Главная Библиотека Статьи Управление коммуникациями в Microsoft Project

Управление коммуникациями в Microsoft Project

Алексей Просницкий, MVP, PMP

Как долго человек может прожить без еды? Как долго он может прожить без воды? Без воздуха? А как долго проект может «прожить» без коммуникации между его участниками?

В данной статье я постараюсь описать , почему же так важна коммуникация в проекте, и какие мы рекомендуем инструменты для управления коммуникациями.

В детстве (старшие классы школы) я «болел» морем. Читал все о морских путешествиях, смотрел фильмы о морских путешествиях и ходил в клуб юных моряков. Есть одна вещь, на которую я уже тогда обратил особое внимание, с точки зрения организации процесса управления. Это «обратная связь». Любой подчиненный, получив команду от своего руководства, обязан дать «обратную связь» о том, что команда получена, понята, а потом выполнена. Например, капитан Врунгель в одноименном мультфильме говорит: «Право руля на N градусов», на что его первый помощник Лом отвечает: «Есть право руля на N градусов» и крутит штурвал вправо. Зачем он отвечает? Вроде не глухой. Вроде все понятно, недаром же Лом первый помощник. А для того, чтобы капитан Врунгель был уверен в том, что его услышали, приняли его приказ к исполнению и начали его выполнять. После поворота штурвала на N градусов, Лом вернет штурвал в исходное положение и доложит: «Есть, капитан». И Лом, т.е. подчиненный, будет докладывать капитану, т.е. руководителю, пока не удостовериться, что его услышали.

Теперь посмотрим на то, как обычно  происходит коммуникация при  управлении проектами. Ситуация из моей практики. 31 марта 2010 года только что назначенный директор проекта по реконструкции НСК «Олимпийский» пришел на свое первое совещание по статусу проекта, где ему показали график, Рисунок 1. Что он увидел? То, что неизвестно, начались ли задачи, которые должны были начаться в январе, феврале и марте, а если и начались, то неизвестно: сколько уже сделано и сколько еще осталось.

01 statusing 

Рисунок 1. График реконструкции НСК «Олимпийский» (по состоянию на 31.03.2010)

Как управлять неизвестностью? Честно говоря, не знаю. Предполагаю,  что нужно узнать больше о неизвестности. Недаром бедный английский солдат требовал у графини де Ла Фер, она же леди Винтер, она же Леди Кларик, она же просто Миледи, имя жертвы, которую он должен убить. Иначе, как же не зная имени убить оскорбителя Миледи? Кого? Всех что ли? Действовать методом исключения?:)

Как можно принимать решения о том, сколько людей нужно поставить на тот или иной объект, сколько нужно подвезти материалов, сколько заплатить подрядчику, сколько нужно средств перебросить с одного счета на другой, если руководитель проекта не владеет текущей ситуацией по проекту?

Один из важнейших навыков руководителя проекта – это коммуникация (общение) с участниками проекта. Но идеальная коммуникация - это не когда руководитель проекта узнает сам о проблеме, а когда участник проекта (исполнитель в проекте) сам находит руководителя проекта, описывает проблему и предлагает решения. Естественно, лучше всего, когда эта особенно важная информация приходит письменно и оформлена по определенному образцу. Особенно это актуально при работе с внешними исполнителями (подрядчиками). Слова ведь к делу не пришьешь. А с бумагой можно и в суд обратиться .

Например, когда строился стадион «Донбасс Арена», Заказчик строительства (ООО «Стадион «Шахтер») так и поступил. Т.е. разработал форму отчетности (Рисунок 2), которая была, во - первых, приложением к договору, а во - вторых, как следствие первого, официальным и обязательным документом, которую Генеральный подрядчик обязан был еженедельно предоставлять заполненную фактически выполненными работами.

 02 reporting

Рисунок 2. Форма отчетности Генерального подрядчика при строительстве «Донбасс Арены»

Но это бумажная форма. Как же сделать специальную электронную форму отчетности, используя локальную версию Microsoft Project Professional/Standard?

При работе с Microsoft Project возникают следующие проблемы, связанные с коммуникацией руководителя проекта и исполнителями по проекту:

  1. Данные для планирования и учета состава, объемов и сроков работ находятся у нескольких удаленных ответственных и не увязаны в общем файле проекта Microsoft Project.
  2. Невозможно одновременно планировать несколько фаз/этапов проекта разными его участниками (ответственными за этапы), т.е. одновременно с файлом проекта не могут работать несколько человек.
  3. Отсутствие навыков работы с Microsoft Project у многих ответственных и исполнителей по проекту.
  4. Невозможно формировать распределенные планы работ по этапам проекта, направляемые ответственным за задачи и/или исполнителям с их последующей рассылкой для сбора информации о выполненных работах.
  5. Невозможно автоматизировать внесение в план проекта оперативной информации о фактически выполненных и выполняемые работах.
  6. Ответственные своевременно не получают оперативную информацию по отклонениям, принятым решениям и изменениям плана.
  7. Экспорт/импорт определенного среза информации Microsoftдля использования в других информационных системах (например, 1С).

Как можно решить данные проблемы? Все очень просто, когда под рукой у руководителя проекта или планировщика есть связка таких инструментов как Microsoft Project и PlanBridge.

В случае, если вы как руководитель проекта или планировщик не знаете, детальный состав и последовательность работ в проекте, вы можете с помощью PlanBridge сгенерировать из файла Project специальный файл Excel и выслать его по электронной почте (или разместить в облаке SkyDrive, GoogleDocs) ответственному за этап, в который ответственный должен внести информацию о составе работ и перечне ресурсов для их выполнения, Рисунок 3.

 03 assignment

Рисунок 3. Детализация проекта в Excel и создание списка ресурсов

Кроме того, в обменном документе PlanBridge можно сразу же назначить объемы, материалы и трудовые ресурсы на работы проекта, Рисунок 4.

04 assigning 

Рисунок 4. Назначение материалов из списка ресурсов на работы в ОД Excel

После импорта задач и назначений от всех ответственных, Рисунок 5, в Microsoft Project с помощью PlanBridge, можно сформировать полноценный общий план работ, как по ответственным, так и по исполнителям, для занесения в них информации о фактическом исполнении, Рисунок 6.

 05 afterimport

Рисунок 5. Результат импорта обменной книги Excel в Microsoft Project с помощью PlanBridge

 

 06 planact

Рисунок 6. Обменная книга Excel в Microsoft Project для сбора фактической информации

Используя импорт обменной книги Excel в Microsoft Project с помощью PlanBridge, вы всегда будете быстро получать нужную информацию о статусах проекта, Рисунок 7, и сможете быстро принимать правильные решения.

07 reporting

 Рисунок 7. Отчет о статусах проектов

Возможные варианты оперативных коммуникаций по проекту, которые можно реализовать с использованием связки Microsoft Project и PlanBridge:

  • Детализация работ графика «сверху-вниз», добавление новых работ  на любой этап проекта путем импорта данных из обменных документов Excel.
  • Создание и редактирование в обменном документе Excel пула ресурсов, назначение  на задачи созданных объемов, материалов, стоимостей , трудовых ресурсов . Импорт данных в план Project.
  • Создание в обменной таблице Excel ручного профиля плановой загрузки ресурсов и освоения объемов по временным периодам, импорт данных в план Project .
  • Создание и текущая актуализация в Microsoft Project графиков финансирования, освоения сметной стоимости и взаиморасчетов импортом данных из обменных документов Excel.
  • Создание и рассылка-сборка  группы документов Excel по ответственным  для ежедневного (еженедельного)  учета фактических объемов, % готовности, сроков завершения.
  • Импорт в план Project итоговых накопительных и повременных фактических данных одновременно по нескольким объемам, материалам, трудозатратам из обменных документов Excel.

 

 

 

Ознакомиться с отраслевым решением PlanBridge можно по ссылке http://ms-project.info/.

Получить помощь по отраслевому решению PlanBridge можно здесь http://microsoft-project.com.ua/.

В случае заинтересованности просьба обращаться в форму обратной связи нашей компании http://www.leoconsulting.com.ua/company/contact-us.

LEO Consulting

Украина, 02121, г. Киев, ул. Декабристов, 3, оф. 602
Тел.: (044) 228-76-99
E-mail: Написать письмо
Skype: alexvipro
Facebook: https://www.facebook.com/LEO.Consulting.ua

Мы партнеры

LEO Silver LOGO        Nintex Logo 

Конференции по управлению проектами

LEO Consulting совместно с Microsoft Ukraine инициировали проведение ежегодных конференций, объединивших ведущих специалистов в области управления проектами из Украины и стран СНГ.

http://www.project-conference.com.ua

Форум

Мы создали форум, на котором все желающие могут найти ответы на свои вопросы, связанные с Microsoft Project и управлением проектами.

http://microsoft-project.com.ua

Copyright «LEO Consulting» 2009-2013. Все права соблюдены.