Главная Библиотека Статьи Настройка табелирования (timesheeting) в Microsoft Project Server 2013/2016/Online

Настройка табелирования (timesheeting) в Microsoft Project Server 2013/2016/Online

Алексей Просницкий, РМР, MVP

 

Данная статья посвящена настройке табелирования (timesheeting) в Microsoft Project Server 2013/Online.
В статье описываются настройки табелирования, методология и практика отчетности по учету рабочего времени.

 


Введение

В Microsoft Project Server 2013/2016/Online поддерживается две методики сбора отчетности от исполнителей:

  1. Отчетность по задачам проекта (страница «Tasks»).
  2. Табелирование или отчетность по задачам проекта с отчетностью по административным проектам, с возможностью планирования исполнителями будущих нерабочих или рабочих ситуация (отпуск, обучение).

Внедрение табелирования более сложный организационный процесс, по следующим причинам:

  1. Нужно больше времени исполнителям тратить на ввод информации и работу с интерфейсом.
  2. Утверждающим расписания нужно уделять больше внимания проверке таймшитов, чтобы процесс табелирования со стороны исполнителей не превратился в нудную отписку.
  3. Администраторам требуется дополнительное время на администрирование процессов (открытие/закрытие периодов и др.).
  4. В организации должна быть создана прямая зависимость между введенными фактическими часами и системой мотивацией, в противном случае, исполнители честно будут записывать своих 40 часов в неделю, а на выходе не будут данных о реальной загрузке исполнителей.


Настройка

Для настройки параметров табелирования нужно перейти в параметры PWA (_layouts/15/pwa/Admin/Admin.aspx).

pic1 pwa settings

Отчетные периоды

На странице «Отчетные периоды» (/_layouts/15/pwa/Admin/TimePeriod.aspx) создаются периоды расписаний.

pic3 reportingperiods

 

Без определённых отчетных периодов, на странице пользователей «Расписание» (/Timesheet.aspx), пользователи получат уведомление о невозможности отображения табеля.

pic2 no timesheet

Рекомендации по настройке «Отчетных периодов»:

  • Если периодичность расписаний постоянна, например, по неделям, рекомендуется создавать массив периодов.
  • Число создаваемых периодов должна быть таким, чтобы последний табель учета рабочего времени приходился на последнюю неделю календарного или финансового года (выбор методологии).
  • Дата начала первого периода должна совпадать с понедельником той недели, когда вы планируете запустить процесс табелирования.
  • Префикс и суффикс должны раскрывать информацию о периоде табеля.

pic4 reportingperiods configured


В случае, если вы не угадали с размером массива, или вам нужно создать отчетный период, отличающийся по размеру от стандартных, вы можете создать новый и/или изменить стандартный размер периода.

pic5 createnewperiod

 

После создания и сохранения массива, на странице «Расписание» (/Timesheet.aspx) пользователи смогут начать отчитываться по периодам расписания.

pic6 createdtimesheet


Нюанс – вы не сможете удалить периоды тех расписаний, в который есть отправленные расписания, не важно это фактические значения или будущие отпуска (нерабочее время).

 


Классификация строк / Line Classification

На странице «Классификация строк» (/_layouts/15/pwa/Admin/LineClass.aspx) создаются параметры классификации строк расписания, для возможного соотнесения фактических данных по трудозатратам от пользователей на те или иные бизнес-цели или счета.

pic7 lineclassification

 

После сохранения строк, у пользователей на странице расписания появится возможность вставлять новые личные задачи согласно созданных классификаций.

pic8 addnewline


Нюанс –вы не можете удалить имеющиеся строки классификации. Поэтому если они вам не нужны, переведите их в неактивное состояние.


pic9 non active line


Параметры и значения по умолчанию для расписания

На странице «Параметры и значения по умолчанию для расписания» (/_layouts/15/pwa/Admin/TSSettings.aspx) находятся настройки расписаний.

pic10 sett

 

С галочкой «В расписании будут использоваться стандартные средства отслеживания сверхурочного и неоплачиваемого времени» у пользователей появится возможность отчитываться о сверхурочном и/или неоплачиваемом времени.

pic10 overtime billable
В разделе «Режим создания расписания по умолчанию» с переключателем «По умолчанию расписания будут создаваться с помощью: Текущие назначения задач», расписания будут создавать с имеющимися назначениями исполнителей.

pic11 taskprojectintimesheet

В разделе «Режим создания расписания по умолчанию» с переключателем «По умолчанию расписания будут создаваться с помощью: Текущие проекты», расписания будут создаваться на уровне проектов.

pic11 projectlineintimesheet

В разделе «Режим создания расписания по умолчанию» с переключателем «По умолчанию расписания будут создаваться с помощью: Без предварительного заполнения», расписания будут создаваться без задач исполнителя по проектам.

pic11b notasklineintimesheet

В разделе «Детализация столбцов таблицы расписания» выбирается детализация периода отчетности – дни или недели.

pic12 hours or days

В единицах отчетности по умолчанию выбираются единицы расписания и продолжительность дня и недели.

pic14 hours timesheet

При выборе единиц расписания в днях, система будет автоматически вычислять часы, на основании продолжительности стандартного дня. Т.е. если продолжительность дня будет равна 10 часам, то фактическая длительность 0,5 дней, будет автоматически пересчитываться на 5 часов.

pic15 days

Если же в разделе «Детализация столбцов таблицы расписания» выбрана единица отслеживания – недели, то при продолжительности стандартной рабочей недели равной 50, при вводе фактического значения равному 0,5 недель, система автоматически переведет полученной значение в 25 часов.

В разделе «Ограничения для почасовой отчетности» ограничиваются максимальные и минимальные значения количества часов для фактической отчетности.

pic16 hours resctricted

Соответственно, при вводе часов выходящих за рамки ограничений, пользователь при сохранении получит предупреждающее оно, блокирующее сохранение.

pic17 hours resctricted timesheet

В разделе «Политики расписания» находятся настройки требований учета рабочего времени.

pic18 timesheetpolicies

С разрешенной отчетностью по будущим периодам пользователи могут заносить планируемые отпуска, обучение и любые другие планируемые активности. С отключенной возможностью отчетности по будущим периодам, пользователи могут отчитываться только по текущему расписанию и прошлых, не закрытых администраторам, расписаниях.

pic22a1 futurereporting

С отключенным разрешением на создание новых личных задач, у пользователей не будет возможности создавать личные задачи. При данном сценарии, пользователи будут отчитываться только по имеющимся категориям административного и проектного времени.

pic22a blockpersonaltasks

Разрешение на суммарную отчетность по проекту влияет на то, смогут ли пользователи отчитываться просто по фактическому отработанному времени по проекту, без привязки к каким-либо задачам.
С отключенной возможностью отчета итого по проекту, пользователи смогут отчитываться только по задачам проекта.

pic22b noreportonsummaryprojecttask

Раздел «Утверждение состояния задачи руководителем» служит для следующих настроек. Если в компании по процессу утверждения табелей, утверждением должен заниматься только руководитель ресурсов, и он является ответственным за работу исполнителей, то в данном разделе настроек выбирается параметр «Отключено».
Если же в компании, в процесс утверждения строчек расписания также вовлечены руководители проектов, то выбирается параметр «Включена». В этом случае руководители проектов вовлекаются в процесс утверждения или отклонения табелей рабочего времени.
Включение параметра также активирует возможность установки параметра «Требовать утверждения строк перед утверждением расписания». В этом случае перед утверждением расписания, должна быть утверждена каждая строка.


Осталось рассмотреть последние три параметра.

pic22 lastthree

При включении опции аудит расписания, система автоматически начинает вести лог работы пользователей с расписаниями. Лог находится в таблице «MSP_Timesheet_Actual_Audit» базы опубликованных проектов.

При включении фиксированного маршрута утверждения, расписания будут отправляться управляющему расписаниями без возможности выбора отличного от заданного управляющего расписаниями в свойствах ресурса.

pic22c fixing

При включении режима одной операции (Single Entry Mode) в системе происходят следующие процессы:
1. На странице «Параметры и отображения задач» (/_layouts/15/pwa/Admin/Statusing.aspx) выбирается способ отслеживания «Часы трудозатрат за период», автоматически блокируя возможность выбора других способов отслеживания.

pic23 blocktaskstatusing

2. В разделе «Политики расписания» включается выбор требования утверждения строк перед расписанием.

pic23a statusapproving

Включенный режим одной операции отключает стандартный процесс двойной отчетности на страницах «Задачи» и «Расписание» позволяя ввести отчетность только на странице «Расписание».
Более подробно о методике отчетности см в статьях «Способы отчетности в Project Server и Project Online» и «Бизнес процессы отчетности исполнителей в Project Server / Project Online».

 

Настройка административного времени

На странице административного/внепроектного времени (/_layouts/15/pwa/Admin/AdmTime.aspx) проводится настройка категорий, на которые пользователи смогут списывать свое время по административным проектам и нерабочим ситуациям.

pic24 admintime

На странице административного/внепроектного времени администратор:

  • Задает название категории.
  • Выбирает статус «Открыто» или «Закрыто». При статусе «Закрыто» пользователи будут видеть строки, но не смогут по ним внести значения.
  • Выбирает тип трудозатрат – «Рабочий» или «Нерабочий» для начисления заработной платы.
  • Выбирает необходимость предварительного утверждения – «Да» или «Нет». При выборе «Да», при вводе плановых значений (отпуска, обучения) необходимо их утверждение, чтобы данные отразились в доступности ресурса и повлияли на пересчет задач в проектах.
  • Выбирает опцию «Всегда показывать» или нет. Если выбран вариант «Нет», пользователю нужно будет самостоятельно на странице расписания добавлять себе задачу с данной категорией.
  • Задает опцию «Разрешить использование нескольких строк» или нет. При выборе данной опции в случае добавления задач одной категории, добавленные задачи будут иметь разные строки для ввода информации.

pic25 allowmultiplelines

  • Выбирает отдел, пользователи которого смогут добавлять себе строки определенных категорий.

Нюансы

  • Настройка категорий административного времени должна проводиться до начала процесса табелирования, в противном случае, даже при снятии галочки «Всегда показывать», строки категорий останутся в существующих периодах расписаний.
  • Так как категории нельзя удалять, поэтому статус «Закрыто» также можно использовать в совокупности со статусом «Всегда показывать – Нет».

 

Управляющие расписаниями

В случае, если на странице «Параметры и значения по умолчанию для расписания» отключен «Фиксированный маршрут утверждения», то при отправке пользователем расписания, он может выбрать утверждающего расписания.
Список потенциальных утверждающих задается на странице «Управляющие расписаниями» (/_layouts/15/pwa/Admin/TimesheetManagers.aspx).

pic26 settimesheetapprovers

LEO Consulting

Украина, 02121, г. Киев, ул. Декабристов, 3, оф. 602
Тел.: (044) 228-76-99
E-mail: Написать письмо
Skype: alexvipro
Facebook: https://www.facebook.com/LEO.Consulting.ua

Мы партнеры

LEO Silver LOGO        Nintex Logo 

Конференции по управлению проектами

LEO Consulting совместно с Microsoft Ukraine инициировали проведение ежегодных конференций, объединивших ведущих специалистов в области управления проектами из Украины и стран СНГ.

http://www.project-conference.com.ua

Форум

Мы создали форум, на котором все желающие могут найти ответы на свои вопросы, связанные с Microsoft Project и управлением проектами.

http://microsoft-project.com.ua

Copyright «LEO Consulting» 2009-2013. Все права соблюдены.