Главная Библиотека Статьи Аудит графиков и создание отчета для аудита состояния проектов

Аудит графиков и создание отчета для аудита состояния проектов

Алексей Просницкий, MVP, PMP

 

По ходу своей деятельности сталкиваешься с такой ситуацией, когда нужно проанализировать как часто и как пользуются Microsoft Project при планировании проектов и актуализации данных.

В данной статье я расскажу на что нужно обращать внимание при аудите графиков проектов.

Я не буду писать про связи, длительности и прочие техники. Напишу о том, на что мало обращают внимание.

Первое, это наличие сохраненного базового плана, так как только с сохраненным базовым планом можно сравнивать фактические значения с плановыми, Рисунок 1.

 pic1 baseline

Рисунок 1. Наличие базового плана

 

Обращаю внимание, что это стандартный функционал, а то как-то одна уважаемая компания из большой юридической четверки, которая консультировала один известный холдинг с точки зрения управления проектами, попросила разработать нас модуль для Microsoft Project, который бы на диаграмме Ганта показывал разницу между запланированными и фактическими показателями (даты/длительности):).

Следующее, это дата когда проект последний раз обновляли, Рисунок 2.

 pic2 lastupdated

Рисунок 2. Дата последнего обновления проекта

 

Затем нужно обратить внимание на дату отчета о состоянии, Рисунок 3.

 pic3 statusdate

Рисунок 3. Дата отчета о состоянии

 

Это дата показывает ту дату, на которую в графике проекта были внесены изменения. Это дата используется для расчета исполнения и освоенного объема.

Данная дата должна периодически (например, раз в неделю) обновляться руководителем проекта по мере актуализации данных.

Если это дата вместе с данными по задачам не обновляются, то при обновлении проекта и перепланировании незавершенных трудозатрат, задачи которые не были выполнены на текущую дату перенесутся за дату отчета о состоянии, т.е. перенесутся в будущие задачи план-графика, Рисунок 4.

 pic4 updateproject

Рисунок 4. Реальное положение задач после обновления проекта

 

При работе с Project Server логично создать представление, которое бы показывало состояние всех проектов.

Для создания представления, запускаем Microsoft Excel с надстройкой PowerPivot, Рисунок 5.

 pic5 powerpivot

Рисунок 5. Запуск Microsoft Excel с надстройкой PowerPivot

 

О работе с Microsoft Excel с надстройкой PowerPivot смотрите статью «Использование PowerPivot для построения отчетов по проектам».

После выбора сервера SQL, базы данных Project Server и таблицы «MCP_EPMProject_UserView» в окне «PowerPivot для Excel» нужно на закладке «В начало» выбрать «Сводная таблица – Плоская сводная таблица», Рисунок 6.

pic6 data in excel 

Рисунок 6. Данные по проектам в PowerPivot

 

В книге Excel в полях сводной таблицы выбираем поля:

  • ProjectName;
  • ProjectCreatedDate;
  • ProjectStartDate;
  • ProjectStatusDate;
  • ProjectModifiedDate.

Выбранные поля перемещаем в строки и параметрах всех полей убираем итоги и переименовываем названия полей, Рисунок 7.

 pic7 created report 1

Рисунок 7. Настройка промежуточных итогов и переименование полей

 

Сохраняем отчет и таблице отчета присваиваем имя, Рисунок 8.

 pic8 nameditem

Рисунок 8. Настройка промежуточных итогов и переименование полей

 

После создания отчета, его нужно загрузить в раздел «Отчеты» бизнес-аналитики Project Server, Рисунок 9.

pic9 uploadreport 

Рисунок 9. Загрузка отчета в центр бизнес-аналитики

 

После этого переходим в раздел «Содержимое сайта – Панели мониторинга» (/PWA/ProjectBICenter/Dashboards/Forms/AllItems.aspx) где создаем новое страницу веб-частей, Рисунок 10, указываем ее название, шаблон макета и место расположения, Рисунок 11.

 pic10 new webpagecreating

Рисунок 10. Создание новой страницы веб-частей. Шаг 1

 pic11 new webpagecreating 2

Рисунок 11. Создание новой страницы веб-частей. Шаг 2

 

После создания страницы в новом окне нажимаем «Добавить веб часть» и выбираем «Категории – Бизнес данные – Excel Web Access - Добавить».

В области «Выбор книги» нажимаем «Щелкните здесь, чтобы открыть область инструментов»

В появившейся области «Excel Web Access» выбираем отчет и указываем название элемента (см. Рисунок 8), Рисунок 12.

 pic12 reportchoosing

Рисунок 12. Выбор отчета и указание названия элемента

 

После нажимаем «Ок» и большую красную кнопку «Остановить изменение».

Готовы отчет представлен на Рисунке 13.

 pic13 readyreport

Рисунок 13. Отчет для аудита проекта

LEO Consulting

Украина, 02121, г. Киев, ул. Декабристов, 3, оф. 602
Тел.: (044) 228-76-99
E-mail: Написать письмо
Skype: alexvipro
Facebook: https://www.facebook.com/LEO.Consulting.ua

Мы партнеры

LEO Silver LOGO        Nintex Logo 

Конференции по управлению проектами

LEO Consulting совместно с Microsoft Ukraine инициировали проведение ежегодных конференций, объединивших ведущих специалистов в области управления проектами из Украины и стран СНГ.

http://www.project-conference.com.ua

Форум

Мы создали форум, на котором все желающие могут найти ответы на свои вопросы, связанные с Microsoft Project и управлением проектами.

http://microsoft-project.com.ua

Copyright «LEO Consulting» 2009-2013. Все права соблюдены.