Виглядає класно – чудово продали! Але що з грошима робити? Відтак, для нас, як і усіх інших будівельних компаній, є дуже важливим, щоб процес реалізації будівництва був максимально синхронізованим з процесом надходження коштів.
Також проєкт був впроваджений, щоб звести всі інформаційні потоки в один інструмент – Microsoft Teams та позбутися втрат інформації.
Третя і також важлива причина – перейти на систему автоматичної збірки та побудови звітності через Microsoft Power BI.
Другий проєкт тривав 3,5 місяці з жовтня 2020 по січень 2021рр. За цей час команда РІЕЛу на чолі з Олексієм Просніцьким розробили і впровадили корпоративні стандарти/систему управління проєктами в нашій компанії. В даному проєкті Олексій виступав у різних ролях – коуч, ментор, консультант, фасилітатор.
Про компанію
Корпорація нерухомості РІЕЛ працює з 2003 року у Львові та з 2013 року створює об’єкти у Києві.
Опис ситуації
В певний момент наша компанія почала стрімко зростати: збільшувалась кількість проєктів, з’являлись нові члени команди. Ми не мали прописаних стандартів, процесів, регламентів або певних визначених правил. І це призвело до того, що команда РІЕЛ складалась з двох типів працівників: перший тип – ті, хто ніс в собі певні знання та підходи до роботи; та другий тип – нові члени команди, які хотіли працювати так, як їм було б зручно.
Раніше ми пливли по течії і ми могли собі це дозволити, адже в нас не було великих обсягів. Уявіть собі, якщо ми в роботі колись мали 100 тисяч квадратних метрів, а зараз ми маємо 700.
Влітку 2020 року ми звернулись до LEO Consulting, бо не могли рухатись далі без створення єдиної корпоративної системи для роботи.
Ми вирішили, що в рамках проєкту ми створимо опис девелоперського процесу – регламент управління девелоперським проєктом від пошуку земельного ділянки до введення об’єкта в експлуатацію. Це є основний процес компанії і нам необхідно було описати його з усіма основними документами, чек-листами, створити до цього положення про управління проєктами в компанії, положення про офіс підтримки проєктів та посадові інструкції для різних ролей (керівника проєкту, адміністратора проєкту та інших).
Як відбувався проєкт розробки та впровадження корпоративної стандарти/систему управління проєктами
В жовтні 2020 року відбулась презентація майбутнього проєкту для команди. Ми всіх ввели в курс справ та повідомили що буде відбуватися та яких результатів ми очікуємо. Також ми сформовали команду для цього проєкту, нас було 15 осіб. Ми зустрічались офлайн один раз на два тижні та протягом двох днів розробляли документи.
Саме таким чином був запропонований процес колективної роботи Олексієм Просніцьким:
- Чим більше людей в компанії будуть приймати участь у цьому проєкті, тим менше буде супротиву при його впровадженні та масштабуванні.
- Команда проєкту, яка розробляла документи, буде відчувати свій вклад та вважати їх “своїми“, а не нав’язаними вищим керівництвом.
- Команда проєкту, спілкуючись з іншими співробітниками компанії, буде розповідати про «наші документи, наші напрацювання, наші процеси», таким чином залучаючи ще більше людей до проєкту.
- До кінця проєкту всі в компанії будуть знати про цей проєкт і що всіх очікує.
Ми сконструювали дорогу, яким чином і куди нам йти. Ми буквально сідали і займались рутинною роботою – аналізували яка наша дорога, які є на ній перепони, які знаки – попереджуючі або забороняючі, яка команда має бути і так далі.
З жовтня 2020 по січень 2021рр. ми створили нові документи:
- Положення про управління проєктами,
- Положення про офіс підтримки проєктами,
- Регламент управління девелоперським проєктом,
- Рольові інструкції учасників життєвого циклу (керівника проєктів входження, керівника проєктів реалізації, керівника офіси підтримки проєктів, адміністратора девелоперського проєкту, керівника будівельного об’єкту, кошторисника).
Важлива ремарка: ми відійшли від концепції саме офісу управління проєктами і створили, з подання Олексія Просніцького, Офіс підтримки проєктів, через його акцент саме на підтримку всіх процесів девелоперського проєкту.
Наша робоча група створила та затвердила всі необхідні документи і в лютому 2021 року в Києві ми провели презентацію наших напрацювань та нових стандартів взаємодії для всього штату працівників.
Впровадивши нові стандарти ми залучили людей до їх вивчення та проходження тестування. Тобто, усі члени команди, здавали іспити на знання процесів: що відбувається в тій чи іншій ситуації, хто які рішення приймає тощо. Це призвело до того, що у нас в компанії дійсно дуже змінилися підходи.
Результат
Станом на сьогодні згідно рейтингу “Нашого часу” компанію РІЕЛ визнали найбільшим забудовником Львова. Також, компанія входить в ТОП-5 найбільших забудовників України.
Сьогодні кожен наш проєкт це є продукт, який ми починаємо з отримання заявки на земельну ділянку і до передачі цього проєкту в руки безпосередньо власників ОСББ.
Однією з цікавих розробок стала матриця формування проєктної команди в залежності від масштабів проєкту. Також ми вирішили розділити роль Керівника проєкту на дві, з точки зору життєвого циклу – Керівника проєкту входження та Керівника проєкту реалізації.
Вкрай важливим є присвятити вступний розділ перевагам цієї системи та оцифрувати її ефективність. Коли я розповідаю нашим конкурентам про корпоративну систему управління проєктами РІЕЛ, то більшість виходять після зустрічі зі мною і кажуть, що їм здається ніби вони два роки в університеті провели після моєї лекції, з точки зору отримання нової інформації.
Про стрибки розвитку компанії
Без перебільшення скажу, що після впровадження MS Project Online, Microsoft 365 та Microsoft Power BI та Корпоративної системи управління проєктами, які ми здійснювали разом з LEO Consulting, наша компанія відчула стрибки розвитку та щоразу після співпраці виходила на новий рівень.
Окрім цих двох стрибків хочу згадати ще про два важливих проєкти, які просунули РІЕЛ вперед.
Розробка системи Property Made – продукт, який “упакував” процес продажу. Він в собі містить саму функцію продажу, планування продажів, має фінансово-облікову політику. Велика заслуга успішності реалізації цього інструменту належить Тарасюку Роману Івановичу.
Цей продукт створили виключно для РІЕЛу. Він поєднав у собі повністю перелік приміщень, з якого формується “шахматка”, створюється стратегія ціноутворення, коефіцієнти, різні теги, перелік потенційних клієнтів та тих, які вже придбали житло. Також ця система забезпечує формування договорів у різних схемах, автоматичне формування графіків, має інтеграцію з обліковою системою тощо. Таким чином ми завжди маємо змогу отримати актуальну інформацію про майбутнє надходження і можемо відслідковувати касові розриви.
Також, хочу відмітити ривок у розвитку компанії 2018 року, який наступив після впровадження модельного господарства – системи проєктування Autodesk Revit. Впровадження цього інструменту в компанії відбулось завдяки Максиму Залізняку. В REVIT відбувається просторове проєктування в оксидометричних формах з визначенням обсягів.
За допомогою цього продукту проєкт можна розглядати з усіх сторін, зайти в кожний куточок кімнати, квартири, коридору, бачити спеціальні приміщення, технологічні приміщення, ВРП, електричні, теплові і так далі. Інформація в цій системі працює для двох користувачів: для потенційного покупця та для будівельника.
Ми прийняли спільне рішення на Раді директорів. Ми не залучаємо проєктну організацію, яка не проєктує системі Revit. На жаль, таких проєктних організацій в Україні мало, адже далеко не всі хочуть вчитись та змінюватись. Проте усі європейські компанії працюють виключно з Revit, це є фундаментом для роботи і ми розділяємо ці погляди.
На поточний момент всі ІТ системи – Microsoft Project Online (управління проєктами), Property Made (управління продажами), Revit (управління проєктуванням), ERP (управління ресурсами), CRM (управління клієнтами) об’єднанні між собою в єдине середовище даних, в ньому ми обробляємо всі дані для отримання актуальної інформації.
Про команду
Без команди, без цього всього, що ми разом робимо, я сам нічого не вартий.
Зі мною працюють професійні хлопці та дівчата і я вважаю, що такі як вони і є нашим українським майбутнім. Не моїм, а нашим. Я опираюся на них та прислуховуюсь до їхньої думки, вони є фундаментом новітніх технологій в нашій компанії.
До 2018 року у нас був непрофесійний підхід до управління проєктами: ми приходили на об’єкт і бачили його виключно з будівельної точки зору – що вийшло, те вийшло. Не було ані прагматики, ані дорожньої карти. Все це змінилось завдяки членам команди РІЕЛ.
Ми завжди відкриті до появи в команді нових кваліфікованих професіоналів, які поділяють наші цінності та готові розвивати себе та нашу компанію.
Про місію та стратегію компанії
Ми хочемо просувати тему управління проєктами. Ми хочемо власним прикладом вчити нашого українського забудовника, в широкому розумінні цього слова, як правильно потрібно управляти проєктами.
Я вважаю, що про стратегію потрібно говорити наступним чином. Треба так працювати, щоб прибуток зростав. А це тягне за собою всі інші речі: будувати вчасно, робити красиві проєкти, якісно будувати, але будувати чим дешевше, тим краще. Якщо ці складові: час, проєкт, якість, ціна, будуть виконані в найкращому вигляді, то це і є досягненням стратегії.
А всі ці речі можна досягнути тільки за рахунком впровадження новітніх інструментів та технологій.
MS Project, Property, MS Teams, MS Power BI тощо – і є інструментами для досягнення стратегії.