Главная Библиотека Статьи Как превратить SharePoint в автоматизированную систему документооборота c помощью Nintex Workflow

Как превратить SharePoint в автоматизированную систему документооборота c помощью Nintex Workflow

Многие компании в Украине уже давно используют SharePoint как систему электронного документооборота. Но реалии таковы, что зачастую она используется как файловое хранилище с общим доступом. И не потому что у системы не достаточно функционала, просто зачастую стандартные возможности не подходят для логики функционирования именно Вашего бизнеса.

Но есть решение - использование Nintex Workflow, который позволит легко и быстро создать любые рабочие процессы  для SharePoint.

 

До недавнего времени разработка бизнес-процессов было уделом узкого круга IT-специалистов.  Что приводило к высокой стоимости таких разработок и к большим затратам времени на их реализацию: поиск специалистов,  которые могут технически реализовать нужную модель, диалог между "архитектором и программистом".

Решение Nintex Workflow представляет собой визуальный редактор для построения рабочих процессов: используя метод Drag and Drop быстро и легко можно создавать рабочие процессы любой сложности непосредственно бизнес-аналитиками. Это инструмент для бизнес-аналитиков  (никакого программирования!).

Nintex Workflow позволяет:

  • Неограниченные возможности по построению бизнес-правил;
  • Реализовать любую сложность процессов (параллельные действия, цикл, условия, конечный автомат (state machines));
  • Приветствуется вложенность процессов - создавать отдельные рабочие процессы, например, рабочий процесс процедуры согласования, рабочий процесс процедуры обработки конечного решения и т.д., а затем подключать эти рабочие процессы при построении более сложного рабочего процесса.

Как результат:

  • Построение масштабируемой системы автоматизации:

Вы можете начать строить свою систему начиная с отдельных рабочих процессов, а затем объединять их в более сложную систему.

  • Построение гибкой системы:

За счет использования неограниченного кол-ва условий и запуска перекрестных рабочих процессов.

  • Мобильность такой системы:

При необходимости можно быстро модифицировать один или несколько рабочих процессов, составляющих единую систему.

 

Если в процессе использования системы в вашей компании произошли изменения, например процедура регистрации заявки, то вы легко можете модифицировать нужный рабочий процесс, причем технически у Вас это займет не более часа, не ломая всю систему.

 

 

Рассмотрим пример рабочего процесса для согласования заявок на отсутствие сотрудников (ежегодный или внеочередной отпуск, больничные, планирование командировок и т.п.).

Весь рабочий процесс выглядит так:

pic 1 wf approving 

Рисунок 1. Рабочий процесс утверждения заявок на изменение рабочего времени пользователя

 

Рассмотрим более подробно этот рабочий процесс.

Для управления рабочим временем сотрудников были созданы:

Список для заявок сотрудников на отсутствие – Leave Requests и для удобства просмотра календарь Leave Calendar, в котором отображаются утвержденные заявки.

В списке Leave Requests пользователь системы создает заявку.

 pic 2 sp list

Рисунок 2. Список SharePoint для обработки заявок пользователей


pic 3 sp calendar

 

Рисунок 3. Календарь SharePoint для отображения утвержденных заявок пользователей

 

При создании заявки в списке автоматически запускается рабочий процесс.

1. Отправляется уведомление инициатору о получении запроса.

pic 4 nintex notification

Рисунок 4. Создание уведомления с использованием переменных рабочего процесса


2. Проверяется тип запроса и если это больничный, то запрос автоматически утверждается и заноситься соответствующая запись в календарь Leave Calendar и отправляется уведомление о утверждении запроса.

 pic 5 nintex condition

Рисунок 5. Условие рабочего процесса Nintex: Проверка типа запроса.

 

 pic 6 nintex query

Рисунок 6. Настройка условия рабочего процесса Nintex: Проверка типа запроса.

 

pic 7 nintex note to calendar 

Рисунок 7. Добавление записи в календарь Leave Calendar


3. При других типах запроса на отсутствие создается запрос на утверждение Руководителю ресурса с возможностью выбора одного из действий: Утвердить, Отклонить, Спросить у коллег (делегировать решение по запросу).

 pic 8 nintex query for approving

Рисунок 8. Настройка запроса на утверждение в Nintex Workflow

 

 4. В зависимости от результата отсылается уведомление инициатору и в случае утверждения заявки добавляется соответствующая запись в календарь Leave Calendar.

 pic 9 nintex otherpart

Рисунок 9. Последущие действия для события утверждения

 

В связке Nintex+SharePoint большинство рабочих процессов можно реализовать так, что пользователю даже не придется заглядывать в систему.

Как один из способов – настроить получение уведомлений и запросов утверждения с помощью сообщений электронной почты. Это реализуется функцией Nintex Workflow – LazyApproval® System (Ленивое утверждение :)). Все что нужно сделать пользователю – прямо в письме выбрать результат утверждения.

 pic 10 nintex outlook

Рисунок 10. Запрос на выполнение действия в виде почтового сообщения

 

Еще один элемент автоматизации – настройка эскалации рабочего процесса при отсутствии действия со стороны пользователя, на которого отправлен запрос утверждения.

 pic 11 nintex escalation

Рисунок 11. Настройка эскалации рабочего процесса в  Nintex Workflow

 

Такой подход дает дополнительные баллы к производительности проектируемой системы.

 

Лучшая информационная система — это та система, которую никто не замечает, при этом все запросы обрабатываются вовремя.

Хотите такую? Мы готовы Вам помочь!


Оксана Токаленко, MCTS


LEO Consulting

Украина, 02121, г. Киев, ул. Декабристов, 3, оф. 602
Тел.: (044) 228-76-99
E-mail: Написать письмо
Skype: alexvipro
Facebook: https://www.facebook.com/LEO.Consulting.ua

Мы партнеры

LEO Silver LOGO        Nintex Logo 

Конференции по управлению проектами

LEO Consulting совместно с Microsoft Ukraine инициировали проведение ежегодных конференций, объединивших ведущих специалистов в области управления проектами из Украины и стран СНГ.

http://www.project-conference.com.ua

Форум

Мы создали форум, на котором все желающие могут найти ответы на свои вопросы, связанные с Microsoft Project и управлением проектами.

http://microsoft-project.com.ua

Copyright «LEO Consulting» 2009-2013. Все права соблюдены.