Автор статті – Олексій Просніцький

Автор, як ти можеш вчити управлінню проєктами, якщо ти пишеш проєкти через “е”?

Невідомий критик

Ця сттатя не є фрагментом книги. Це окремий матеріал. Хоча деякі терміни, які зустрічаються тут, можуть бути і в книзі, але мова піде дещо про інше. 

Ви знали, що управління проектами – це наука? А в будь якій науці важливо домовитись про терміни. Кожен термін важливий, але, як стверджував відомий класик, “Всі терміни рівні. Але є рівніші”. 

Особисто для мене найбільш важливими термінами є наступні: 

1. Проект;
2. Продукт проекту;
3. Результати або зміни від продукту проекту;
4. Вигоди від продукту проекту.

Ніхто ж не казав, що термін це виключно про слово? 

Терміни, які я згадав вище, визначають саму суть управління проектами, впливають на розподіл ролей в проектах та обумовлюють відповідальність кожної ролі. Чітке розуміння цих понять значно спрощує усвідомлення масштабу проблем, які очікують в майбутньому усіх дотичних сторін. 

Розглянемо ці терміни на наступних кейсах:
1) нашому неуявному замовнику DoMore,
2) написання книги «Як не про.. ти проєкт»,
3) впровадженні Microsoft 365 в компанії СМ. 

Уявімо, що існує компанія DoMore, яка прийняла рішення про вхід на ринок Польщі та відкриття відділення у Варшаві. Ми, звичайно, припускаємо, що перед прийняттям такого важливого рішення, DoMore провела глибоке дослідження ринку, оцінила перспективи, проаналізувала свої стратегічні цілі та з усім цим врахуванням вирішила: час відкривати нове відділення! 

Рис. 1. Управління життєвим циклом запиту на проект (ідеєю, ініціативою) в LEO PPM

Тепер уявімо, що керівника проекту призначили зовсім невипадково. І ось цьому невипадковому керівнику проекту, потрібно визначити, що є: 

• Проектом (project);
• Продуктом проекту або продуктами проекту (product / output / deliverable);
• Які результати та зміни (outcome) очікує керівництво компанії та замовник;
• Які вигоди (benefits) очікує керівництво компанії та замовник.

Що в даному контексті вважається проектом? 

Для:

1. Нашого замовника DoMore проектом буде тимчасова діяльність (компанія рано чи пізно сподівається все ж таки відкрити відділення у Варшаві), яка дозволить команді проекту створити продукт проекту – відділення в Варшаві. Цей продукт, своєю присутністю, вплине на внутрішні процеси та структуру компанії, а також її діяльність (результати). Також, DoMore сподівається заробити грошей (вигоди) та консолідуватися на європейському ринку (досягнути стратегічної цілі).
2. Книги «Як не про.. ти проєкт» проектом буде написання і випуск книги в видавництві.
3. Для впровадження Microsoft 365 в компанії СМ проєктом буде впровадження сервісів в рамках всієї компанії для всіх користувачів.

Питання обмежень, такі як терміни, вартість, опустимо, так звісно вони потрібні, проте в даному контексті не важливі.

Поглянемо на визначення Проекту, які зустрічаються в:
PMBoK: Проект – тимчасова діяльність, спрямована на створення унікального продукту, послуги або результату.
PRINCE2: Проект – тимчасова організація, яка створюється з метою доставки одного або кількох бізнес-продуктів відповідно до конкретного бізнес-плану.
IPMA: Проект — це унікальна, тимчасова, мультидисциплінарна та організована спроба (зусилля) реалізувати узгоджені результати із заздалегідь визначеними вимогами та обмеженнями.
ISO: Проект — це тимчасова спроба (зусилля) реалізувати (отримати) узгоджені результати. 

Всі вищезгадані визначення можна брати за основу. А можна створити власне.
Проект – тимчасова структура, спрямована на створення одного або декілька продуктів, із заздалегідь визначеними вимогами та обмеженнями, для досягнення цілей компанії. 

Насправді, більш важливо зрозуміти, що реалізація проекту, як діяльність або процес, вимагатиме від нас наступного:: 

• управлінської команди, на чолі з куратором або спонсором проекту, а також, беззаперечно, керівника проекту; 
• використання інструментів з управління проектами; 
• управлінської документації з управління проектами; 
• здійснення надзусиль, обумовлених обмеженнями у часі, ресурсах та постійним тиском. 

Реалізація проекту має на меті досягнення наступних цілей: 

• Створення продукту/продуктів проекту; 
• Передачі продукту/продуктів проекту в операційне управління; 
• Зміни в процесах компанії внаслідок впровадження нового продукту/продуктів; 
• Створення додаткової цінності, яку починають відчувати кінцеві користувачі продукту; 
• Покращення фінансових показників компанії. 

За проект відповідають – замовник, спонсор та керівник проекту.

В реальному житті, визначити що є проєктом не так складно, як визначити, що є продуктом проєкту.

Продукт проекту – це те, що буде створено в процесі реалізації проекту і за що замовник заплатить гроші.  

Продукт проекту може бути матеріальним, наприклад, нова модель телефону, нова система звітів. Продукт проекту може бути нематеріальним, наприклад, курс з навчання управлінню дронами.
Продукт проекту визначає, що саме треба зробити команді проекту і що саме очікує замовник від команди проекту. Саме спільне розуміння цього між командою виконавців і замовником визначає, коли можна вважати проект завершеним. Тобто точку виходу з проєкту визначає не розуміння, що є проектом для керівника проекту і його команди, а що є продуктом проєкту. Тому що замовник платить гроші за продукт проєкту.

Повернімося до відкриття відділення в Варшаві. Що є проектом? В даному випадку, проектом є сама діяльність, спрямована на відкриття відділення. З визначенням проекту тут все просто. Складніше визначити, що ж є продуктом цього проекту. Зробіть перерву і подумайте, що це може бути. 

Уявімо, що ви подумали😊. 

Продуктом проекту компанії DoMore по відкриттю відділення в Варшаві є: 

• Створена юридична особа. 
• Поява територіального відділення компанії: 
  • Офіс в оренді до 5 років; 
  • Площа до 200 м2; 
  • На першому поверсі; 
  • Відкрита вхідна група; 
  • Обладнане робочими місцями на 20 людей; 
  • З підключеними робочими місцями до мереж; 
  • З набраним штатом мінімум 60% від загальної; 
  • З лаунж зоною; 
  • Розташування в районі Wilanow. 
• Поява складу продукції компанії: 
  • Приміщення в оренді до 5 років;
  • Площа від 1 500 до 2 000 м2; 
  • Обладнане робочими місцями на 30 людей; 
  • З підключеними робочими місцями до мереж; 
  • З набраним штатом мінімум 80% від загальної; 
  • З під’їзною групою; 
  • З заповненою площею продукцією на 90%; 
  • З власними двома авто; 
  • Розташування максимум 5 км від кордону міста; 
• Оновлена система звітів, які враховують появу представництва компанії в Польщі. 
• Оновлені фінансові показники компанії, які враховують появу представництва компанії в Польщі. 

Дайте вгадаю? – Коли ви прочитали про відкриття офісу, то скоріше за все ви уявляли це в 4 простих кроки: 

• Крок 1 – знайти приміщення; 
• Крок 2 – зробити ремонт; 
• Крок 3 – підписати документи; 
• Крок 4 – повісити вивіску. 

Завдання визначення продукту проекту є дуже важливим. Чому? Тому що керівник проекту з самого початку повинен чітко розуміти: де закінчення проекту? А закінчення визначається моментом, коли замовник скаже, що отримав саме те, що йому потрібно. «Отримав саме те» – це і визначає, що є продуктом проекту.

А зараз запитайте себе «Хіба відкрите відділення компанії і є тим, для чого компанія реалізовувала проект?». Звісно, що ні. Компанія це зробила для того, щоб… На цьому етапі ми повинні повернутися до ще одного визначення: які результати та зміни очікує керівництво компанії та замовник.

Що є продуктом проекту «Написання книги «Як не про..ти проєкт» та випуск її в видавництві»? Погодьтеся, що не просто книга є продуктом проєкту. Звісно, приємно мати видану книгу на своєму столі, проте цього мало. Тому продуктами проєкту в даному конкретному випадку є:

• Книга, яка видана тиражом 2 000 екземплярів;
• Сайт автора (https://www.prosnitskyy.com/):
  • Безпосередньо сайт;
  • Інструкція користування;
  • Сайт з’єднаний з сервісами аналітики;
• Е-магазин;
• Система управління доставкою;
• Бонусні матеріали до книги (доступні тільки при купівлі на сайті автора).

Для проекту «Впровадження Microsoft 365 в компанії СМ» продуктами проєкту будуть:

• Створений домен в середовищі Microsoft 365;
• Інтегрований сервіс Microsoft 365 з сайтом компанії;
• Створені облікові записи всіх користувачів з призначеними ліцензіями;
• Проведене навчання для користувачів;
• Створені відео інструкції для користувачів по сценаріям роботи;
• Проведена міграція з Google Workspace to Microsoft 365;
• Відключені облікові записи у Google Workspace;
• Видалені групи в месенеджерах.

За продукт проекту відповідають – замовник, спонсор та керівник проекту.

Поговоримо про результати та зміни.

Результати та зміни (outcomes) – це, наприклад, скорочення часу на підписання договорів, коли впроваджується документообіг. Або скорочення перевитрат при впровадженні управління проектами. А також пришвидшення доставки товарів власного імпорту при реалізації проекту по створенню власної служби доставки. 

Для замовника DoMore результатами проекту є: 

• Диверсифікація ринків збуту; 
• Зменшення залежності від українського ринку; 
• Зменшення часу поставки продукції на український ринок; 
• Збільшення асортименту на українському ринку; 
• Отримання досвіду роботи на європейському рівні; 
• Збільшити лояльність серед співробітників, які були вимушені виїхати за кордон через надання їм можливості працювати; 
• Сформувати імідж надійного постачальника; 
• Збільшення обороту компанії; 
• Збільшення прибутку компанії.

Результатами проекту «Написання книги «Як не про…ти проєкт» можуть бути:

• Збільшення впізнаванності автора;
• Підсилення бренду автора;
• Збільшення пізнаванності LEO Consulting / PRO PM;
• Підсилення бренду LEO Consulting / PRO PM;
• Скорочення процесів пошуку та продажу послуг;
• Тощо.

Результатами проекту «Впровадження Microsoft 365 в компанії СМ» можуть бути:

• Зменшення часу на комунікацію в середині компанії;
• Зменшення часу на пошук документів;
• Зменшення часу на спільну роботу з документами;
• Зменшення часу на планування нарад;
• Підвищення якості нарад;
• Можливість в єдиному середовищі вибудувати процеси управління проектами, взаємовідносинами з клієнтами (CRM), звітів (BI);
• Тощо.

Маю надію, ви усвідомлюєте, що проектна діяльність завжди пов’язана з витратами. Незалежно від того, чи дотримуєтесь ви графіків, чи дотримуєтесь ви бюджету, кошти все одно витрачаються. Основна мета бізнесу полягає в отриманні прибутку, тобто в заробітку грошей. Це може звучати грубо і не дуже ціннісно, але це правда. 

За результати відповідає – замовник.

Зараз ми переходимо до останнього визначення – вигоди (benefits). 

Вигоди – це вимірні покращення від результатів. Вимірювання вигід завжди прив’язують до продукту проекту. Вигоди є фінансові або нефінансові. Для того, щоб зрозуміти наскільки був успішний той чи інший проект з точки зору бізнесу, треба отримані фінансові вигоди розділити на витрати на проект. З розрахунком вигід завжди є проблеми, на відміну від розрахунку вартості проекту. Причин три: перша – важко знайти точку, від якої ви будете відштовхуватися при розрахунках; друга – вигоди розподілені у часі, третя – не всі хочуть на себе брати відповідальність за прибутки.

Хомо Сапієнко, приготуйся, зараз буде багато цифр. Ти витримаєш!  😉 

Точками опори для розрахунку вигід в проекті може бути, наприклад, впровадження електронного документообігу:

• Зменшення витрат на папір в компанії:
  • На поточний момент компанія витрачає 100 упаковок паперу щомісяця. Після впровадження електронного документообігу планується витрачати 5 упаковок паперу. Це дозволить нам економити 100 тисяч гривень на рік (100 упаковок * 1 000 грн за одну упаковку) лише за рахунок паперу, а також одноразово отримати 50 тисяч від продажу непотрібних нам принтерів. Крім того, ми зможемо заощадити 30 тисяч щорічно завдяки зменшенню витрат на заправку картриджів. Таким чином, в перший рік ми зможемо заощадити 350 тисяч гривень, а в наступні чотири роки – по 300 тисяч щорічно.
• Вивільнення часу через незручність роботи на папері:
  • Наразі, через роботу з паперовими документами, 100 співробітників компанії витрачають 30 хвилин щодня у зв’язку з незручностями – неможливістю працювати одночасно над одним документом. Це означає, що компанія втрачає 10 робочих годин на 1 людину за 1 місяць, або 1 000 людино-годин на місяць, або 12 000 людино-годин на рік. З урахуванням середньої зарплати в 200 гривень за годину, потенційна економія складе 2 400 000 гривень.

Відповідно, у вищенаведеному випадку, щоб визначити ROI по проекту за перший рік, треба фінансові вигоди, що складають 2 750 000 гривень, поділити на витрати на впровадження. Це насправді спрощена модель. Насправді це спрощена модель, проте вона вам покаже можливість і важливість рахувати гроші.

Реалізація проектів не завжди обумовлюється лише позитивними моментами. Наприклад, при впровадженні електронного документообігу можна зіштовхнутись із спротивом з боку персоналу. Або автоматизація певних процесів призведе до необхідності звільнити 10 співробітників. З одного боку, це може виглядати як плюс, оскільки це зменшує витрати на зарплати та адміністративні витрати. З іншого боку, це може призвести до збільшення стресу в колективі, що може знизити продуктивність на 10% в першому році, і, відповідно, збільшити вартість проектів на 20%. Тому при розрахунку ROI необхідно враховувати і ці потенційні витрати.

Повернімось до кейсу DoMore про відкриття відділення у Варшаві. Для розрахунку вигід були взяти фінансові результати – збільшення обороту компанії та збільшення прибутку компанії. Компанія зробила припущення, що поява відділення збільшить оборот компанії на 5% в перший рік, на 10% в другий і залишатися таким наступні 3 роки. А також збільшить чистий прибуток компанії на 10% в перший рік, та на 15% на наступні два роки. Зрозуміло, що для таких припущень компанія повинна знати свої фінансові показники і вміти їх прогнозувати. Звісно це все спрощено, тому що насправді, треба робити сценарний аналіз – «а що, якщо…». Наприклад, якщо оборот компанії в перший рік збільшиться на 4%, а прибуток – на 3%, або якщо ці показники зростуть на 3% і 2% відповідно.

Для того щоб порахувати вигоди по книзі треба зібрати всі витрати на створення продуктів проєкту, і спрогнозувати, до чого вас приведуть всі очікувані зміни

А для того щоб порахувати вигоди по впровадженню Microsoft 365 треба також зібрати всі витрати проект, і спрогнозувати, до чого вас приведуть всі очікувані зміни.

До речі, з розрахунками вартості проектів в компанії існує одна велика проблема – ніхто не рахує вартість внутрішніх ресурсів на проекті. Є тільки вартості заробітних плат. А як ці заробітні плати лягають на проект, мало хто знає, і тому, відповідно, розрахунки по вигодам не дуже правдиві, а скоріше опитимістичні.

За вигоди відповідає – замовник.

Сподіваюся ви зрозуміли важливість чіткого визначення ключових термінів і тепер зможете по іншому подивитися на те, з чим ви працюєте.

І звісно, to be continued…

Автор статті Олексій Просніцький