Автор статті – Олексій Просніцький, PgMP, PMP, Prince2, MVP

Був у нас такий прем’єр Кровосісь Азіров, який в одному виступі сказав, що у нас дороги відремонтовані на цілих 95%. Тільки чому ти їдеш по наших дорогах, і тобі це жахливі 5% невідремонтованих доріг попадаються. 

Сьогодні прочитав чудову новину , що наш уряд потужно виконав умови Асоціації з ЄС на цілих 84 відсотки. 

І мені цікаво стало, чи стали ми ближче до входження в ЄС, чи як були далеко, так і є. 

Це як мирний план з росією. Ми можемо багато пунктів узгоджувати, можемо цілих 28, можемо цілих 22, можемо на худий кінець і 20, але не узгодити всього на всього один чи два пункти, які є настільки важливими, як неважливі ті, що були узгоджені. 

В проєктах або задачах завжди є дилема, як вимірювати прогрес, щоб не було так, що «90% задачі займає 90% часу, а залишкові 10% також займають 90% часу». 

Так, в чому вимірюють прогрес? 

Наприклад, прогрес можна вимірювати за наступними критеріями: 

1. Відсотки завершення 
2. Витрачений час 
3. Витрачені кошти 
4. Виконана робота (обсяг) 
5. Виконаний перелік чеклисту 
6. Вага чи важливість задачі 

Відсотки завершення 

Показник оцінює, зазвичай, відношення витраченого часу до очікуваної тривалості задачі. 

Наприклад, ми оцінили, що шлях в ЄС займає 5 років. І якщо ми почали наш крок 28 лютого 2022 року, а 28 лютого 2027 року повинні дійти, то на сьогодні відсоток прогресу по нашому шляху складає цілих 80,9% (відношення 1477 (пройдених) днів до 1825 (загальної кількості)). 

Звісно, якщо нам скажуть, що ми молодці, гарні, хоробрі та інше, але ми вас не приймемо 28 лютого 2027 року, а приймемо, наприклад, не раніше 28 лютого 2029 року, то відсоток прогресу автоматично складе 57,8.  

Зазвичай не використовується на тривалих задачах. Погодьтеся, важко оцінити прогрес у задачі, яка триває 5 років. Навіть для оцінки прогресу для задач тривалістю 100 днів такий прогрес не використовується. 

Витрачений час 

Показник оцінює відношення витраченого часу до очікуваної кількості годин, необхідних, щоб виконати задачу. 

Уявимо, що у нас бізнес-аналітик повинен витратити цілих чотири дні на збір вимог у замовника, а потім вся команда в складі чотирьох не мушкетерів, в єдиному пориві, буде цілий день писати комерційну пропозицію. 

І ось чотири дні пройшли. Вечір. Робота зроблена. Треба оцінити прогрес. Які є показники? Чи є вони? Є звісно, і вони наступні: 

1. % завершення склав цілих 80 (пройшло чотири дні з п’ятьох). 
2. % по трудовитратах (витрачений час) склав 50. Чому? Витрачено 32 години (4 дні по 8 годин) з відношенням до 64 годин (32 години бізнес-аналітика та 4 повних людино-дні по 8 годин). 

Бачите? 80% і 50%. Два показники однієї задачі. Що показати замовнику? Якщо перший – то задача майже зроблена, а якщо другий – то тільки половина роботи 

Витрачені зусилля 

Одного дня Настя пішла крутити педалі велосипеда в спортзал. І так трапилося, що потрапила Настя на тренера, який сказав їй: «Ось велосипед. Ось педалі. Крути. Двадцять кілометрів». 

І Настя почала. Перші п’ять кілометрів не здалися їй раєм на землі. Цілих п’ятнадцять хвилин на них. Наступні п’ять кілометрів були як життя. Невже тридцять хвилин — це життя, подумала Настя. Сил на наступні 10 кілометрів вже не було. Невже це кінець? — випадково в голос сказала Настя. Таневжє — відповів тренер — Думаю, ще годинка і п’ятнадцять хвилин піде в тебе. 

Як же оцінити прогрес в цьому сценарії? 

А він склав: 

1. 50% по кілометрах, які проїхала Настя. 
2. 37,5% по витраченому часу (витрачених 45 хвилин до оціночної тривалості в дві години).
3. 80% витрачених зусиль (доволі суб’єктивна оцінка, але дійсно Насті здалося, що вона витратила майже всі сили на перші десять кілометрів, а на наступні десять сил вже не залишилося). 

Витрачені кошти 

Пропіємка вирішила організувати чудовий захід, присвячений найкращій будівельній освіті в Україні. Вона довго готувалася, складала плани і виявила, що підготовка до заходу, який буде тримати день, займе дев’ять тижнів. Після дев’яти тижнів підготовки, де більшість роботи буде пов’язана з організацією та домовленостями, в останній десятий тиждень, в якому саме і буде проходити захід, Пропіемці треба буде зробити всі оплати на суму 100 тис. грн. 

І ось перші дев’ять тижнів пройшли. А давайте ми оцінимо прогрес, — радісно попросила директорка Пропіемки Пропіемку. Ну, давайте, також радісно відповіла Пропіемка директорці Пропіемки. Ось цифри, дивіться, сказала Пропіємка: 

1. % завершення 90% (пройшло дев’ять тижнів з десяти).
2. % витрачання коштів склав 0% (всі оплати заплановані на останній тиждень). 

Що було, якби Пропіемка показала директорці Пропіемки тільки % витрачання коштів? Звісно, можна було б подумати, що ми навіть не починали. А якщо подивитися тільки на перший відсоток, то який би був висновок? Тому саме в цьому контексті важливо мати два показники. 

Виконана робота (обсяг) 

Уявимо те, що важко уявити – я приїхав до тещі, і вона дала мені лопату з проханням викопати три ямки розміру 1×1×1 м під виноград. А 1×1×1 м — це на хвилиночку 1 м³. І таких три. 3 м³.  

Я з жахом оцінив, що мені потрібно бути цілих шість годин на кожну ямку і дві перерви по годині. 

І ось ніжне створіння взяло лопату в руки і встромило її в землю. І це не той випадок, який описав Артур Конан Дойль в романі «Коли Земля скрикнула». Викопав цілих дві ями і, закінчивши другу перерву, зрозумівши, що сили є і останню ямку буду копати також дві години, прийшов час оцінити прогрес. 

І він склав: 

• 75% за витраченим часом (чотири години на ямки і дві години перерви, тобто всього шість годин у відношенні до восьми годин задачу); 
• 66% зробленої роботи (викопано два куби з трьох). 

Виконаний перелік чеклісту 

Хлопчик Емільчік почав збиратися в подорож в славетне місто Ужгород і склав наступний чекліст підготовки до поїздки: 

1. Три цукерки  
2. Дві пачки печива 
3. Дві шоколадки 
4. Літр соку
5. Тюбик без зубної пасти 
6. Різні шкарпетки 
7. Пауербанк без зарядного кабелю
8. Худі 

… І почав збиратися. Він гарно і швидко справився з першими чотирма пунктами, а далі щось пішло не так. Може тому, що до поїздки було цілих шість тижнів попереду. 

Звісно, ми можемо оцінити його прогрес – він склав 50% (виконано 4 пункти з 8). Він доволі не поганий. Правда, чи можна сказати, що дійсно важливі речі були зібрані? 

Вага чи важливість задачі 

Перед Україною була поставлена «проста» задача — вам треба провести реформи відповідно до вимог ЄС. Проста задача з сотень пунктів. 

І Україна почала. 

Спочатку вона привела у відповідність колір дорожніх знаків, потім впровадила стандарт відповідності шаблонам в Word, Excel, Power Point 

Далі узгодила правила написання абревіатур у службових записках, формат нумерації пунктів у постановах та відступи в офіційних документах. 

Після цього були гармонізовані правила маркування лампочок, огірків, сирів та батарейок. 

Паралельно створено кілька робочих груп для узгодження назв робочих груп. 

З’явилися стандарт щодо стандартів, методологія опису методологій і дорожня карта створення дорожніх карт. 

Через деякий час стало зрозуміло, що робота йде добре: 

• кількість документів стрімко зростає, 
• кількість презентацій ще швидше, 
• а кількість робочих груп випереджає навіть темпи євроінтеграції. 

І ось одного дня ми читаємо новину, що Україна виконала 84% вимог. 

І тут виникає головне питання управління проєктами. 

84% від чого саме? 

Від кількості пунктів? Чи від їх важливості? Від їх складності? Вартості?  

Тому що у будь-якому великому проєкті завжди є прості задачі і є критичні задачі. 

І іноді буває так, що 84% задач можна виконати досить швидко. А останні 16% — це і є весь проєкт. 

Бо саме в цих 16% зазвичай і знаходиться те, заради чого весь проєкт і починався.