Главная Библиотека Статьи Введение в управление портфелем проектов

Введение в управление портфелем проектов

Алексей Просницкий, MVP, PMP

По просьбе Тех, Кто Хочет Остаться Неизвестными, мы начинаем цикл статей посвященных управлению портфелем проектов.

«Это больше, чем я могу сделать за целую жизнь.

И все же я подписал контракт на пять лет.

Это мое проклятие – брать на себя больше, чем я могу сделать.

Безумие!»

Микеланджело

Мы все участники регаты

Каждый получает какой-то доход от своей деятельности или от прошлой деятельности (например, пенсия).

Каждый хочет получить от дохода как можно больше выгод/товаров/услуг, как можно меньше потратив.

Каждый принимает решение, что лучше, например, покупка жилья или его аренда, ходить каждые выходные семьей в ресторан или записать недремлющее чадо на курсы английского, потратить весь доход или часть его положить под проценты в банк. Другими словами, каждый формирует портфель инвестиций, т.е. принимает решение относительно сумм, которые следует инвестировать.

Формирование портфеля, т.е. распределение денег зависит от конкретных обязательств каждого индивидуума, участвующего в распределении портфеля, возраста, семейного положения, горизонта планирования и толерантности к риску.

 

 

А счастье было так близко…

Многие компании из тех, кто внедряют управление проектами, надеются внедрить управление проектами и возрадоваться самому факту внедрения и остановиться на достигнутом.

Многие компании из тех, которые собираются внедрить управление проектами, пребывают в уверенности, что этой внедренной системы управления проектами как таковой будет достаточно и можно будет остановиться.

Каково же их изумление, когда, внедрив себе систему управления проектами, она просто в какой-то момент начинает сыпаться или просто не приносить желаемого результата.

Почему?

Недостающим звеном хрупкого равновесия выстроенной системы управления проектами является система управления портфелем проектов или Project and Portfolio Management (УПП/PPM).

Почему?

Основное большинство всех компаний при внедрении системы управления проектами фокусировалось именно на том, как закончить проект согласно утвержденным датам, как не вылезти за бюджет и как не «расплыться» по содержанию. Строились графики, на которые молились. Делали отчеты, которыми восторгались. Проекты стали завершаться вовремя, без превышения бюджета, все запланированные на старте задачи выполнены и даже качественно. Но…

А вообще нужны были именно эти проекты? А, может, нужно было вместо этих проектов вложить свои ресурсы в другие? Нужны ли нам сейчас результаты этих реализованных проектов? Почему мы об этом раньше не подумали?

Компания живет не за счет проектов. Компания живет за счет любви клиентов.

Хотя более правильно сказать, что за счет любви клиентов к продуктам компании. А любви мало не бывает. Ее хочется больше, больше, больше, больше… И рано или поздно наступает «Большой бадабум».

Иногда, конечно, может быть и обратная ситуация, компания старается, старается, а любви все нет и нет.

Так вот. Топ-менеджмент компании, т.е. ее руководство не живет категориями проектного управлениями (сроками, диаграммой Ганта, критическим путем и т.д.).

Руководство компании живет удовлетворением акционеров, ростом компании/акций, стратегией, целями, денежными потоками и доходом.

pic1 diff

 

А что общего между руководителями проектов и топ-менеджментом компании?

pic1 same 

 

Для того, чтобы подружить проектное управление с руководством компании и существует управление портфелем проектов или Project and Portfolio Management. РРМ как раз находится между руководством компанией и проектными менеджерами и не допустит разрыва в их ожиданиях и стремлениях.

Немного истории портфельного управления

В 1952 года Гарри Марковицем была сформулирована идея формирования и выбора портфеля, направленная на оптимальный выбор активов, исходя из требуемого соотношения доходность/риск.

За что ему в 1990 году и присвоили Нобелевскую премию

С точки зрения портфельного управления эффективным является такой портфель, который предлагает инвестору:

  • Либо максимизацию доходности при заданном уровне риска
  • Либо минимизация риска при заданной доходности

Смысл «портфельного» инвестирования – распределение инвестиционного потенциала между различными группами активов.

Мы не будем здесь рассматривать математику финансов и портфельного управления, ведь для этого есть наш курс по управлению портфелем проектов и возможно будет написана отдельная статья по теме математики портфельного управления.

Также Гарри Марковицем была предложена так называемая «граница эффективности», которую пользователи Microsoft Project Server/Online могут наблюдать при формировании портфеля проектов

Какая связь между «границей эффективности» и портфелем – эффективный тот портфель, который лежит на кривой границы эффективности.

pic3 port

 

Со временем произошел переход от управления портфелями ценных бумаг к управлению портфелем проектов – необходимость распределения ограниченных ресурсов между интересующими проектами/неограниченными интересами.

 

Управление портфелем проектов для чайников

А теперь перейдем от лирики к не суровой реальности.

Есть разные взгляды и идеи на то, как нужно выстраивать процессы управления и на то, как этим самым портфелем управлять.

Существуют основные подходы, которые придумывают разные серьёзные тети и дяди (хотел написать дяди и тети, но вдруг меня бы обвинили в гендерном неравенстве, хотя теперь дяди могут и обвинить).

Основные подходы – это «Стандарт по управлению портфелем» (PMI), «Управление портфелем» (OGM), «Руководство по портфельному управлению» (ISO) и работы авторов по Portfolio Agile Management.

Давайте просто рассмотрим следующие определения:

  • Портфель – набор проектов, программ и отдельных работ, которые сгруппированы для достижения стратегических целей организации (PMI, SfPM, 3th ed).
  • Портфель - совокупность инвестиций организации в изменения, необходимых для достижения стратегических целей (OGM – MoP).
  • Портфель – набор активностей, сгруппированных вместе, для облегчения управления ими и достижения, частично или полностью, стратегических задач организации (ISO 21504:2015)

 

Эффективный портфель – такой портфель, который предлагает компании максимально возможный уровень отдачи при заданном уровне риска.

Обратите внимание на определение эффективного портфеля – это не перечень проектов, и не «сборище» проектов, которые мы любим и делаем, потому что директор захотел.

 

Управление портфелем проектов – это процесс:

  1. Идентификации потребностей бизнеса.
  2. Выбора лучших идей будущих продуктов.
  3. Реализация проектов.
  4. Запуск продуктов.
  5. Получение преимуществ.

Как видно, управление проектами - это всего лишь малая часть всего процесса создания и реализации новых продуктов. И естественно, хорошо методологически внедрив, даже очень хорошо, управление проектами, компании на выходе не получают преимуществ от его использования.

Цели управления портфелем проектов:

  1. Установление жизнеспособного состава проектов и программ.
  2. Обеспечение сбалансированности портфеля.
  3. Мониторинг процессов планирования и выполнения выбранных проектов и программ.
  4. Анализ эффективности портфеля проектов и поиск путей ее повышения.
  5. Сравнение возможностей новых проектов.
  6. Предоставление информации и рекомендаций руководителям всех уровней для принятия ими решений.

Портфель проектов компании без распределения во времени приводит к тому, что использование ресурсов компании неравномерно. В моменты пиковой нагрузки в портфеле проектов ресурсов не хватает, что приводит к отклонениям в большинстве проектов компании.

Набор персонала для решения проблемы с ресурсами приводит к тому, что в моменты спада активности в реализации проектов компании приходится содержать большое количество незанятых сотрудников. 

Необходимо анализировать портфель проектов и распределять проекты по времени в зависимости от приоритетов

Как же многие компании воспринимают портфель?

Итак, представляю вашему вниманию перечень неправильных определений портфеля проектов:

  • Группа «руководителей проектов», сводящих планы в единое целое
  • Всего лишь еще один процесс, система или расходы
  • Что-то большее чем «управление проектом»
  • Всего лишь отчетность
  • Бюрократическое ограничение на принятие решений
  • Всего лишь перечень всех проектов и программ
  • Бюрократический процесс для остановки проектов и программ по каким-либо причинам

Самое печальное, что многие компании вкладывают деньги, нанимают штат людей именно для поддержки неправильных процессов, а потом в компании начинаются брожения типа «Кто эти портфельные менеджеры? Проджект менеджеров кормим, а эти еще больше просят».

Ну ок, скажете вы. А какие же преимущества от внедрения портфельного управления?

Преимущества следующие:

  • Получение больших финансовых выгод от реализации «правильных» программ и проектов.
  • Сокращения затрат от «отстрела» дублирующих проектов и несоответствующих стратегии.
  • Более эффективное распределение ресурсов между проектами.
  • Повышение прозрачности.
  • Улучшение взаимодействия между соответствующими заинтересованными сторонами, в том числе топ-менеджерами.

«Опять слова» скажите вы. Где факты? Где доказательства?

В далеком 1993 году, SmithKline Beecham, увеличила ожидаемую стоимость портфеля на 25%, без привлечения дополнительных расходов, только за счет более тщательной приоритезации и распределения имеющихся средств.

Ashfield Disctrict Counsil «нашел» 2,4 миллиона фунтов за счет «отстрела» активностей не соответствующих муниципальному бюджету.

В 2005 году, выгоды от внедрения PPM составили сотни миллионов долларов для производственной компании THALES.

«ВНИПИТРАНСГАЗ» в 2005-2006 года увеличила портфель заказов только за счет оптимизации загрузки ресурсов

 

Продолжение в статье "Обзор стандартов по управлению портфелем проектов"

LEO Consulting

Украина, 02121, г. Киев, ул. Декабристов, 3, оф. 602
Тел.: (044) 228-76-99
E-mail: Написать письмо
Skype: alexvipro
Facebook: https://www.facebook.com/LEO.Consulting.ua

Мы партнеры

LEO Silver LOGO        Nintex Logo 

Конференции по управлению проектами

LEO Consulting совместно с Microsoft Ukraine инициировали проведение ежегодных конференций, объединивших ведущих специалистов в области управления проектами из Украины и стран СНГ.

http://www.project-conference.com.ua

Форум

Мы создали форум, на котором все желающие могут найти ответы на свои вопросы, связанные с Microsoft Project и управлением проектами.

http://microsoft-project.com.ua

Copyright «LEO Consulting» 2009-2013. Все права соблюдены.