Настройка табелирования (timesheeting) в Microsoft Project Server 2013/2016/Online
Алексей Просницкий, РМР, MVP
Данная статья посвящена настройке табелирования (timesheeting) в Microsoft Project Server 2013/Online.
В статье описываются настройки табелирования, методология и практика отчетности по учету рабочего времени.
Введение
В Microsoft Project Server 2013/2016/Online поддерживается две методики сбора отчетности от исполнителей:
- Отчетность по задачам проекта (страница «Tasks»).
- Табелирование или отчетность по задачам проекта с отчетностью по административным проектам, с возможностью планирования исполнителями будущих нерабочих или рабочих ситуация (отпуск, обучение).
Внедрение табелирования более сложный организационный процесс, по следующим причинам:
- Нужно больше времени исполнителям тратить на ввод информации и работу с интерфейсом.
- Утверждающим расписания нужно уделять больше внимания проверке таймшитов, чтобы процесс табелирования со стороны исполнителей не превратился в нудную отписку.
- Администраторам требуется дополнительное время на администрирование процессов (открытие/закрытие периодов и др.).
- В организации должна быть создана прямая зависимость между введенными фактическими часами и системой мотивацией, в противном случае, исполнители честно будут записывать своих 40 часов в неделю, а на выходе не будут данных о реальной загрузке исполнителей.
Настройка
Для настройки параметров табелирования нужно перейти в параметры PWA (_layouts/15/pwa/Admin/Admin.aspx).
Отчетные периоды
На странице «Отчетные периоды» (/_layouts/15/pwa/Admin/TimePeriod.aspx) создаются периоды расписаний.
Без определённых отчетных периодов, на странице пользователей «Расписание» (/Timesheet.aspx), пользователи получат уведомление о невозможности отображения табеля.
Рекомендации по настройке «Отчетных периодов»:
- Если периодичность расписаний постоянна, например, по неделям, рекомендуется создавать массив периодов.
- Число создаваемых периодов должна быть таким, чтобы последний табель учета рабочего времени приходился на последнюю неделю календарного или финансового года (выбор методологии).
- Дата начала первого периода должна совпадать с понедельником той недели, когда вы планируете запустить процесс табелирования.
- Префикс и суффикс должны раскрывать информацию о периоде табеля.
В случае, если вы не угадали с размером массива, или вам нужно создать отчетный период, отличающийся по размеру от стандартных, вы можете создать новый и/или изменить стандартный размер периода.
После создания и сохранения массива, на странице «Расписание» (/Timesheet.aspx) пользователи смогут начать отчитываться по периодам расписания.
Нюанс – вы не сможете удалить периоды тех расписаний, в который есть отправленные расписания, не важно это фактические значения или будущие отпуска (нерабочее время).
Классификация строк / Line Classification
На странице «Классификация строк» (/_layouts/15/pwa/Admin/LineClass.aspx) создаются параметры классификации строк расписания, для возможного соотнесения фактических данных по трудозатратам от пользователей на те или иные бизнес-цели или счета.
После сохранения строк, у пользователей на странице расписания появится возможность вставлять новые личные задачи согласно созданных классификаций.
Нюанс –вы не можете удалить имеющиеся строки классификации. Поэтому если они вам не нужны, переведите их в неактивное состояние.
Параметры и значения по умолчанию для расписания
На странице «Параметры и значения по умолчанию для расписания» (/_layouts/15/pwa/Admin/TSSettings.aspx) находятся настройки расписаний.
С галочкой «В расписании будут использоваться стандартные средства отслеживания сверхурочного и неоплачиваемого времени» у пользователей появится возможность отчитываться о сверхурочном и/или неоплачиваемом времени.
В разделе «Режим создания расписания по умолчанию» с переключателем «По умолчанию расписания будут создаваться с помощью: Текущие назначения задач», расписания будут создавать с имеющимися назначениями исполнителей.
В разделе «Режим создания расписания по умолчанию» с переключателем «По умолчанию расписания будут создаваться с помощью: Текущие проекты», расписания будут создаваться на уровне проектов.
В разделе «Режим создания расписания по умолчанию» с переключателем «По умолчанию расписания будут создаваться с помощью: Без предварительного заполнения», расписания будут создаваться без задач исполнителя по проектам.
В разделе «Детализация столбцов таблицы расписания» выбирается детализация периода отчетности – дни или недели.
В единицах отчетности по умолчанию выбираются единицы расписания и продолжительность дня и недели.
При выборе единиц расписания в днях, система будет автоматически вычислять часы, на основании продолжительности стандартного дня. Т.е. если продолжительность дня будет равна 10 часам, то фактическая длительность 0,5 дней, будет автоматически пересчитываться на 5 часов.
Если же в разделе «Детализация столбцов таблицы расписания» выбрана единица отслеживания – недели, то при продолжительности стандартной рабочей недели равной 50, при вводе фактического значения равному 0,5 недель, система автоматически переведет полученной значение в 25 часов.
В разделе «Ограничения для почасовой отчетности» ограничиваются максимальные и минимальные значения количества часов для фактической отчетности.
Соответственно, при вводе часов выходящих за рамки ограничений, пользователь при сохранении получит предупреждающее оно, блокирующее сохранение.
В разделе «Политики расписания» находятся настройки требований учета рабочего времени.
С разрешенной отчетностью по будущим периодам пользователи могут заносить планируемые отпуска, обучение и любые другие планируемые активности. С отключенной возможностью отчетности по будущим периодам, пользователи могут отчитываться только по текущему расписанию и прошлых, не закрытых администраторам, расписаниях.
С отключенным разрешением на создание новых личных задач, у пользователей не будет возможности создавать личные задачи. При данном сценарии, пользователи будут отчитываться только по имеющимся категориям административного и проектного времени.
Разрешение на суммарную отчетность по проекту влияет на то, смогут ли пользователи отчитываться просто по фактическому отработанному времени по проекту, без привязки к каким-либо задачам.
С отключенной возможностью отчета итого по проекту, пользователи смогут отчитываться только по задачам проекта.
Раздел «Утверждение состояния задачи руководителем» служит для следующих настроек. Если в компании по процессу утверждения табелей, утверждением должен заниматься только руководитель ресурсов, и он является ответственным за работу исполнителей, то в данном разделе настроек выбирается параметр «Отключено».
Если же в компании, в процесс утверждения строчек расписания также вовлечены руководители проектов, то выбирается параметр «Включена». В этом случае руководители проектов вовлекаются в процесс утверждения или отклонения табелей рабочего времени.
Включение параметра также активирует возможность установки параметра «Требовать утверждения строк перед утверждением расписания». В этом случае перед утверждением расписания, должна быть утверждена каждая строка.
Осталось рассмотреть последние три параметра.
При включении опции аудит расписания, система автоматически начинает вести лог работы пользователей с расписаниями. Лог находится в таблице «MSP_Timesheet_Actual_Audit» базы опубликованных проектов.
При включении фиксированного маршрута утверждения, расписания будут отправляться управляющему расписаниями без возможности выбора отличного от заданного управляющего расписаниями в свойствах ресурса.
При включении режима одной операции (Single Entry Mode) в системе происходят следующие процессы:
1. На странице «Параметры и отображения задач» (/_layouts/15/pwa/Admin/Statusing.aspx) выбирается способ отслеживания «Часы трудозатрат за период», автоматически блокируя возможность выбора других способов отслеживания.
2. В разделе «Политики расписания» включается выбор требования утверждения строк перед расписанием.
Включенный режим одной операции отключает стандартный процесс двойной отчетности на страницах «Задачи» и «Расписание» позволяя ввести отчетность только на странице «Расписание».
Более подробно о методике отчетности см в статьях «Способы отчетности в Project Server и Project Online» и «Бизнес процессы отчетности исполнителей в Project Server / Project Online».
Настройка административного времени
На странице административного/внепроектного времени (/_layouts/15/pwa/Admin/AdmTime.aspx) проводится настройка категорий, на которые пользователи смогут списывать свое время по административным проектам и нерабочим ситуациям.
На странице административного/внепроектного времени администратор:
- Задает название категории.
- Выбирает статус «Открыто» или «Закрыто». При статусе «Закрыто» пользователи будут видеть строки, но не смогут по ним внести значения.
- Выбирает тип трудозатрат – «Рабочий» или «Нерабочий» для начисления заработной платы.
- Выбирает необходимость предварительного утверждения – «Да» или «Нет». При выборе «Да», при вводе плановых значений (отпуска, обучения) необходимо их утверждение, чтобы данные отразились в доступности ресурса и повлияли на пересчет задач в проектах.
- Выбирает опцию «Всегда показывать» или нет. Если выбран вариант «Нет», пользователю нужно будет самостоятельно на странице расписания добавлять себе задачу с данной категорией.
- Задает опцию «Разрешить использование нескольких строк» или нет. При выборе данной опции в случае добавления задач одной категории, добавленные задачи будут иметь разные строки для ввода информации.
- Выбирает отдел, пользователи которого смогут добавлять себе строки определенных категорий.
Нюансы
- Настройка категорий административного времени должна проводиться до начала процесса табелирования, в противном случае, даже при снятии галочки «Всегда показывать», строки категорий останутся в существующих периодах расписаний.
- Так как категории нельзя удалять, поэтому статус «Закрыто» также можно использовать в совокупности со статусом «Всегда показывать – Нет».
Управляющие расписаниями
В случае, если на странице «Параметры и значения по умолчанию для расписания» отключен «Фиксированный маршрут утверждения», то при отправке пользователем расписания, он может выбрать утверждающего расписания.
Список потенциальных утверждающих задается на странице «Управляющие расписаниями» (/_layouts/15/pwa/Admin/TimesheetManagers.aspx).
