Главная Библиотека Статьи Бизнес процессы отчетности исполнителей в Project Server / Project Online

Бизнес процессы отчетности исполнителей в Project Server / Project Online

Алексей Просницкий, РМР, MVP

При работе в среде Microsoft Project Server или Microsoft Project Online очень часто у начинающих пользователей, руководителей проектов, администраторов возникают вопросы связанные с организацией процессов отчетности по задачам проекта и административным задачам.

В данной статье я опишу «зашитые» компанией Microsoft бизнес-процессы по отчетности исполнителей.

Как вам может быть известно или не известно, в Microsoft Project Server 2013 и Microsoft Project Online есть два способа отчетности:

  1. Отчетность только по задачам проекта в представлении «Задачи»;
  2. Отчетность по задачам проекта и непроектной деятельности в представлении «Расписание».

Каждый из способов отчетности подразумевает определенную процедуру или бизнес-процесс связанный с тем, что происходит после того, как исполнитель отчитался о своей работе и нажал кнопку «Отправить», Рисунок 1.

 01 arcticel bb task timesheet

Рисунок 1. Способыотчетностив Microsoft Project Server и Project Online

Итак, давайте разберем, что же происходит после нажатия кнопки «Отправка» или «Отправить состояние».

В случае, если в вашей компании отчитываются только по задачам проекта, а функционал расписаний отключен и не используется, то при нажатии кнопки «Отправить состояние» обновленное состояния задачи (например, информация о фактической дате начала, фактических трудозатратах и др) уходит:

  1. Или управляющему назначением по конкретной задаче, Рисунок 2. Обратите внимание, уходит не руководителю проекта, а управляющему назначением.

 02 arcticel bb status manager

Рисунок 2. Управляющие назначениями или утверждающие отчетность по задачам проекта

 

  1. Или, если включены правила на автоматическое утверждение, обновления уходят в план-график проекта, Рисунок 3.

 01 arcticel bb rule

Рисунок 3. Правило с автоматическим утверждением состояния задач

 

В случае, же если в вашей компании ведется отчетность, как по задачам проекта, так и по непроектному времени, бизнес-процессы отчетности должен выглядеть следующим образом:

  1. Первый вариант:
    1. После ввода отчетности по задачам в представлении «Задачи», исполнитель сохраняет и отправляет на утверждение обновленные состояния по задачам управляющему назначению;
    2. Исполнитель переключается в представление «Расписание» и обязательно импортирует данные о плановых и фактических часах по задачам;
    3. Исполнитель отчитывается в представление «Расписание» об административных задачах, сохраняет и отправляет на утверждение утверждающему расписания.
  2. Второй вариант:
    1. Исполнитель отчитывается в представлении «Расписание» об административных задачах и задачах проекта, сохраняет и отправляет на утверждение «Расписание» утверждающему расписания;
    2. Исполнитель переключается в представление «Задачи» и обязательно импортирует данные о фактических часах по задачам из представления «Расписание»;
    3. Исполнитель сохраняет и отправляет на утверждение обновленные состояния по задачам управляющему назначению, Рисунок 4.

 04 arcticel bb standardmode

Рисунок 4. Бизнес процесс при стандартном режиме отчетности

При желании можно сократить количество «кнопконажатий». Для этого, в «Параметрах сервера – Управление временем и задачами - Параметры и значения по умолчанию для расписания» нужно поставить галочку «Режим одной задачи» (SingleEntryMode).

В этом случае, бизнес-процесс отчетности будет выглядеть следующим образом:

  1. Исполнитель отчитывается в представлении «Расписание» об административных задачах и задачах проекта;
  2. Исполнитель сохраняет и отправляет обновленные данные утверждающему, Рисунок 5. Т.е. данные по задачам уходят на утверждение утверждающему расписания, а данные по часам уходят утверждающему назначения, после каждый утверждающий должен или утвердить или отклонить полученные данные.

 

 05 arcticel bb singleentrymode

Рисунок 5. Бизнес процесс при режиме отчетности «Режим одной задачи»

Единственное, нужно помнить, что при выбранном способе отчетности «Режим одной задачи», исполнители не смогут отчитываться через % завершения или фактические/оставшиеся часы. Им будет дана возможность ввода фактических значений за каждый рабочий день или рабочую неделю, в зависимости от настроек в представлении «Расписание». Также при режиме отчетности «Режим одной задачи» рекомендуется из панели быстрого доступа убрать ссылку «Задачи», чтобы у исполнителей не возникало постоянного желания и соблазна там отчитываться.

LEO Consulting

Украина, 02121, г. Киев, ул. Декабристов, 3, оф. 602
Тел.: (044) 228-76-99
E-mail: Написать письмо
Skype: alexvipro
Facebook: https://www.facebook.com/LEO.Consulting.ua

Мы партнеры

LEO Silver LOGO        Nintex Logo 

Конференции по управлению проектами

LEO Consulting совместно с Microsoft Ukraine инициировали проведение ежегодных конференций, объединивших ведущих специалистов в области управления проектами из Украины и стран СНГ.

http://www.project-conference.com.ua

Форум

Мы создали форум, на котором все желающие могут найти ответы на свои вопросы, связанные с Microsoft Project и управлением проектами.

http://microsoft-project.com.ua

Copyright «LEO Consulting» 2009-2013. Все права соблюдены.