Многие компании в Украине уже давно используют SharePoint как систему электронного документооборота. Но реалии таковы, что зачастую она используется как файловое хранилище с общим доступом. И не потому что у системы не достаточно функционала, просто зачастую стандартные возможности не подходят для логики функционирования именно Вашего бизнеса.
Но есть решение – использование Nintex Workflow, который позволит легко и быстро создать любые рабочие процессы для SharePoint.
До недавнего времени разработка бизнес-процессов было уделом узкого круга IT-специалистов. Что приводило к высокой стоимости таких разработок и к большим затратам времени на их реализацию: поиск специалистов, которые могут технически реализовать нужную модель, диалог между “архитектором и программистом”.
Решение Nintex Workflow представляет собой визуальный редактор для построения рабочих процессов: используя метод Drag and Drop быстро и легко можно создавать рабочие процессы любой сложности непосредственно бизнес-аналитиками. Это инструмент для бизнес-аналитиков (никакого программирования!).
Nintex Workflow позволяет:
- Неограниченные возможности по построению бизнес-правил;
- Реализовать любую сложность процессов (параллельные действия, цикл, условия, конечный автомат (state machines));
- Приветствуется вложенность процессов – создавать отдельные рабочие процессы, например, рабочий процесс процедуры согласования, рабочий процесс процедуры обработки конечного решения и т.д., а затем подключать эти рабочие процессы при построении более сложного рабочего процесса.
Как результат:
- Построение масштабируемой системы автоматизации:
Вы можете начать строить свою систему начиная с отдельных рабочих процессов, а затем объединять их в более сложную систему.
- Построение гибкой системы:
За счет использования неограниченного кол-ва условий и запуска перекрестных рабочих процессов.
- Мобильность такой системы:
При необходимости можно быстро модифицировать один или несколько рабочих процессов, составляющих единую систему.
Если в процессе использования системы в вашей компании произошли изменения, например процедура регистрации заявки, то вы легко можете модифицировать нужный рабочий процесс, причем технически у Вас это займет не более часа, не ломая всю систему.
Рассмотрим пример рабочего процесса для согласования заявок на отсутствие сотрудников (ежегодный или внеочередной отпуск, больничные, планирование командировок и т.п.).
Весь рабочий процесс выглядит так:
Рисунок 1. Рабочий процесс утверждения заявок на изменение рабочего времени пользователя
Рассмотрим более подробно этот рабочий процесс.
Для управления рабочим временем сотрудников были созданы:
Список для заявок сотрудников на отсутствие – Leave Requests и для удобства просмотра календарь Leave Calendar, в котором отображаются утвержденные заявки.
В списке Leave Requests пользователь системы создает заявку.
Рисунок 2. Список SharePoint для обработки заявок пользователей
Рисунок 3. Календарь SharePoint для отображения утвержденных заявок пользователей
При создании заявки в списке автоматически запускается рабочий процесс.
1. Отправляется уведомление инициатору о получении запроса.
Рисунок 4. Создание уведомления с использованием переменных рабочего процесса
2. Проверяется тип запроса и если это больничный, то запрос автоматически утверждается и заноситься соответствующая запись в календарь Leave Calendar и отправляется уведомление о утверждении запроса.
Рисунок 5. Условие рабочего процесса Nintex: Проверка типа запроса.
Рисунок 6. Настройка условия рабочего процесса Nintex: Проверка типа запроса.
Рисунок 7. Добавление записи в календарь Leave Calendar
3. При других типах запроса на отсутствие создается запрос на утверждение Руководителю ресурса с возможностью выбора одного из действий: Утвердить, Отклонить, Спросить у коллег (делегировать решение по запросу).
Рисунок 8. Настройка запроса на утверждение в Nintex Workflow
4. В зависимости от результата отсылается уведомление инициатору и в случае утверждения заявки добавляется соответствующая запись в календарь Leave Calendar.
Рисунок 9. Последущие действия для события утверждения
В связке Nintex+SharePoint большинство рабочих процессов можно реализовать так, что пользователю даже не придется заглядывать в систему.
Как один из способов – настроить получение уведомлений и запросов утверждения с помощью сообщений электронной почты. Это реализуется функцией Nintex Workflow – LazyApproval® System (Ленивое утверждение :)). Все что нужно сделать пользователю – прямо в письме выбрать результат утверждения.
Рисунок 10. Запрос на выполнение действия в виде почтового сообщения
Еще один элемент автоматизации – настройка эскалации рабочего процесса при отсутствии действия со стороны пользователя, на которого отправлен запрос утверждения.
Рисунок 11. Настройка эскалации рабочего процесса в Nintex Workflow
Такой подход дает дополнительные баллы к производительности проектируемой системы.
Лучшая информационная система — это та система, которую никто не замечает, при этом все запросы обрабатываются вовремя.
Хотите такую? Мы готовы Вам помочь!