Проєкт впровадження рішення по управлінню ідеями, портфелями проєктів, програмами, проєктами та ресурсами від компанії Projectum Apps для групи компаній МХП тривав з жовтня 2020 року по червень 2021 року. Команда проєкту впровадження зі сторони LEO Consulting – Олексій Просніцький – спонсор проєкту, Сергій Чехла – менеджер проєкту, Віталій Денисов – Power BI Developer та Юрій Степанов – аналітик.
Марат Торянік, Керівник глобального центру експертизи з проєктного управління і розвитку діджитал продуктів МХП.
Відповідає за реалізацію цифрової трансформації шляхом впровадження стратегічних проєктів.
Про компанію
МХП – міжнародна компанія у сфері харчових та агротехнологій, виробник якісних і смачних продуктів харчування, що покращують життя споживачів. Працює у напрямах агро, виробництва продуктів харчування та ритейлу і має дочірні підприємства у Великій Британії, Саудівській Аравії, ОАЕ та країнах ЄС.
Акції МХП представлені на Лондонській фондовій біржі.
Як кулінарна компанія МХП розвиває понад 15 продуктових брендів (рис.1).
Рисунок 1. Продуктові бренди МХП
В партнерстві по всій Україні має понад 1500 торгових точок різного спрямування: мережа магазинів «Мʼясомаркет», заклади смачного безпечного фастфуду Döner Маркет, магазини «Їжа Свіжа», «Наша Ряба».
МХП об’єднує команду, якій цікаві масштабні проєкти – в компанії можна експериментувати, реалізовувати свої ініціативи та отримувати для цього всі повноваження.
Компанія впроваджує програму «МХП Поруч», що передбачає індивідуальний супровід та комплексну підтримку військових, ветеранів, їхніх родин та тих, хто чекає близьких з фронту.
Про стратегію
МХП реалізовує найбільшу цифрову трансформацію бізнесу в Східній Європі з використанням RISE with SAP. Найбільшою вона є за чотирма критеріями: географія присутності, кількість продуктів SAP, які одночасно впроваджуються, обсяги бюджетування та функціональні масштаби рішень.
Реалізація настільки обширної діджитал стратегії неможлива без чіткого управління проєктами цифрової трансформації. Для реалізації цієї задачі компанія МХП обрала продукт данської компанії Projectum Apps, який:
- консолідує в собі всі інструменти, достатні для управління ключовими галузями знань проєктного менеджменту
- дозволяє формувати в режимі онлайн доступну та достовірну звітність для прийняття управлінських рішень
- сприяє ефективному управлінню життєвим циклом проєктів на всіх рівнях і моніторингу ходу реалізації стратегічних ініціатив компанії
Про рішення
ІТ-рішення з управління стратегією, портфелями, програмами, проєктами від Projectum Apps для МХП складається з чотирьох пов’язаних програм:
- Power PPM для управління стратегією, ідеями, портфелями та проєктами.
- Team Planner для планування та балансування використання людських ресурсів.
- Time for Teams для трекінгу трудовитрат часу в проєктах.
- Power HUB для аналітики та формування звітності по проєктах, артефактах, ресурсах. Цей інструмент візуалізує дані в user-friendly форматі через сервіс PowerBI для кінцевих користувачів.
Про впровадження рішення від Projectum
Впровадження продукту від Projectum Apps у компанії МХП можна розділити на три глобальних етапи:
Перший – це розгортання рішень Power PPM, Team Planner, Time for Teams та Power HUB в середовищі МХП. Початок внесення інформації по поточних проєктах для наповнення системи даними. На цьому етапі ми обрали LEO Consulting, як стратегічного партнера для реалізації проєкту, адже ця компанія є єдиним офіційним провайдером рішення Projectum Apps в Україні.
Проєкт впровадження з LEO Consulting відбувавcя за методологією Waterfall (рис.2).
Рисунок 2 . Етапи проєкту впровадження з LEO Consulting
Другий етап – це стабілізація, період, присвячений технічній підтримці та подальшому розвитку продукту. Система Power PPM по завершенню проєкту впровадження (червень 2021 року) і система Power PPM станом на сьогодні (березень 2024) – це дві різні системи. Вона пройшла еволюційний шлях із залученням розробників Projectum. Ця компанія реалізовувала запити, адаптуючи систему під потреби МХП.
Цей етап є безперервним, оскільки ми активно користуємося системою, наростили в ній кількість користувачів та функціонал. Щороку ми вдосконалюємо і трансформуємо власні процеси, а отже маємо змінювати і систему, щоб вона якомога ефективніше відповідала потребам та цілям цифрової трансформації бізнесу.
Третій етап – масштабування Power PPM. Це рішення ми успішно впровадили у департаменті створення любові споживачів, який відповідає за маркетинг в МХП.
З одного боку цим ми суттєво зекономили кошти, адже уникнули дорогих промислових рішень. З іншого боку закрили 90% потреб крос-колег: тепер замість трьох інструментів, вони використовують одне рішення, яке дозволяє прозоро вести проєкти.
На сьогодні МХП залишається єдиною компанією у Східній Європі, яка використовує це рішення.
Про Power PPM
Power PPM дозволяє консолідовано і централізовано вести портфелі і програми, управляти бюджетами, ресурсами, ризиками та очікуваннями стейкхолдерів, зберігати та накопичувати організаційні активи та формувати звітність для прийняття управлінських рішень (рис.3).
Рисунок 3. Візуалізація продукту Power PPM в реальному часі в МХП
Система покриває базові потреби керівників проєктів, для того, щоб вони ефективно та швидко управляли проєктами.
З Power PPM ми централізували нашу діяльність і тепер не потрібно заходити в декілька систем або щось тримати в голові. Кожен користувач має персональний доступ з будь-якого девайсу, який підключений до мережі інтернет. Можна досить швидко ділитись інформацією з керівництвом, крос-колегами або зі своєю командою.
На сьогодні Power PPM покриває всі стратегічні проєкти з діджиталізації.
Користувачами Power PPM є керівники проєктів, керівники портфелів, керівник проєктного офісу, топменеджмент компанії, члени проєктного комітету, фінансові експерти.
Про Team Planner
З Team Planner ми можемо бачити вільний ресурс та його завантаженість, балансувати та планувати зайнятість людського капіталу в розрізі проєктних команд, ролей, проєктів, вакансій чи ресурсів портфеля (рис.4).
Рисунок 4. Візуалізація продукту TeamPlanner в реальному часі в МХП
Команда та зміни. За чи проти
Понад три роки в МХП одночасно з цифровою трансформацією тривала трансформація компанії із сировинної в кулінарну. Тож зміни – це вже звичне для всіх середовище для розвитку. Та щоб команда залишалась такою ж ефективною, потрібна адаптація. І тут найбільш важливими є два аспекти: технічна стабілізація інструменту та робота з людським фактором.
Технічна стабілізація інструменту – це період налаштування функціоналу і бізнес-процесів, які мали б цю систему оптимізувати. Тут важливу роль відіграє технічна підтримка компанії, яка займається впровадженням. З командою LEO Consulting цей процес був ефективним та оперативним.
Якість роботи з людським фактором, а саме з командою проєкту та кінцевими користувачами, впливає на стійкість компанії до змін та швидкість прийняття цих змін. Тому одним з перших кроків є залучення команди – тих, хто безпосередньо працює над імплементацією рішення. Найкращий варіант – коли команда амбасадорить продукт, драйвить процеси, коли кожен відчуває персональну відповідальність за спільний результат. Також вкрай важливо доносити цінність інструменту кінцевим користувачам – треба комунікувати навіщо ця система потрібна, як вона може покращити роботу та повсякденні операційні процеси, чому цей інструмент має замінити попередні, до яких люди вже звикли.
Коли ці два блоки виконані належним чином, колеги починають проактивно ініціювати додаткові ідеї та сприяти розвитку продукту власноруч.
Про Проєктний офіс
Попри всі виклики воєнного часу компанія продовжує стабільно працювати та робить суттєвий внесок у фінансово-економічну стабільність держави. Ми системно інвестуємо в економіку країни – не тільки сплачуючи податки, але й реалізуючи інвестиційні проєкти. Зокрема на діджитальну трансформацію у 2023 році спрямовано 11 млн доларів.
Проєктний офіс – це саме той діджитальний фронт-відділ у складі ІТ дирекції, який лідує цю цифрову трансформацію.
І якщо до початку повномасштабного вторгнення штат проєктного офісу налічував 11 співробітників, то зараз чисельність команди зросла більш ніж вдвічі і становить 25 співробітників.
Для нових членів команди у нас є етап онбордингу, щоб вони максимально безстресово вливалися у процеси. Для цього виділена роль в команді Проєктного офісу, інструкції та мануали в актуальному вигляді, зокрема і по рішенню Projectum, а також супровід на весь адаптаційний період.
Рисунок 5. Візуалізація звіту ІТ портфоліо МХП
lessons learned по створенню ІТ-екосистеми:
1) готуйтесь до змін та комунікуйте про це з командою. Люди та компанія мають бути готовими до змін і тут кардинально важливою є залученість лідерської команди як спонсорів трансформацій. Обов’язково донесіть до кінцевих користувачів важливість використання того чи іншого інструменту, адже саме вони результатами своєї діяльності наближатимуть компанію до досягнення стратегічних цілей.
2) налагодьте бізнес-процеси: вони мають бути зрозумілими, прозорими, вибудованими.
Якщо ми візьмемо до прикладу інформаційну систему управління проєктами, то вона має повністю відповідати методології управління проєктами. В нашому ж випадку ми цю методологію дещо наздоганяли вже після впровадження інформаційної системи. А мало бути навпаки: першочергово – методологія, а потім – її автоматизація.
3) команда має відчути потребу в оптимізації через співучасть. Якщо бізнес-процеси є налагодженими, якщо команда проживала їх від початку до завершення, то усі залучені з більшою вірогідністю проактивно приймуть будь-який інструмент, який автоматизує та полегшить їхню роботу.
Майбутнє компанії
Сучасна ІТ інфраструктура і екосистема дають можливість швидко масштабувати рішення та надавати ще більше можливостей для розвитку команди. Ті інструменти, які ми використовуємо в МХП, є досить гнучкими, вони не складні з точки зору кастомізації, що дає можливість швидко їх налаштовувати. У компанії амбітні цілі та масштабні довгострокові плани, тому я думаю, що, зокрема, завдяки таким рішенням ми готові до серйозних діджитальних та проєктних викликів.