Главная Библиотека Статьи Методология ввода фактических данных в Microsoft Project

Методология ввода фактических данных в Microsoft Project

Алексей Просницкий, РМР, MVP

В данной статье я расскажу о том, какая методология "зашита" в Microsoft Project для "правильного" сбора данных об исполнении проекта.

В Microsoft Project существует два метода ввода фактических данных об исполнении в проекте:

  1. Обновление задач;
  2. Обновление назначений.

Обновление информации по задачам

Актуализация данных по задачам

Обновление информации по задачам – более быстрый способ актуализации данных об исполнении проекта, чем обновление данных по назначениям.

В случае, если вы обновляете информацию по задачам в разрезе, например, когда фактически началась задача, какова была фактическая длительность задачи, Microsoft Project автоматически обновляет информацию по всем ресурсам, назначенным на эту задачу. Так, если вы укажите, что задача фактически началась 13 августа, то все назначенные ресурсы будут отмечены, как начавшие работу 13 августа.

Если вы не хотите, чтобы система автоматически обновляла данные по ресурсам, нужно снять галочку «Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи» в меню «Файл – Параметры – Расписание – Параметры расписания для этого проекта». При снятой галочке вы должны будете обновлять фактические данные как по задачам, так и по назначенным ресурсам.

 

Снимая галочку «Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи», вы должны отдавать себе отчет в том, что ваши трудозатраты на обновлении данных по проекту вырастают в n раз

 

 

По умолчанию, для актуализации данных по задачам в Microsoft Project существуют представления «Диаграмма Ганта с отслеживанием» и таблица «Отслеживание», Рисунок 1.

pic1 viewactual 

Рисунок 1. Стандартное представление для отслеживания проекта

 

Мерилом исполнения проекта и задач являются три поля «% завершения» и «% завершения по трудозатратам» и «Физический % завершения».

Поле «% завершения» показывает долю фактической длительности выполненной части работы к общей длительности, когда должна выполняться работа. Так, например, если из 10 дней, вы фактически отработали уже 6 дней, то в поле «% завершения» будет отображаться число «60». Аналогично и по проекту, если вы отработали 100 дней по всем задачам из 400 дней проекта, то в поле «% завершения» проекта будет отображаться число 25%.

Поле «% завершения» не отображает в действительности, каков объем работы выполнен и сколько денег уже потрачено. Так, например, если вам за 10 дней нужно положить 200 м3 кладки, а вы по факту за 7 дней положили 50 м3, и ввели только эти данные, то Microsoft Project покажет, что работа выполнена с точки зрения длительности на 70%, что с точки зрения объема работ не совсем правильно.

Ведением отчетности только через поле «% завершения» вы вносите в систему управления проектами очень много субъективизма, что может привести к тому, что информация, введенная в Microsoft Project, будет отличаться от того, что есть на самом деле.

Поле «% завершения по трудозатратам» отображает долю фактически отработанных часов к общей сумме часов. Так, например, если вам на задачу выделено 20 часов, а вы отработали 8, то в поле «% завершения по трудозатратам» будет отображаться значение равное 40. Информация, содержащаяся в данном поле, более объективна чем просто обновление поля «% завершения».

Для чтения статьи необходимо авторизоваться на сайте

Войти

Войти


LEO Consulting

Украина, 02121, г. Киев, ул. Декабристов, 3, оф. 602
Тел.: (044) 228-76-99
E-mail: Написать письмо
Skype: alexvipro
Facebook: https://www.facebook.com/LEO.Consulting.ua

Мы партнеры

LEO Silver LOGO        Nintex Logo 

Конференции по управлению проектами

LEO Consulting совместно с Microsoft Ukraine инициировали проведение ежегодных конференций, объединивших ведущих специалистов в области управления проектами из Украины и стран СНГ.

http://www.project-conference.com.ua

Форум

Мы создали форум, на котором все желающие могут найти ответы на свои вопросы, связанные с Microsoft Project и управлением проектами.

http://microsoft-project.com.ua

Copyright «LEO Consulting» 2009-2013. Все права соблюдены.