Главная Библиотека Статьи Анализ освоенных объемов в Microsoft Project

Анализ освоенных объемов в Microsoft Project

Алексей Просницкий, РМР, MVP

Введение в анализ освоенного объема

В Microsoft Project вы уже встречали поля «% завершения» и «% завершения по трудозатратам», и, если помните, они могут показывать разные значения по одному проекту и/или задаче. Кроме того, эти показатели не дают возможности проианализировать проект с точки зрения стоимости.

Рисунок 1 (см. ниже) показывает ту ситуацию, когда в проекте может быть три разных процента завершения (поле «% освоения по стоимости» – получен делением фактических затрат на оставшихся), и все три могут показывать разный прогресс по проекту. Какому показателю верить?

pic1 3

Рисунок 1 Разные значения разных процентов завершения

 

Для анализа успешности выполнения проектов можно использовать оценку отклонений по срокам, бюджету, трудозатратам отдельных ресурсов. Однако очень непросто сложить общий пазл из отклонений в разных единицах измерения и понять: как должно быть и как есть?
Для того чтобы уйти от большого количества разных мер прогресса по управлению проектами, в 1960-х гг. в NASA был разработан метод освоенного объема, который со временем стал стандартом не только в западных пакетах по управлению проектами для анализа хода выполнения проекта, но и стандартом по финансовому анализу исполнения проектов, в том числе по анализу инвестиционных проектов в Microsoft Project. Метод освоенного объёма включает агрегированный анализ фактического содержания, сроков и стоимости проекта в сравнении с базовым планом, а также прогноз определённых параметров по завершению проекта. Анализ освоенных объёмов выполняется на основании унифицированной меры – стоимости задач.
Анализ освоенных объемов, далее ОО, отличается от других методов оценки хода выполнения проекта тем, что позволяет выполнить расчет унифицированных показателей отклонений от базового плана отдельных задач, этапов и всего проекта на любой выбранный момент времени (в рамках жизненного цикла проекта). Иными словами, выбрав определенную дату отчета, вы можете увидеть насколько значительны фактические отклонения по срокам и освоенной стоимости работ в сравнении с сохраненным базовым планом. Можно также создать наглядные повременные отчеты по любым показателям ОО. Данные отчеты будут отображать изменения трендов отклонений ОО по ходу выполнения проекта.
Чтобы Microsoft Project использовал для анализа освоенный объем, в плане проекта должны быть:

  1. Ресурсы, назначенные на задачи.
  2. Определены стандартные ставки ресурсов.
  3. Посчитаны затраты на задачах.
  4. Создан базовый план проекта.
  5. Введены данные о фактическом выполнении задач.
  6. Указана «Дата отчета о состоянии».

Приведенные данные нужны для вычисления Microsoft Project значений полей освоенного объема. Иными словами, отобразив поля освоенного объема, вы обнаружите, что они содержат нулевые значения.
Для работы с показателями освоенного объема Microsoft Project 2016 содержит таблицы освоенного объема:

  • «Освоенный объем» – содержит большинство полей освоенного объема;.
  • «Показатели затрат, освоенный объем», «Показатели календарного плана, освоенный объем» – позволяют сосредоточиться на определенных типах полей: применяются для анализа выполнения бюджета проекта и для анализа выполнения календарного плана.

Чтобы просмотреть показатели освоенного объема по задачам или ресурсам, удобно отобразить представление «Лист задач» или «Лист Ресурсов», а затем необходимо выбрать для отображения одну из перечисленных выше таблиц (см.рисунок 2).

pic2 eva table
Рисунок 2 Таблица «Освоенный объем»

Сейчас мы разберем, как считают методом освоенного объема, далее «ОО».
Представим, что у нас (см. ниже рисунок 3):

  1. Есть задача «Устройство колонны» длительностью 5 дней.
  2. Задача должна начаться 15 февраля.
  3. Есть материальный ресурс «Объем работы» стоимостью 5 тыс. грн за единицу.
  4. Ресурс назначен на задачу с единицами назначения равными 20.
  5. У задачи сохранен базовый план.
  6. Дата отчета о состоянии 14 февраля.

 pic3 eva initial

Рисунок 3 Исходные данные для анализа освоенных объемов

Теперь выведем поля (см. ниже рисунок 4):

  • Запланированный объем (БСЗР) - Данный параметр отображает стоимость того объема работы (или ресурса), который должен быть выполнен на дату отчета о состоянии. Microsoft Project определяет эту величину, суммируя повременные значения на момент даты отчета о состоянии. В нашем случае, т. к. задача по отношению к дате отчета о состоянии находится в будущем, БСЗР равен 0 тыс. грн.
  • Освоенный объем (БСВР) - Базовая стоимость выполненных работ показывает, какая сумма должна быть израсходована на задачу (или ресурс), исходя из базовой стоимости фактических работ, выполненных на дату отчета о состоянии, и базовых ставок ресурсов. Поскольку это соответствует объему выполненных работ, данный показатель еще называют освоенным объемом. В нашем случае ОО равен нулю, т. к. ничего не было сделано.
  • ФЗ (ФСВР) - Фактическая стоимость выполненных работ показывает, какова стоимость фактически выполненного объема задачи (израсходованного ресурса) на дату отчета о состоянии, включая фактическую стоимость ресурсов, фиксированные затраты и затраты на использование. В нашем случае ФЗ также равны нулю по причине того, что ничего не было сделано.
  • БПЗ (Бюджет по завершению) - Бюджет по завершению совпадает с базовыми затратами задачи, которые включают стоимость назначенных ресурсов и фиксированные затраты задачи и показывает итоговую утвержденную стоимость. В нашем случае БПЗ равен 100 тыс. = (5 тыс. * 20 единиц назначения).
  • ИОС (Индекс отклонения по стоимости) - Вычисляется как отношение базовой стоимости выполненных работ к фактическим затратам: ИОС= БСВР/ФСВР. Этот показатель также называется «освоенный объем для затрат». Значение больше 1 указывает на экономию средств по выполненным работам, а меньше 1 – на перерасход запланированного бюджета. В нашем примере ИСО равен нулю, так как ничего не выполнялось.
  • ИОКП (Индекс отклонения по срокам) - Вычисляется как отношение базовой стоимости выполненных работ к базовой стоимости запланированных работ: ИОКП= БСВР/БСЗР. Этот показатель также называется «освоенный объем для сроков». Значение больше 1 указывает на опережение графика по срокам, а меньше 1 – на отставание графика от запланированного темпа. В нашем примере ИОКП равен нулю, так как ничего не выполнялось.
  • ПОПЗ (Предварительная оценка по завершению) - Это значение представляет собой предполагаемую стоимость задачи к моменту ее завершения исходя из фактических затрат и текущей производительности проекта. Рассчитывается на основе показателей ФСВР, БСВР и ИОС.

pic4 eva data
Рисунок 4 Рассчитанные значения ОО без фактических значений

 

Зададим дату отчета о состоянии 15.02.16, и Microsoft Project в поле «Запланированный объем (БСЗР) отобразит логичные 20 тыс. грн. Т.е. денежное выражение объема работы, который по плану должен быть выполнен до 15.02.16 (см. рисунок 5).

pic5 eva data status date
Рисунок 5 Рассчитанное значение ОО с датой отчета о состоянии

Теперь введем фактическое значение – пусть 15.02.16 мы выполнили объем работ, равный 3 вместо 4 плановых (см. рисунок 6).

pic6 eva data status date with actual data
Рисунок 6 Рассчитанные значение ОО с введенными фактическими значениями

Значения полей таблицы ОО будут иметь следующие значения и вот почему:

  1. ОО = 19 064 – Базовые затраты * % завершения (100 000 * 19%).
  2. ФЗ –= 15 000 – Выполненный объем работы (3*5 000 за единицу).
  3. БПЗ –= 100 000 – Совокупные базовые затраты – остались без изменений.
  4. ИОС = 1,27 – ОО/ФЗ (19 064/15 000) – Т. к. значение больше 1, то вроде как бы экономия средств, так как сделали 3 объема вместо 4.
  5. ИОКП = 0,95– ОО/ПЗ (19 064/20 000) – Т. к. значение меньше 1, то налицо отставание от графика, так как сделали 3 объема вместо 4.
  6. ПОПЗ = ФЗ + (Базовые затраты – ОО)/ИОС (15 000 + (20 000 – 19 064)/1,27.

Теперь смоделируем другую ситуацию, когда мы каждый день выполняли по 4 объема работ, но нужно в конце выполнить еще 2 дополнительных объема работ (см. рисунок 7).

pic7 eva data status date with actual data

Рисунок 7 Рассчитанные значение ОО при дополнительных объемах работах

Проанализируем теперь полученные значения:

  1. ПЗ = 100 000 – Т. е. на дату отчета о состоянии должны быть по плану выполнены все объемы работ.
  2. ОО = 90 908 – Базовые затраты * % завершения (100 000 * 91 %).
  3. ФЗ = 100 000 – Выполненный объем работы (20*5 000 за единицу).
  4. БПЗ = 100 000 – Совокупные базовые затраты – остались без изменений, т. к. базовый план не менялся.
  5. ИОС = 0,91 – ОО/ФЗ (90 908/100 000) – Т. к. значение меньше 1, то ожидается перерасход бюджета, так как нужно будет сделать 22 объема вместо 20.
  6. ИОКП = 0,91 – ОО/ПЗ (90 908/100 000) – Т. к. значение меньше 1, то налицо отставание от графика, так как нужно будет сделать 22 объема вместо 20.
  7. ПОПЗ = 110 001 - ФЗ + (Базовые затраты – ОО)/ИОС (100 000 + (100 000 – 90 908)/0,91.

Таблица 1 содержит все поля, которые используются для анализа освоенного объема в Microsoft Project 2016 и их значения в данном примере.

Таблица 1 Поля таблиц освоенного объема

 pic8 table 1

 pic8 table 2

Кроме встроенных полей ОО, вы также можете создать собственные числовых поля, значения которых можно рассчитывать на основании значений полей ОО. Это поля:

  1. Плановый % завершения - определяет каков % работы должен быть выполнен на дату отчета о состоянии. Вычисляется по формуле: (ПО / БПЗ)*100 и в нашем примере равен 100%.
  2. Фактический % завершения - определяет каков % работы выполнен на дату отчета о состоянии. Вычисляется по формуле: (ФЗ / ПОПЗ)*100 и в нашем примере равен 90,91%.

Если, отобразив поля освоенного объема, вы обнаружили, что они содержат нулевые значения, то скорее всего, причина в том, что в плане проекта нет информации, необходимой для вычисления этих полей (см. выше) или неверно указана дата отчета о состоянии.
Если базовый план сохранен, но во всех полях, кроме ПОПЗ и БПЗ, отображается значение «0», это значит, что данные о ходе выполнения проекта еще не вводились. По мере ввода фактических данных эти поля начнут заполняться.
Анализ освоенного объема способствует выявлению динамики расхождений между базовыми и плановыми значениями параметров проекта.
Как правило, положительные значения отклонений полей освоенного объема (ОКП, ОПС и ОПЗ) означают, что проект выполняется с опережением графика и не выходит за рамки бюджета, а отрицательные — что проект отстает от графика и превышает бюджет, если 0 – проект выполняется в полном соответствии с планом (строго по плану).
По умолчанию для базы расчетов по методу освоенных объем берется значения поля «% завершения». В Microsoft Project за базу расчетов также можно брать значения поля «Физический % завершения».

 

2 Физический % завершения и освоенный объем

Коротко об особенностях применения обычного или физического % завершения для анализа ОО.
Выбор того или иного % для анализа зависит от того, каким методом вы актуализируете ваш план.
Если вы ведёте педантичный учет фактических трудозатрат назначенных на задачи ресурсов по отчётным периодам на временной шкале (в полях фактические трудозатраты), обычный % завершения и фактическая стоимость выполненных работ будут рассчитываться Microsoft Project автоматически и их значения в данном случае вполне могут быть использованы для расчета показателей ОО.
Если актуализация плана ведется по фактической длительности выполнения работ или вручную изменяемого % завершения, а так делают большинство компаний, то в данном случае возможно некоторое несоответствие между фактической стоимостью выполненных работ и их фактической длительностью.
Например, задача может быть выполнена по фактической длительности на 80%, а по фактическим трудозатратам – на 60%. В данном случае, чтобы упростить адекватное отображение освоенного объёма (без дополнительных корректировок фактических и оставшихся трудозатрат назначений), удобнее использовать физический % завершения. Его значение экспертно определяется планировщиком, вносится в соответствующее поле задач и не влияет на актуализацию прочих параметров задачи.
Если в настройках параметров расчета ОО выбран способ по «Физическому % завершения», значения данного поля будут использоваться для расчета основных показателей освоенного объема.
Кроме того, в этом случае в структуре задач автоматически рассчитываются значения физического % на суммарных задачах. В отличие от обычного % завершения, - физический % на суммарных задачах рассчитывается не от фактической и оставшейся длительности, а от фактической и оставшейся стоимости вложенных (подчиненных) задач. Данный показатель более адекватно отображает какой % бюджета освоен.
По умолчанию, как было сказано выше, параметры освоенных объемов рассчитываются по проценту завершения, Рисунок 8. Если вам нужно изменить базу расчета (например, вместо процента завершения, выбрать физический процент завершения), следует в меню «Файл – Параметры – Дополнительно – Параметры освоенного объема для данного проекта» выбрать в «Способе расчета освоенного объема по умолчанию для задач» нужную базу расчета.
В данных параметрах можете выбрать, по какому базовому плану и по какому проценту завершения будет считаться анализ освоенных объемов.

 pic8 settings

Рисунок 8 Настройки параметров расчета освоенного объема в проекте

 

Способ расчета ОО задается как на уровне параметров проекта, так и на уровне свойств задач. Если вы изменили способ расчета ОО уже после создания плана, эта настройка будет работать для новых задач, а созданные ранее необходимо откорректировать

 

 

При выборе расчета освоенного объема по «Физическому % завершения» нужно в окне «Сведения о задаче» выбрать на закладке «Дополнительно» соответствующий способ расчета.

pic9 settings at task level
Рисунок 9 Настройки способа расчета освоенного объема по задаче

Рассмотрим использование физического % завершения на конкретном примере.

pic10 field
Рисунок 10 Данные для настройки расчета ОО через физический % завершения

В нашем примере:

  1. На уровне файла проекта задан способ расчета освоенного объема от физического % завершения.
  2. Для задач задан способ расчета освоенного объема от физического % завершения.
  3. Сохранен базовый план.
  4. Выставлена дата отчета о состоянии – 16.02.16.

Для удобства ввода данных и их восприятия лучше всего воспользоваться комбинированным представлением, с диаграммой Ганта с отслеживанием (таблица «Освоенный объем») и использованием задач с полями по трем процентам завершения.

 pic11 field for input data

Рисунок 11 Представление для ввода фактических данных

Представим, что мы на задаче «Устройство опалубки» выполнили 11 м2, вместо 10. Также представим, что работа выполнена, но данные о трудозатратах рабочих будут доступны только после поступления актов выполненных работ. Поэтому % завершения по длительности можно указать равным 100, а для оценки реально освоенного объема указываем значение поля «Физический % завершения» равным 70%. При вводе физического % завершения Microsoft Project рассчитает соответствующее значение освоенного объема.

pic12 eva phys
Рисунок 12 Расчет ОО при вводе физического % завершения

Корректное значение фактических затрат можно будет получить только после ввода или фактических трудозатрат по всем ресурсам или процента завершения по задаче.

LEO Consulting

Украина, 02121, г. Киев, ул. Декабристов, 3, оф. 602
Тел.: (044) 228-76-99
E-mail: Написать письмо
Skype: alexvipro
Facebook: https://www.facebook.com/LEO.Consulting.ua

Мы партнеры

LEO Silver LOGO        Nintex Logo 

Конференции по управлению проектами

LEO Consulting совместно с Microsoft Ukraine инициировали проведение ежегодных конференций, объединивших ведущих специалистов в области управления проектами из Украины и стран СНГ.

http://www.project-conference.com.ua

Форум

Мы создали форум, на котором все желающие могут найти ответы на свои вопросы, связанные с Microsoft Project и управлением проектами.

http://microsoft-project.com.ua

Copyright «LEO Consulting» 2009-2013. Все права соблюдены.