Алексей Просницкий, РМР, MVP
Выход Microsoft Project Online, правда еще Beta версии, как нового продукта компании Microsoft, привлек многих жаждущих и страждущих пощупать и оценить данный облачный продукт.
Я уже сделал достаточно подробные обзоры как самого Project Online, так и некоторых нюансов работы с ним.
Теперь пришло время описать, как в ProjectOnline правильно работать с отчетностью по тем проектам, которые на нем опубликованы.
Для того, чтобы построить свой первый отчет в ProjectOnline, нужно перейти в панели быстрого запуска на ссылку «Reports / Отчеты» (https://your_domain.sharepoint.com/sites/pwa/ProjectBICenter/Pages/Default.aspx)
Рисунок 1 Ссылка «Reports / Отчеты» в панели быстрого запуска
На новой открывшейся странице, нужно выбрать «SampleReports / Образцы отчетов» и папку с языком, который вы хотите видеть в ваших отчетах.
После этого, вы попадете на страницу, где будут представлены имеющиеся преднастроенные отчеты, Рисунок 2.
Для того, чтобы открыть имеющийся отчет, для последующей его настройки в Microsoft Excel, нужно щелкнуть мышкой на троеточии (…) и в меню выбрать «Edit / Правка», Рисунок 3.
Рисунок 2 Ссылка «Reports / Отчеты» в панели быстрого запуска
Рисунок 3 Выбор отчета для редактирования
В открывшемся файле Microsoft Excel с названием отчета, по умолчанию ничего не отображается. Для того, чтобы увидеть данные в отчете, нужно перейти в Microsoft Excel на закладку «Данные» и нажать пиктограмму «Обновить все».
Через некоторое время на листе Excel отобразятся все данные по всем проектам и назначениям, Рисунок 4.
Рисунок 4 Преднастроенный отчет «Обзор проекта» в ProjectOnline
Для того, чтобы, например, выбрать данные только по конкретному проекту, нужно в области «ИмяПроекта» щелкнуть на названии проекта.
Кроме преднастроенного рассмотренного отчета «Обзор проекта» существуют еще два отчета настроенных по умолчанию, это «Обзор ресурсов» и «Панель инструментов для обзора проектов». На последнем временно остановимся.
Отчет «Панель инструментов для обзора проектов», Рисунок 5, представляет собой аналог отчетов, которые появились в Microsoft Project 2013, так называемые панели мониторинга (отчеты и диаграммы), которые можно самому создавать, задавая фильтры, сортировки и группировки.
Рисунок 5 Преднастроенный отчет «Панель инструментов для обзора проектов» в ProjectOnline
Стоит отметить, чтобы можно было работать с данным отчетом, у вас в Microsoft Excel должна быть включена надстройка PowerView (Файл – Параметры – Надстройки – Надстройки СОМ).
Для того, чтобы создать новую панель мониторинга, нужно на закладке «Вставка» в Microsoft Excel нажать пиктограмму «PowerView». После этого, будет создано новый лист, на который можно будет добавлять ту или иную информацию по проектам, ресурсам и назначениям, Рисунок 6.
Рисунок 6 Новая панель инструментов для обзора проектов в ProjectOnline
Как вы может быть обратили внимание, имеющиеся три отчета посвящены проектам, ресурсам и назначениям. Выбор полей также ограничен. Что делать, если хочется большего?
Нужно в Microsoft Excel перейти на закладку «Данные» и нажать на пиктограмме «Получение внешних данных – Из веб-канала данных ODATA».
После этого в окне «Мастер подключения к данным» следует указать ссылку на ваш узел PWA, а также в конце написать строку «_api/ProjectData» (https://your_domain.sharepoint.com/sites/pwa/_api/ProjectData), Рисунок 7, и нажать «Далее».
Рисунок 7 Подключение к каналу ODATA в ProjectOnline
В окне «Мастера подключения к данным», Рисунок 8, при необходимости вводите описание и имя, после чего нажимаете «Готово».
Рисунок 8 Создание нового отчета на основе OData
Результатом будет открытие нового окна, в котором следует выбрать таблицу с данными по интересующей вас специфике, Рисунок 9.
Рисунок 9 Выбор таблицы для создания отчета
После выбора таблицы вам нужно выбрать способ отображения данных после импорта, Рисунок 10. Я в данном случае выбирают «Отчет сводной таблицы» и нажимаю «Ок».
Рисунок 10 Импорт данных
В появившихся полях сводной таблицы, нужно поставить галочки напротив тех полей, которые вы хотите видеть в отчете, Рисунок 11. После чего, выделяете построенную таблицу, и на закладке «Анализ», на пиктограмме «Сводная таблица» вводите название выделенного фрагмента и сохраняете отчет, например на рабочий стол.
Рисунок 11 Выбор полей и задание имени у выделенных данных
После сохранения созданного отчета, следующая задача, это загрузить созданный отчет на портал. Находясь в библиотеке «Образцы отчетов / Sample Reports», нужно щелкнуть на закладке «Файлы / File» и нажать на пиктограмме «Загрузить документ / Upload document».
{pub}Для чтения статьи необходимо авторизоваться на сайте {module BT Login}{/pub}
{reg}
Следующий шаг, это в окне «Добавить документ / Addadocument» необходимо нажать на кнопке «Выбрать файл», найти нужный отчет и нажать «Ок», Рисунок 12.
Рисунок 12 Загрузка отчета на портал
Если вы хотите, чтобы созданные отчет открывался как отдельная веб-страница с данными, нужно создать сначала новую страницу (Звездочка – Добавить страницу / Add a page), Рисунок 13.
Рисунок 13 Создание новой страницы для отчета
Следующий шаг, это добавление отчета на вновь созданную страницу.
На закладке «Вставить / Insert» нажимаете «Веб-часть / Webpart», в категории выбираете «Business Data», в части «Parts» нажимаете последовательно «Excel Web Access» и «Ок», Страница 14.
Рисунок 14 Выбор данных для новой страницы
После нажатия «ОК» появится страница «Excel Web Access» со ссылкой «Нажмите здесь, чтобы открыть панель инструментов». Нужно нажать на ссылке, и в области «Workbook Display» щёлкнуть на кнопке выбора данных «Workbook», Рисунок 15.
Рисунок 15 Настройка страницы для отчета
После нажатия на кнопке в разделе «Workbook» откроется новое окно «Select an Asset», Рисунок 16, в котором следует найти папку, в которую был загружен отчет, щелкнуть на отчете и нажать «Insert».
Рисунок 16 Выбор отчета для создаваемой страницы
Как только путь и название будут указаны в разделе «Workbook», нужно в разделе «Named Item» задать имя таблицы (см. Рисунок 11), Рисунок 17, и в нижней части окна «Excel Web Access» нажать «Apply».
Рисунок 17 Задание названия таблицы данных
Готовый отчет представлен на Рисунке 18.
Рисунок 18 Созданная панель мониторинга данных по проектам в ProjectOnline
По желанию, можно сделать так, чтобы все отчеты отображались в Microsoft Outlook 2013, Рисунок 19, и руководство без лишней надобности не заходило на портал, а сразу получали нужную отчетность.
Рисунок 19 Интеграция отчетов для их предпросмотра с Outlook
{/reg}
