Сергій Чехла та Олексій Просніцький, представники команди LEO Consulting, в період з травня по жовтень 2022 року, активно допомагали компанії Pro-Energy у впровадження від Microsoft 365, а саме Teams, Project for the Web, Outlook, Planner etc.
Продукти, що впроваджувались: Microsoft 365: Teams, Project for the Web, Outlook, Planner
Тривалість впровадження: 6 місяців
Сфера діяльності компанії: біоенергетична
Розмір компанії: малий бізнес (15+ працівників)
Географія: Україна, Київ
Ми поспілкувались з Володимиром, який був ініціатором впровадження Microsoft-рішень в компанії Pro-Energy та залюбки ділимось з вами ключовими тезами нашого інтерв’ю.
Мене звати Володимир Конончук, я заступник директора Pro-Energy. Моя роль пов’язана з управлінням проєктами – я відповідальний за реалізацію більшості проєктів в нашій компанії. Також, я приймаю участь у розвитку компанії, для прикладу наразі я очолюю напрямок маркетингу та відповідальний за побудову процесів компанії, їх оптимізації та автоматизації.
За освітою я інженер будівельник, а за покликанням проджект менеджер.
Про компанію
Компанія Pro-Energy почала свою роботу в сфері відновлювальної енергетики та енергоефективності з 2014 року як консалтингова компанія, а вже зараз ми реалізуємо біоенергетичні проєкти як гененеральний підрядник.
Ми позиціонуємо себе як біоенергетична компанія. Ми виокремили для себе 2 основних стратегічних напрямки розвитку: перший – це реалізація біоенергетичних проєктів для наших замовників, а другий – девелопмент та реалізація таких проєктів у якості інвестора/співінвестора.
В 2014 наша команда складалась з 4х людей, на сьогодні нас 15+.
Фото команди Pro-Energy
Специфіка нашої діяльності потребує особливих знань, адже це не будівництво в класичному його сенсі. Здебільшого наші спеціалісти потребують знань в сфері інженерії, а будівельна складова є підтримуючою. Основна наша діяльність – це інтеграція біоенергетичних технології відповідно до потреб українського ринку, що включає в себе розробку інжинірингу, проектування, поставка та монтаж обладнання, пусконалагоджувальні роботи та введення об’єктів в експлуатацію з послідуючим сервісним обслуговуванням.
Фундаментом нашої роботи є міжнародні партнерства – ми залучаємо технології від іноземних технологічних компаній, які в подальшому інтегруємо на території України.
Наша стратегія – стати біоенергетичними девелопером, тобто будувати самостійно з залученням інвестицій. Ми вбачаємо перспективу стати енергетичним девелопером і безпосередньо перейти в новий формат бізнесу: виробництво та постачання енергоносіїв (біометан) та електроенергії з відновлювальних джерел.
У зв’язку з нестабільною ситуацією, нестійким законодавством та воєнним станом в країні, ми зберегли певну диверсифікацію бізнесу. До прикладу, зараз приймаємо участь в консалтингових проєктах у сфері централізованого теплопостачання для декількох громад, а також займаємося постачанням когенераційних газових установок (КГУ) для виробництва електроенергії.
До впровадження
Особливість нашої діяльності полягає в тому, що ми кросфункціональні.
Попри те, що проєкти реалізовувались, був присутній відчутний дискомфорт у роботі: не було розуміння на якому етапі перебувають проєкти, що відбувається з проєктом, чи потрібно здійснити якісь коригувальні дії тощо. Це нерозуміння та відсутність планування викликали роздратування.
Свою репутацію та імідж наша компанія здобувала на власному досвіді: ми вчилися на своїх помилках. І могли б робити це більш ефективно, аналізуючи набутий досвід, фіксуючи підсумки, занотовуючи влучні та провальні рішення, здійснюючи системний аналіз. Ми цього не робили системно допоки я не потрапив на навчання в школу PRO PM.
В PRO PM я розпочав навчання в грудні 2021 року на програмі Керівник будівельних проєктів, група СРМ11. В той період я повністю переосмислив своє бачення проєктного управління та його можливостей.
Учасники групи СРМ11 (навчальна програма Керівник будівельних проєктів в школі PRO PM)
Назрівання змін
Перехід на ІТ-продукти від Microsoft відбувся в найкритичніший для нас, коли почалася повномасштабна війна, в наслідок чого вся команда Pro-Energy розсипалася по різним куточкам країни і треба було якимось чином збирати команду до купи, як морально так і в плані комунікації.
До лютого 2022 року ми намагалися впровадити хмарні сервіси і майже 3 роки працювали в Google Workspace (G Suite). Основні функції, які ми там закривали, це були функції комунікацій та зберігання документів у хмарі.
Орієнтовно в той же час назрівав момент поновлення підписки на рік за користування Google Workspace, але в той період всі рішення та дії в плані бізнесу були заморожені і ми прийняли рішення не продовжувати підписку. До кінця травня 2022 року ми були зайняті реорганізацією та моральним відновленням команди, виконували зобов’язання, які взяли на себе раніше тощо. І от в певний момент, коли руки дійшли до питань менеджменту, зрозуміли, що наша інформаційна система впала і наше середовище в Google Workspace заблоковане.
Про співпрацю
Жонглюючи купою робочих питань, які накопичились і які потрібно було вирішити на вчора, я дізнався від Сергія Чехли з LEO Consulting про те, що Microsoft пропонує безкоштовні ліцензії для усіх користувачів в Україні і ми вирішили використати цю можливість. Ми почали з простого – з впровадження каналів комунікації Outlook та Teams.
Основна проблема, з якою ми зіштовхнулись, була саме з міграцією з Google Workspace – синхронізацією електронної пошти та перенесенням контактів.
На той момент наша компанія мала обмежені фінансові можливості. Тому ми погодилися, що LEO Consulting допомагали нам з впровадженням нових ІТ-інструментів, а я взяв на себе навчання команди, адже проходження програми Керівник будівельних проєктів та вивчення можливостей Microsoft, сформували у мене певний бекграунд, яким я міг поділитись з колегами.
Неймовірна вдячність команді LEO Consulting, що не залишили мене сам на сам з додатками Microsoft. В нашій компанії я є локомотивом проєктного менеджменту, тож основна відповідальність «щоб все працювало», була на мені. У мене виникало багато питань і я регулярно звертався в LEO Consulting за підтримкою.
Про Адміністратора проєктів, Стейкхолдерів та нові можливості
З часом команда Pro-Energy повернулась в активний бізнес та почали з’являтись нові проєкти. Кількість задач зростала і я відчув, що кількість функцій, які зав’язані на мені, вже є непосильними. Я тонув проєктах і мені потрібна була допомога. За порадою Олексія Просніцького, ми доповнили нашу команду двома Адміністраторами проєктів.
Ми експериментували, застосовували гібридні підходи до управління проєктами, аналізували та працювали зі стейкхолдерами.
Хочу виокремити важливість роботи зі стейкхолдерами. Для прийняття рішень потрібно взаємодіяти з людьми – з тими, хто залучений в проєкт: на кого впливає проект або хто впливає на проєкт? Проаналізувавши всю інформацію про людей, хто вони, в якому бізнесі, хто замовник, які методи впливу тощо, ви маєте значно ширшу картину щодо вашого проєкту, адже проєкт це і є люди. Моя задача як керівника проєкту не створювати графіки проєкту, а приймати рішення на його основі. Актуальність та правильність графіків це задача адміністраторів проєктів.
Паралельно з залученням ролі адміністратора, ми впровадили MS Project, який, до речі, на той момент часу також був безкоштовним для українських компаній. Вже разом з адміністраторами ми почали більш системно та правильно налаштовувати проєктний менеджмент.
Скріншот реального проєкту Pro-Energy
Всі дії та зміни дали свої плоди – ми скоротили тривалість певних етапів життєвого циклу проєктів після того як на одному з проєктів розробка проєктної документації мала б зайняти 6 місяців, а ми її виконали за 3. У зв’язку з цим (і не тільки) в подальшому ми почали отримувати більші проєкти. Також, беззаперечною перевагою є те, що деякі наші замовники також використовують програмне забезпечення від Microsoft. І просто лише наявність цього інструменту в нашому щоденному використанні, вже є кредитом довіри до нас, як до виконавців, бо ми спілкуємось однією мовою.
Звісно, можна було б продовжувати працювати в Excel, але моя мета закласти фундамент для розвитку компанії. Навіщо впиратись в стелю, якщо можна одразу передбачити потенціал для росту?
Враховуючи обставини, які відбуваються в країні, не слід очікувати, що застосування ІТ-інструментів різко виведе компанію на новий рівень. Зараз відбувається гра на виживання. Але ІТ-інструменти точно зроблять ваш бізнес більш прозорим, керованим, швидким з точки зору комунікацій, безпечним та зручним.
Про нас кажуть, що ми компанія, яка не просто виконує роботу, а надає сервіс. І це ми можемо здійснювати в тому числі за рахунок використання ІТ-інструментів.
Виклики на майбутнє
У нас в компанії просідає питання завантаженості та розподілу ресурсів. Нам складно їх вирівняти. Мені б хотілося, щоб у майбутньому ми здійснювали стратегічне планування з урахуванням проєктної сутності нашого бізнесу і розглядали перспективи впровадження LEO PPM, але важко спрогнозувати коли це може відбутися. Ми проектна компанія і проекти повністю впливають на нашу безпосередню стратегію, тож поки ми робимо це генеральний підрядники, я не бачу можливості впровадження такого інструменту. Коли настане час і ми станемо девелоперами біоенергетичних проектів, то для нас важливо буде зрозуміти стратегічний вплив кожного девелоперського проекту на стратегічні цілі компанії і саме тоді LEO PPM допоможе нам зробити це якісно!